カルテ(診療録)の保管について

2021/02/19

はじめに

誰にでも、風邪などの病気で医療機関を訪れた経験があるかと思います。
受付で保険証・診察券と問診票を提出し、待合室で呼ばれるまで待ち、受診します。
受付の後ろの棚に並んでいるのがカルテ(診療録)です。
カルテはその名の通り診療の記録簿で、表に患者名と診察券に記載された番号が書かれています。

最近では、診察券を受付機械に挿入し、受診する診療科の掲示板前で番号が表示するまで待ち、検査を行い、処方箋を受け取り、会計も機械で済ませる、という仕組みを導入している医療機関も増えています。
あまり名前で呼ばれる事が少なく、掲示板や呼び出し子機などで呼ばれます。
このようなシステムを総合医療管理システム(電子カルテシステム)といいます。

電子カルテについて

電子カルテの普及率は、下記のような状況となっています。(平成29年度)

 

一般病院※1

病床規模別

 

一般診療所※2

400床以上

200~399床

200床未満

46.7%

85.4%

64.9%

37.0%

41.6%

(※1)一般病院とは、病院のうち、精神科病床のみおよび結核病床のみを有する病院を除いたもの
(※2)一般診療所とは、診療所のうち歯科のみを行う診療所を除いたものをいう
出典:医療施設調査(厚生労働省)

厚生労働省は2020年に普及率90%を目標としてきましたが、一般病院や診療所ではまだ半分程度の達成率となっています。
紙カルテとは比較にならない、多様な仕組みが総合医療管理システムにあります。
例えば、電子カルテシステムの他に、レセプトシステム(保険請求)・手術管理・リハビリ・入院管理・栄養指導・病理・画像診断・会計・薬剤などのシステムがあり、それらは院内の色々な部署からオンラインで操作が可能となっています。
しかしながら耐用年数は5年から10年と短く、導入には高額な設備投資が必要となります。
他の医療機関とのネットワークや使い易さ・セキュリティなどもシステム選定の大事な点と言われています。

 

紙カルテの現状

電子カルテの導入と共に必要性が薄れてきた紙カルテですが、数が減っているかというと、そうとも言えないようです。

医師法および健康保険法に基づく「保険医療機関及び保険医療養担当規則」(療担規則)には、最終診療後5年間の保管義務があると記されています。入院された患者さんも退院後には外来で受診し定期的に検査などをしますので、最終受診からの5年間は長いです。

また、大学病院などでは研究用の資料としても長期に保管され、医療事故および薬剤事故などが発生した場合のために長期保管をしているケースも多いようです。

電子カルテが導入されたからと言って、過去の紙カルテは適当に破棄できません。患者さんが通ってきている限り保管の義務は発生しています。

医事課もしくは病歴課などでは電子カルテ導入と共に人員削減が進められ、紙カルテの保管管理に時間がかけられずにそのまま放置されている、という状況も見受けられます。

また、利用頻度が無くなった紙カルテの保管場所などが、院内のデットスペースに置かれており、スペースの有効活用が出来ずにいる医療機関も少なくありません。

紙カルテの管理

医療機関(大学病院・病院・開業医・薬局)は、電子カルテ導入後の紙カルテの管理について、その重要性とセキュリティ管理を認識し、どのように廃棄まで行うか、ということをしっかり定めておく必要があります。
カルテ管理と一言で言っても医療機関ごとに管理方法が違います。
国民健康保険と企業などの社会保険別や、氏名のあいうえお順の管理、患者ID管理など様々な方法で番号管理をされています。または診療別や入院番号管理などもあります。
今は外来カルテ番号と入院カルテ番号は同じですが、古いカルテは別管理でした。

三井倉庫ビジネスパートナーズでは、場所を提供し廃棄まで箱管理保管する方法、もしくはカルテ1冊単位で管理運用を行い外部病歴室のようにご利用いただく方法をご提案可能です。その医療機関にあった管理方法をご提案して、より安価で安全な管理方法を一緒に検討いたします。また、倉庫内でのカルテの電子化や院内でのスキャンニングのお手伝いなども対応しています。

今回はカルテの保管についてお話をしましたが、このような書類管理については医療機関に限らずお悩みはあると思います。当社では業界の垣根を超え、セキュリティ文書管理のプロフェッショナルとしてご提案いたします。

三井倉庫ビジネスパートナーズのサービスについて
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