トランクルームから乗り換え
保管料が年間約30％削減しました
企業データ
- 業種：製造業
- 従業員数：約130名
- スマート書庫への預け入れ箱数：約90箱
- 書類保管サービス導入のきっかけ
- スマート書庫を利用する前はトランクルームを利用していました。
ダンボールを積み上げている状態で保管していたため、探し出すのが大変、トランクルームが地下にあり搬入、搬出に負担がかかっていました。また、書類の7年保管後の廃棄の際にも手間が掛かっていたのが課題でした。
- スマート書庫への乗り換えのポイント
- 価格の安さ
- 預けている書類の種類
- 経理書類・総務書類など
- スマート書庫導入後の変化
- 年間の書類保管料が以前に比べて約30％削減ができました。
また、書類の取り出しもWEB上ででき、届けてもらえるので、以前のように取り出す手間がなくなり、これまでに比べて書類保管に掛かる時間の削減に繋がりました。
忘れがちな廃棄も連絡があり
書類の運営管理が楽になりました
企業データ
- 業種：医療・福祉
- 従業員数：約250名
- スマート書庫への預け入れ箱数：約80箱
- 書類保管サービス導入のきっかけ
- 本社内の会議室に書類が入ったダンボールを積み上げて置いていました。そのため、会議等で会議室を使用したい時も、ダンボールが積み上がっており、しかもどんどん箱数が増えていくため、狭く人が入りきらない・・・という問題がありました。
書類はこれから先も必ず増え続ける物で、本社内だけでの保管が難しくなるため運用管理がしっかりしている企業様にお預かりして頂けたらと社内協議の結果決まりました。
- スマート書庫導入のポイント
- 1箱あたりの初回の預入料、再預入料、廃棄料がどこよりも安く、取り出す際は無料でお届けして下さるところが1番の魅力でした。
- 預けている書類の種類
- 訪問看護事業を運営している会社のためご利用者様のカルテやケアマネージャー、医師宛ての報告書などを保管しています。
- 書類を取り出す時はどのような時ですか？
- 主に、以前利用して下さっていたご利用者様が再契約（入院のため契約終了になっていたが退院が決まったため再開する場合など）を結んでくださった場合や、各事業所（現在東京23区内で6事業所、神奈川県で3事業所運営中）へ東京都等から実地指導などが入る際に指定されるご利用者様のカルテを取り出す場合などに取出しの依頼をしています。
- スマート書庫導入後の変化
- 簡単に運用管理をすることが可能になり、本社滞留されていた大量のダンボールが解消されましたし、忘れがちになってしまう廃棄の期日が迫っているダンボールをお知らせして下さる所がとても助かっています。
移転をきっかけに利用。
初期・ランニングの安さが決め手でした
企業データ
- 業種：サービス業
- 従業員数：約40名
- スマート書庫への預け入れ箱数：約50箱
- 書類保管サービス導入のきっかけ
- オフィスのキャビネットにて保管をしていましたが、オフィス移転に伴い事業所の面積が縮小したため、外部の保管サービスを利用することにしました。
- スマート書庫導入のポイント
- 初期費用、ランニング費用の安さ
- 預けている書類の種類
- 契約書、伝票 等
- スマート書庫導入後の変化
- オフィスに書類を保管しないようになりました。そのためオフィスを有効に活用できるようになりました。
企業データ
- 業種：製造業
- 従業員数：約150名
- スマート書庫への預け入れ箱数：約100箱
- 書類保管サービス導入のきっかけ
- これまでは自社ビルの屋上倉庫に保管していましたが、防災関係により屋上倉庫を撤去することになり、外部で保管することにしました。
- スマート書庫導入のポイント
- 価格が他社に比べ安いのが魅力でした。
また倉庫を探す時間がせまっていた中で、申込みから完了までのスケジュールが迅速で、担当者の方にこまめに対応していただけた事が決め手になりました。
- 預けている書類の種類
- 経理や総務関連の各種書類 (請求書・仕訳伝票証憑・タイムカード・休暇届など）
- スマート書庫の導入後の変化
- 自社で保管することに比べて、外部ですとすぐには書類を見返す事が出来ない為、必要に応じてpdfなどの画像データにて保管をするなど、書類の整理と管理方法が明確になりました。
事務所のスペースを
有効活用できるようになりました
企業データ
- 業種：サービス業
- 従業員数：約5名
- スマート書庫への預け入れ箱数：約120箱
- 書類保管サービス導入のきっかけ
- 事務所内で書類を保管していましたが、書類の内容により保存期間（5年・10年・永年等）が定められているため、一定期間保存する必要があり保管スペースが手狭になっていました。
さらに事務所を移転することになり、書類の保管スペースの確保が難しくなったため、外部サービスの利用をすることにしました。
- スマート書庫導入のポイント
- ・トランクルームのように出向くことなく、宅配により書類の出し入れができること。
・不要となった書類を倉庫から直接機密廃棄をしてもらえること。
・出し入れや保管中のコストがリーズナブルなこと。
- 預けている書類の種類
- 過年度分で保存期間が1年以上あるもの。
- スマート書庫導入後の変化
- 書類保管スペースが最小限で済むようになりましたので、事務所のスペースを有効活用できるようになりました。
ビル内のスペースが非常に広くなり、
書類管理の効率も改善！
企業データ
- 業種：飲食・宿泊業
- 従業員数：約500名
- スマート書庫への預け入れ箱数：約100箱
- 書類保管サービス導入のきっかけ
- ビル屋上の組み立て物置内にダンボール箱にて保管をしていました。しかしホコリもたまり、箱の傷みが酷く、奥の物が取り出し辛い。という不便さを感じていました。
ビル内部の全体的なスペースの配置換えを実施した際に、書類の管理の見直しと効率化について社内で話をし、外部サービスを利用の検討を始めました。
- スマート書庫導入のポイント
- 系列会社がスマート書庫を利用していたため。
- 預けている書類の種類
- 経理書類・総務書類など
- スマート書庫導入後の変化
- ビル内部に置かれていた書類がなくなりスペースが非常に広くなりました。また、取り出しも自分たちで行うわけではないので、取り出しの効率も改善されました。
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