賢く使ってオフィスすっきり!

スマート書庫をどう活用すれば良いかわからない、なんだか面倒くさそう…そんな方へ、すましょのコツをお教えします。

①文書箱注文のコツ

文書箱を何箱注文すれば良いの？
⇒「料金/箱数シミュレーション」を活用してください！
参考として、リングファイルを文書箱に詰めると以下のようになります。

最低注文数は5箱からなので、5箱未満しか使わないかも…という場合は5箱ご注文ください。預け入れは1箱から可能で、文書箱購入から預け入れまでの期限に制限はありません。まだスマート書庫に預け入れできない書類も文書箱に詰めた状態でキャビネットに入れておくと、預け入れの際スムーズです。

社内ロケーションもシステムで管理できますので「キャビネットNo〇〇」等とロケーション名を付けて管理しておくことをおススメします。

②箱詰めのコツ

どうやって箱詰めすれば良いの? ⇒一定期間保管後に溶解(廃棄)をする場合は、同じ保管期限のものをまとめて箱詰めするのが重要! 保管期限はこちらから検索できます。
⇒取り出しをした際に必要な書類をすぐに探せるようリングファイルごと箱詰めするのがおススメです。
リングファイルもそのまま溶解(廃棄)することができます。

③預け入れのコツ

箱詰めできた!すぐ預け入れ依頼して良いの?
⇒文書箱情報の登録と保管期限の設定をしてから依頼をしてください。
(「保管期限なし」でもOK) 取り出しが必要になるタイミングが何年後かはわかりません。その際には担当者が変わっている可能性もあります。どの箱に入っているのか迷うことがないように登録することが重要です。

例)〇〇年度経費請求書、〇〇年度会計報告書等…

【応用編】複数拠点で利用する場合のコツ

複数拠点で利用する場合は、拠点ごとに利用できる倉庫が異なる場合がありますので、組織ごとに管理をするのがベストです。

【応用編】複数部署で利用する場合のコツ

同拠点における複数部署で利用する場合は、2通りの利用方法があります。
部署ごとの利用実績を確認したい場合は、組織を追加し、部署ごとで管理することをおススメします。(パターン1)
1部署の担当者の方が操作をすべて行い、部署ごとの利用実績を追う必要がない場合は、単一組織での利用も可能です。(パターン2)書類名等で書類の所管部署がわかるよう登録するのがポイントです。

スマート書庫を上手に使ってオフィスを有効活用しましょう！
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