書類管理のノウハウ 書類の種類、管理ツール、管理方法など書類管理に関するノウハウをお話していきます。

機密書類

一般的に企業における書類は「重要書類」と「一般書類」に分けることが可能です。重要文書の中でも、会社にとって特に秘密保持が必要な文書を「機密書類」と言います。機密文書は秘密性を保持し組織の外部に漏洩しないように管理することが必要です。

機密文章は「極秘文書」「非文書」「社外秘文書」の3つに大きく分けられます。

極秘文書 経営上きわめて重要かつ、秘密を保つ必要がある文書
非文書 社の重要な指針や戦略、または営業、人事、技術などの事項が記載されている文書
社外秘文書 諸統計、調査資料など経営上、社外に公表することが適切でない内容などが含まれる文書

しかし、重要文書の全てが機密書類というわけではありません。有価証券報告書のように外部に公開するための文書もあります。

機密性の有無と保管期間を観点に書類を分類すると4つのカテゴリーに分類することができます。

機密 非機密
保管(中長期保管) 契約書等 有価証券報告書等
非保管(短期保管) プロジェクト会議書類 その他

このカテゴリーを参考に、書類管理の際は、保管書類と非保管書類に書類を分類し、次に機密書類か非機密書類かどうかで分類していくと管理がしやすくなります。

カテゴリー 主な書類の種類
中長期の保管が必要で機密な書類 契約書等
中長期の保管が必要で非機密な書類 有価証券報告書等
短期の保管のみの機密な書類 プロジェクト会議書類
短期の保管のみの非機密な書類 その他
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