新型コロナウイルスの感染拡大に伴い、テレワークの導入が飛躍的に進みました。ウイルスの感染対策はもちろんですが、ワークライフバランスの観点からもテレワークを導入することで、多様で優秀な人材の獲得や従業員のエンゲージメント向上などにつながります。
テレワークの広がりに伴い、「オフィスを都心の一等地に構える必要があるのか？」「こんなにスペースが必要なのか？」という疑念から、オフィス移転を検討する会社が増えています。

移転の際に意外と時間と手間を有してしまうものの一つが書類の整理です。ただ、オフィスの移転は、ペーパーレス化の促進や文書管理ルールの見直しを行う絶好のチャンスでもあります。
計画的に取り組み、機密文書はしっかり保管管理、不要な書類は破棄することで、限られたオフィススペースを有効活用できます。

①文書管理ルールの見直し

文書管理ルールには下記のような目的があります。

既に文書管理ルールがある場合は、目的に沿った内容になっているかどうか見直しをすることが重要です。

②文書整理のアプローチ

★棚卸するときには以下の要件を整理してみましょう。

書類はライフサイクルに合わせた管理を行うことで、コストの適正化、業務の質の向上を図ることが可能になります。

オフィス移転の際は、是非スマート書庫のご利用を検討ください。
スマート書庫にご登録いただいたお客様は、無料の文書管理ソフトをご利用いただけます。
スマート書庫管理ソフトは、箱の預け入れ／取り出し指示だけではなく、倉庫の書類と事務所内の書類箱も一緒に管理することができる統合書類管理システムです。

スマート書庫をご利用いただいた場合のお預け入れスケジュール