この度、取材にご協力いただきました株式会社ブロードブレインズ様は、「東京ワンルームで未来のシアワセを実現する。」という事業理念を力強く掲げ、グループ企業全体で幅広く、かつ多角的な視点から不動産ビジネスを積極的に展開しております。
その主な事業内容といたしましては、都心部において洗練されたデザイン性が魅力のデザイナーズマンション「レジオスシリーズ」の開発・供給を核とするアセットマネジメント及びデベロップメント事業、並びに不動産再生・リノベーション・中古不動産流通を力強く推進する不動産流動化事業が、同社の躍進を支えておられます。
さらに、「Design for Life stage」というテーマのもと、独創性あふれる都市型住宅の創造を通じて、「衣・食・住・楽」のすべてが満たされた、豊かで理想的なアーバンライフスタイルの実現に向け、日々邁進しておられます。
「溜まっていく一方」業界特有の原本書類の管理と保管
不動産業のような、関連部署やオーナー様、大家様とのやり取りにおいて、「書類の原本」を保管・管理することが多く求められる業界では、書類管理の複雑さや書類の管理方法が大きな課題となっていると考えられ、株式会社ブロードブレインズ様もそういった課題に直面されていたとおっしゃられておりました。
スマート書庫導入以前、ブロードブレインズ様では、日々増え続ける書類の保管・管理に多大な時間と労力を費やしていたことがお聞きできました。取引など、様々な分野で書類の原本が必要であるとされ、また、万が一の係争対応のために、リスクマネジメントの面で、書類の原本を保管期限どおりに廃棄できないという事情が、書類をオフィス内に蓄積していく大きな要因となっていたことがお聞きできました。
「いつ必要になる書類かわからない」という状況下で、大量の書類の中から目的の原本を迅速かつ正確に取り出すことは、書類を管理するご担当者様にとって大きな負担であることは容易に想像でき、ファイリングや保管スペースの確保はもちろんのこと、必要な時にすぐに見つけ出せるような管理体制を維持することは、日々の業務の中で決して簡単なことではなかったことが伺えました。
スマート書庫の選定ポイント
スマート書庫導入につながった「ランニングコスト」と「書類保管の安心性」
ブロードブレインズ様が「スマート書庫」導入を検討する上で重視したポイントとして2つあったことをお聞きできました。
１）サービスを有効活用する上でのコストメリット
最初に、コスト面を挙げられていました。サービスを有効的にご利用されることを想定する場合、取り出し料無料という料金形態は、「いつ必要になるかわからない保管すべき書類」を多く持たれるブロードブレインズ様にとって、魅力的であったことが伺えました。
書類原本の取り出しが比較的多く発生するお客様にとって「文書箱取り出し料無料」という料金体系は、ランニングコストを抑える上で、満足してご利用いただける点であることがわかりました。
２）重要書類保管における「安心性」と「企業規模による安定性」
次に、会社の重要な書類を外部倉庫で預けることを考えたときに、ブロードブレインズ様が重要視されていたのが、保管における「安心性」と、保管先企業の規模感を加味した「安定性」にありました。
「三井倉庫」の企業体力や事業基盤の大きさを、ブロードブレインズ様は高く評価していただき、書類を預ける上での大きな安心材料と、万が一の事態にも対応できる「信頼性」があることをお聞きできました。
導入効果
増え続ける書類の悩みから解放！「スマート書庫」で手に入れた負担軽減と業務効率
ブロードブレインズ様が抱えていました導入前の課題である、日々の増え続ける書類の保管・管理に費やされていた多大な時間と労力は、「スマート書庫」の導入により大幅な削減がなされたことが伺えました。特にご担当者様からご好評いただいたシステムの「シンプルさ」と「処理スピードの速さ」は、日々の書類検索や書類必要時の取り出し作業を迅速化し、従来は負担となっていた作業が軽減したことをお聞きすることができました。
また、リスクマネジメントの面では、「いつ必要になるかわからない書類」を社内で探す手間を省けるようになったため、必要な情報を必要な時に的確に入手できる環境は、業務全体の効率化向上に寄与していることもお聞きすることができました。
さらに、「文書箱取り出し料無料」というコストメリットや、引継ぎの容易に行える点は、長期的な運用を見据えた際に、継続的なコストパフォーマンスと業務の安定性を担保する重要な要素となっているとおっしゃられておりました。そのため、「スマート書庫」の導入は、単に書類を外部に保管するというだけでなく、ブロードブレインズ様の業務の効率を向上させ、質の高い事業運営を後押しさせていただけていると考えられます。
導入後のスマート書庫の評価
「シンプルで速い！」評価されるスマート書庫の利便性
スマート書庫の評価では、「実に使いやすいです！」と開口一番におっしゃられていました。長きにわたりブロードブレインズ様が「スマート書庫」をご利用し続けていただいているポイントには、そのシステムの使いやすさと、処理のスムーズさであることに評価を得ていることが伺えました。書類管理のご担当者様からは、「システムの構造がとてもシンプルで、処理スピードが速い」というお声をいただくことができた。ユーザーフレンドリーなシステムが、日々の業務効率化に寄与していることをお聞きでき、画面の切り替えもスムーズで、ストレスが少なく、シンプルな構造の操作は、書類管理のご担当者様が変わる際の引継ぎにおいても、大きな負担にならないというメリットがあるとのことでした。
あるいは、実際の文書箱を取り出す際に、2営業日で取り出せる点もスムーズにスマート書庫を継続的にご利用し続けていただけるポイントの一つであることをおっしゃられていました。
こういったスマート書庫の課題点・ご要望を少しでも早く解消し、ブロードブレインズ様の今後のご活躍を“文書管理”の分野から、これからもサポートさせていただきます！
