ターゲットメディア株式会社様は、B to B向けの新規顧客獲得を目的としたマーケティングコンサルティングやリスティング広告運用、サービスサイトの制作・改善等を提供しております。2024年からスマート書庫をご利用いただいており、オフィス移転を契機に社内書類の預け入れを依頼されました。
今回は、スマート書庫のご担当者である管理部の瀧澤様にスマート書庫を導入する上での選定ポイントや導入効果等についてお伺いしました。
導入前の課題
置き場所のない社内書類
ターゲットメディア株式会社様は、昨年8月にオフィスを移転されました。
オフィス移転に伴い、社内キャビネットの縮小が決まり、その結果、キャビネットには収まりきれない書類が溢れ、社内の床に書類の箱ごと置かれている状態でした。
これらの書類はほとんど見られることがなく、保管期限まで管理するだけということが判明。このままでは社内の景観が悪く、スペースも無駄になるため、外部で書類を保管することを決められました。
スマート書庫の選定ポイント
安心できる三井ブランドによる情報セキュリティ
「どこに依頼すればいいのか？」
――事業者を選定するにあたり、以下の点をもとに比較表を作成し、検討を始められたとのことです。
・保管料だけでなく、入出庫料は配送料を含めたトータルの料金は？
・保管から廃棄までを一気通貫で管理できるか？
・必要な時に取り出しを依頼して手元に届くまでの日数は？
・保管期限を管理する機能はあるか？
スマート書庫はこれらすべての条件を満たすサービスであることに加え、「三井」ブランドという安心感、信頼感も大きかったとお話しいただきました。
企業の情報を外部に預けるにあたり、情報セキュリティは非常に重要です。プライバシーマーク認証の取得状況はもちろんのこと、加えて「三井だから信頼できる」という安心感があったことも、選定の後押しになったそうです。
システムの使用感
使いやすいうえに便利機能も充実！
預け入れや取り出し、保管状況を管理するシステムの操作性や使い勝手をお伺いしたところ、「シンプルでわかりやすく使いやすい」とご評価をいただきました。
また、預けた箱にどのような書類が入っているかの明細を、Excelなどの別台帳で管理することなく、システム内で登録して管理できる機能を紹介したところ、「そんなこともできるんですね。Excelで別管理しなくていいなら使ってみようかな」と、便利機能としてご評価いただきました。
書類がなくなり、オフィスの環境が変わりました！
一番の効果は、スマート書庫を導入した事により、オフィススペースが以前よりも整理されて書類管理が楽になったとことを挙げられました。
「今まで使っていた2つのキャビネットのうち1つが空いて、全く書類が入っていない状態になりました。今では、書類を探す手間が省けて便利です。また、キャビネットから溢れて床に置かれた段ボールもなくなり、社員からはオフィスがキレイになったと言われました！」
“オフィスを快適に、スマートに。”
スマート書庫が目指す姿がまさにターゲットメディア様にあてはまり、このサービスの意義を改めて確認する機会となりました
