創業19年を迎える株式会社NEXT ONE様は、近年、電力小売事業が急速に成長し、それに伴い書類の量が飛躍的に増加していました。しかし、文書を管理するという概念が社内に根付いておらず、書類はただ箱に入れてロッカーに保管されている状態でした。
この状態では、社内での書類の検索に時間がかかり、業務効率が著しく低下していました。また、新規契約は月に最大1,000件に達し、今後も増加が見込まれることから、オフィスの逼迫も大きな課題でした。経営会議でも文書管理の専門家を招くことが決定され、コーポレートサイトから弊社にお問い合わせをいただきました。
事業拡大に伴うオフィス移転も、文書管理の見直しを加速させた大きな要因です。NEXT ONE様は、管理部門は既存のオフィスに留め、コールセンターを拡大するため事業部門が別のビルに移転することが計画され、この移転を機に、直接的に事業に貢献する業務のためのスペースを確保し、間接的な管理業務に伴うスペースを削減することが経営課題となっていました。
また、急成長を続ける中で、事業規模に見合った内部統制の強化が求められるようになりました。文書管理は内部統制の要であり、専門的な知見を持つパートナーの力を借りることが不可欠だと判断されました。
導入前の課題
なぜ三井倉庫ビジネスパートナーズを選んだのか
当初、NEXT ONE様が依頼されたのは「文書の整理、削減」と「文書管理ルールの作成」でした。しかし、私たちはヒアリングを通じて、根本的な課題は「業務の最適化」にあると認識しました。ただルールを作るだけでなく、内部統制と業務効率の両方を高めることが重要だと考え、文書の発生から活用、保管、廃棄に至るまでの実態調査と、業務プロセス全体を見直すためのソリューションを提案しました。この提案にご賛同いただき、オフィス移転に伴う書類削減と事業拡大に伴う文書管理ルールの整備を目的とした文書管理コンサルティングのご依頼をいただきました。
私たちは、文書のライフサイクル表や業務フロー図を作成し、書類の削減（キャビネット16本→6本）を実現。さらに、文書管理規定や運用マニュアルの作成、担当者向けの研修を実施することで、文書管理の基盤を社内に構築しました。
コンサルティングの結果、社内の書類キャビネットを大幅に削減できたことに加えて、内部統制の強化という観点から、他社に預けていた文書箱約100箱を当社のスマート書庫へ移管していただくことになりました。
スマート書庫の選定ポイント
許認可業種に求められる信頼と実績
NEXT ONE様は、以前から他社の書類保管サービスを利用されていました。しかし、「システムがわかりにくい」「担当者との連絡がつきにくい」といった使いづらさに課題を感じていました。このような不満に加え、今後の事業拡大や内部統制強化を視野に入れたとき、文書管理の信頼性とセキュリティを最優先に考える必要がありました。
文書は企業の財産であり、その管理を任せるパートナー選びは、経営上の重要な決断です。NEXT ONE様がスマート書庫を選んでいただいた最大の理由は、許認可業種であり電力インフラ事業という特性上、セキュリティ面や定期監督対応の実績を持つ三井倉庫というブランドが持つ「安心感」でした。情報管理を徹底し、高いセキュリティ基準を誇る三井倉庫に書類管理を集約することは、内部統制強化を目指すNEXT ONE様にとって、最も理にかなった選択でした。
また、出庫料が無料であることも大きなポイントでした。出庫に費用がかかる場合、必要な書類を取り出す際に躊躇してしまいがちです。出庫料を気にすることなく、必要な時にいつでも書類を取り出せることは、継続的な利用を見据える上で重要な要素でした。
導入効果
スピード感を最大限に活かす企業文化の醸成
スマート書庫の導入と文書管理コンサルティングを通じて、株式会社NEXT ONE様では2つの大きな効果が生まれました。
１．書類発生の抑制と廃棄文化の確立
文書管理の運用ルールが確立されたことで、社内キャビネットの整理を意識するようになり、不要な書類を廃棄する習慣が定着しました。これにより、書類を発生させない運用を目指す企業文化が醸成され、オフィス移転後のスペース活用にも貢献しました。
２．創業期の強みを活かせる体制の構築
スマート書庫のシステムは、直感的で操作がしやすいと高い評価をいただいています。そのため、使い方を確認する手間がなく、担当者の引き継ぎもスムーズに行えます。また、集配先もシステム内で登録できるため、毎回場所を確認する連絡が不要になり、手配にかかる時間が大幅に削減されました。
これらの改善により、スタートアップ・ベンチャー企業ならではの強みである「スピード感」を最大限に活かせる体制が整いました。信頼できるパートナーに文書管理を任せることで、社員は本来の業務に集中できるようになり、企業の成長をさらに加速させる土台が築かれました。
株式会社NEXT ONE様は、文書管理という課題を、単なる書類整理ではなく、業務効率化と内部統制の強化、そして企業文化の変革へとつなげられました。この事例は、急成長を続ける企業にとって、文書管理の最適化がいかに重要であるかを明確に示しています。
文書管理に関するお悩みはございませんか？
三井倉庫ビジネスパートナーズでは、企業の課題に合わせた最適なソリューションをご提案いたします。お気軽にご相談ください。
