領収書の
書類保管管理サービスを行っております！

日付

実際に金銭の授受が行われた日付の記載が必要です。記載場所は、領収書の右上となるものが多く見られます。

宛名を記入する

宛名には正式名称を記載するのが望ましいとされています。宛名のない領収書は無効と判断されるため注意が必要です。
略称や通称はマナー違反とされており、例えば（株）ではなく、株式会社と記載するよう心がけます。
領収書の宛名は「上様」と記載すればよいと聞いたことがある人もいるでしょう。
しかし、これでは税務調査で認められない場合があるため注意が必要です。

金額

数字の改ざんを防ぐため、金額の記入方法にはルールがあります。
・数字の先頭に「￥」を記載
・数字の末尾に「―または※」を記載
・三桁ごとに「,」をつける
なお、「￥」の代わりに「金」と記載できます。その場合、数字の末尾は「也」となる点を把握しておきましょう。
受取時には必ず、金額が相違ないか確認します。

但し書き

商品やサービスの内容を記載します。その際は「お品代」と言った漠然としたものではなく、第三者が見ても内容がわかるように具体的な商品名などを記載するとよいでしょう。
ただし、品数が多い場合などは納品書やレシートを添付しても構いません。

収入印紙

領収書の金額が5万円以上の場合、収入印紙が必要です。印紙税額は金額により異なり、300万円までは下記のとおりです。
・5万円未満：非課税
・5万円超100万円以下：200円
・100万円超200万円以下：400円
・200万円超300万円以下：600円
収入印紙の貼り付けを忘れた場合、印紙税法により本来納めるべき税額の3倍相当の税金を支払うことになるため注意しましょう。
また、再利用防止のために貼り付けた台紙と印紙との間に押印、または自署が必要となります。

発行者

領収書発行者の住所と名称の記入が必要です。印刷・社判・手書きなどで記載します。

インボイス精度で領収書の取り扱いが変わる

2023年10月1日から始まるインボイス制度では、領収書やレシートが適格簡易請求書として扱われるようになります。ただし、手書きの領収書はレシートよりも信憑性が低いとされ、税務調査の際に改ざんや書き間違いを疑われるリスクがあります。
そのため、領収書を適格簡易請求書として保管する際は、手書きのものは避けるか、正確性を高められる何らかの準備をしておいた方が良いです。

インボイス制度に関する情報は インボイス精度で詳しく記載しております。

電子帳簿保存法を遵守する

電子帳簿保存法は2022年1月に改正され、大幅な変更や緩和が入りました。領収書を含む重要書類の保管方法にも影響があるため、改めて確認しておきましょう。
電子帳簿保存法はまだまだ新しい法律で、今後も改正される可能性が十分にあります。その都度最新の情報を得られるように注意し、保管期間や保管方法に反映できるようにしてください。税務調査が入った際に、改正されたことを知らなかったでは許されません。

電子帳簿保存法に関する情報は わかりやすく説明！電子帳簿保存法で詳しく記載しております。

紙媒体は必ず原本を保管する

紙媒体の領収書をコピーする行為は原則認められていません。コピーを認めてしまうと、改ざんや二重請求のリスクが高くなり、正しい会計や課税が行われない可能性があるからです。
保管する際はコピーを取らずに、必ず原本を使いましょう。原本がない場合は、金銭のやり取りがあったことが分かる書類（インターネットショップやクレジットカードの明細など）が領収書代わりになります。

業務効率の向上、情報の検索が迅速に

領収書を電子化すれば印字が薄れるといった問題は生じませんし、保管用のスペースも必要ございません。
また、クラウド型のサービスであれば、天災などによりオフィスに物理的被害が及んだとしても紛失することがありません。
他にも、業務効率の向上、情報の検索が迅速にできるというメリットもございます。
どれだけ膨大なデータが入っていても、適切にシステムで管理されていれば、瞬時に知りたい情報の確認が可能になります。
スマート書庫では、箱の預け入れ／取り出し指示だけではなく、倉庫の書類と事務所内の書類箱も一緒に管理することができる統合書類管理システムを無料でご利用いただけますので是非ご利用ください。

領収書の保管・管理が楽になる

領収書の保管義務は7年間であり、紙での運用の場合、取引量が多い企業などは膨大な保存スペースが必要となります。段ボールなどに保管しておくのが通常ですが、多くのスペースを占領してしまいます。 また、いざとなった場合に目的の領収書を探し出すのが大変で、紛失のリスクも大きいです。
スマート書庫では、箱の預け入れ／取り出し指示だけではなく、倉庫の書類と事務所内の書類箱も一緒に管理することができる統合書類管理システムを無料でご利用いただけますので是非ご利用ください。

電子化しても領収書はすぐに廃棄できない

電子データ化した領収書はすぐに破棄してスッキリしたいところですが、定期検査を受けるまでは破棄できません。
定期検査とは、企業とは関係のない第三者から、領収書の内容や経費の内訳について検査を受けて不正を防止するための仕組みです。
定期検査は1年に1回以上行うことが義務付けられており、問題がないとわかれば、電子データ化した領収書は破棄できます。
反対に、国税関係帳簿書類を電子データ化して保存するためのルールを定めた「電子帳簿保存法」によれば、定期検査後の紙の領収書は原則破棄しなければなりません。
また、もともとPDFファイルなどの電子データで受け取った領収書を、紙に印刷して保存しても原本とは認められません。

タイムスタンプの付与、もしくは修正・削除の記録が残るサービスを利用していない領収書は保管しなければならない

以前は、領収書を電子データ化する際にタイムスタンプを付与していなければ、紙の領収書も保管しなければなりませんでした。
というのも「電子帳簿保存法」によれば、領収書を電子データ化して保存するにはタイムスタンプを付与することが必須条件とされていたためです。しかし、2022年1月の電子帳簿保存法改正により、タイムスタンプの要件が大きく緩和され、「修正・削除の記録が残るクラウドサービスの利用でタイムスタンプ不要」となりました。
複合機（プリンター）でスキャンをしてパソコンへ格納しただけでは、電子データ化して保存するための条件を満たしていないため、紙の領収書の保管も必要となります。

電子データ化するスキャナ機能には一定の条件が必要

紙の領収書を電子データ化するには、複合機のスキャナ機能で読み込ませる方法が一般的です。
しかし「電子帳簿保存法」で定められた、以下の機能やスペックを持つ機器で読み取る必要があります。
・解像度が200dpi以上（A4サイズで約387万画素相当）による読み取りができること
・カラー画像による読み取りができること
またこれらの機能を満たしていれば、スマートフォンやデジタルカメラで撮影した画像による保存も認められます。