書類管理のノウハウ 書類の種類、管理ツール、管理方法など書類管理に関するノウハウをお話していきます。

書類保存箱

文書を保管するには様々なツールがあります。ここでのポイントは保管から保存への流れで合理的に進められるようにすること。その観点からもバインダーやファイルボックス、書類保管箱の利用は利便性が優れています。

  • [活用]バインダー
  • [保管]ファイルボックス
  • [保存]書類保管箱

活用フェーズで役立つ「バインダー」

バインダーで代表的なものに二穴方式のチューブファイルやフラットファイル等をあげることが出来ます。

活用時にバインダーを利用する最大のメリットには以下のような点があります。

  • ・二つの穿孔で綴じるために書類が紛失する可能性が低い
  • ・オフィス内で関係書類をまとめて閲覧するのに便利
  • ・そのまま書類保管箱に格納できる

保管フェーズには「ファイルボックス」が便利

バインダーの数が増えてきた場合はファイルボックスを利用してひとまとめにすると良いでしょう。
これらツールは短期間の書類管理に適しつつ、中長期で利用する際にも書類のままではなく、ファイルごと収納できることから日々、活用したいものです。またこれらを利用するだけでオフィスはすっきりし、関係者の書類探しの手間を大幅に削減でき、業務効率性の向上にも大きく貢献します。

「書類保管箱」で的確な保存を

文書保管箱は段ボールでできた書類保管専用の箱のことです。主に中長期期間の保管を必要とする書類を保管することが目的として利用されます。

活用フェーズや保管フェーズでしっかりと分類をして書類を管理していれば、フラットファイルやファイルボックスなどをそのまま文書保管箱へ格納して保存フェーズに移行することができます。(そのため通常の書類保管箱はA4サイズより大きくファイルごと入れられる大きさになっています)

書類保管箱の外側に文書の内容や文書の保管期限を記載することで中身を確認しなくても管理ができるようにします。

文書保管箱は同じ種類、同じ大きさのものをご利用されることをおすすめします。その理由は、3つあります。

利便性 文書保管箱のどこを見れば箱を開けずに中身が何か分かるか、効率性にもつながる観点です。
危険性 文書保管箱のどこを見れば箱を開けずに中身が何か分かるか、効率性にもつながる観点です。
見た目 社内外問わず、同じ段ボール箱が並んでいる姿と大小様々の大きさの段ボール箱が並んでいる姿を比べると一目瞭然です。

なお、当社のサービス「スマート書庫」では上記の観点から、当社の書類保管箱をご利用いただき、安全に便利に書類を保存できるようにしています。

スマート書庫について詳しく見る

スマート書庫の書類保存箱の大きさ

スマート書庫では(横)43cm×(縦)32cm×(高さ)28cmの大きさの書類保管箱(文書保管箱)をご提供しています。

スマート書庫の書類保存箱は組み立て式になっており、はさみやガムテープなどは必要ありません。一箱15kgまで対応可能なサービスですが、通常のご利用では15kgを超える重量になることはありません。

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