メイクスグループ様は、主要都市を中心とした賃貸需要の高いエリアに物件を展開している不動産会社で、物件の企画開発から、販売、賃貸及び建物管理、売却まで、あらゆるサービスを自社で提供しております。
2016年からスマート書庫をご利用いただいており、本社の移転に伴い、当社にペーパーレス化の支援を依頼されました。
今回は、ペーパーレス化推進の中心となった総務部の清井様と山崎様に、移転プロジェクトを契機としたスマート書庫の再評価と社員の意識の変化についてお伺いしました。
移転時の課題
キャビネットにどのような書類があるのか？
長期の契約を起因とする不動産業界の慣習的な紙書類文化により、事業の成長とともに書類が増え、それとともに書類キャビネットも増え、オフィススペースを圧迫していました。
オフィス移転を機に、本格的にペーパーレス化を推進する必要が生じ、総務部を中心としてプロジェクトを発足させるとともに、書類の仕分けや削減についての支援を当社に依頼されました。
当時の課題としては、キャビネットに保管されている文書がどういう性質のもので、本来どうあるべきなのかを明らかにすることであり、当社のコンサルティングスタッフが各部署のご担当者様とコミュニケーションととりながら、オフィスのキャビネットにある書類の仕分けを実行しました。
書類仕分けの結果
スマート書庫はそんなに便利だったの？
書類の仕分けを行っている中で、日常業務では見ることがなくなった書類が段ボール箱に入って書庫に保管されていました。
三井倉庫「こちらはなぜスマート書庫に預け入れをされないのですか？」
メイクス様「スマート書庫に預けると、取り出したい時に時間がかかるので手元に置いていたほうがいいかと思って。。。」
三「スマート書庫は、取り出しの依頼をいただいた翌々営業日にはお届け可能ですが、それでは遅いですか？」
メ「そうだったのですね！１週間ぐらいかかるのかと思っていました。それならすぐにスマート書庫に預けます！」
このようなやりとりの結果、改めて社内に周知していただき、最終的に200箱 近くを新規にスマート書庫に預けていただくことになりました。
文書の保管期限の設定はどうすればいい？
あらためて、メイクスグループ様にスマート書庫の機能面をご説明させていただく中で、保管期限の設定機能をあまり使われていないことがわかりました。その理由をお伺いすると、「保管期限が到来した際に、本当に廃棄していいかをわからないケースもあるので、自動的に廃棄されないように期限は設定していません」とのことでした。
三「保管期限を設定しても、期限到来を通知するだけで自動的に廃棄にはなりませんよ！」
メ「そうだったのですね！」
三「はい、なので、保管期限設定はアラート機能とご認識いただき安心してお使いください」
今回のペーパーレス化プロジェクトを機にご担当者様と直接お話する機会をいただき、スマート書庫の導入時から担当者が代わっておられたこともあり、これまで十分に活用されていなかった機能があることがわかりました。改めて機能をご説明させていただいたことで、こうした気づきを得ていただき、今後は保管期限の設定等も活用していきたいとのお言葉をいただきました。
スマート書庫の評価
とにかく使いやすい！
スマート書庫の良さについてお伺いしましたところ、開口一番、「画面が見やすく感覚的に使うことができる。使いやすいです！」という言葉をいただきました。
操作マニュアルを読み込まなくても、直感的な操作性でできるので、担当者が変更となってもスムーズに引継ぎができそうです、とおっしゃっていただけました。
さらに、預けている文書箱の中に何が入っているかをスマート書庫のシステム内で管理できるので、Excelなどの別台帳で管理する必要がないことも使いやすさの一つに挙げられていました。
「スマート書庫」の再評価がもたらした意識改革と業務効率化、そしてペーパーレス化の推進
書類キャビネット削減を通じたスマート書庫の再評価は、単に物理的な保管スペースの課題を解決しただけでなく、業務プロセスと社員の意識に大きな変化をもたらしたことをお聞きすることができました。書類を外部に預けることが前提となったことで、社内で発生する書類を可能な限りデータ化しようという社員の意識が向上したと伺えました。これにより、情報共有の迅速化やほしい情報の検索性の向上など、社内業務の効率化が実現したとのことです。
また、これまで毎年一定量発生していた書類によって埋め尽くされていた社内スペースが解放されたことで、「この貴重なスペースを再び紙で埋めるべきではない」というペーパーレス化への意識が社員全体に広がりました。これにより、書類管理の担当部署の方々の「ペーパーレス化」への呼びかけが必要なくなり、ご担当者の方々の負担軽減につながったことを伺うことができました。
