書類管理のノウハウ 書類の種類、管理ツール、管理方法など書類管理に関するノウハウをお話していきます。

書類廃棄

書類管理の最後の工程「廃棄」について考えていきましょう。
保存期限が過ぎた帳簿書類は、重要なものを除き、廃棄処分します。書類廃棄には大きく2種類あり、シュレッダー処理と溶解処理があります。

シュレッダー

紙を粉砕し、情報漏洩などのリスクに対し直接的な対応のため安心感はあるが、シュレッダー機のメンテナンスや紙くずが散らばる問題などがあり、また再利用が可能なものにならないため、環境にもやさしくありません。

溶解

紙ゴミを水に溶かし再生紙にリサイクルします。
最近では廃棄用段ボール箱は開梱せず、そのまま溶解処理する方法も多く採用されています。無開梱での溶解処理は、環境にも配慮しつつ封緘後のセキュリティを担保できる方法ではありますが、社内で蓄積している間は廃棄用の段ボール箱の蓋が開いたままになっているケースが多く、機密文書を廃棄する場合などは社内でのセキュリティ担保に課題が残ります。一方、シュレッダー処理との比較では、紙だけでなくバインダーなどのファイルごと溶解処理ができるので、仕分け社業がなく、またシュレッダー機のような機会を所持することがないのが利点になります。

機密書類を含め、不要になった書類を廃棄する際のリスクや環境への配慮、またそこに費やす時間や費用を考えることが大切です。近年、環境問題への注目も集まり、書類はシュレッダーで粉砕されてゴミとして回収され焼却されるという流れから、リサイクル可能な原料へと溶解されるという流れになっています。企業として環境問題への取り組みはまさに企業価値そのものにもつながることから各社、積極的に環境への取り組みを推進しています。

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