2025年3月からスマート書庫をご利用いただいているユアサモビリティ様はオリックスレンタカーのフランチャイズ店舗を運営しており、法人向けおよび個人向けのレンタカーサービスを提供されています。千葉県を中心に、東京、埼玉、茨城、群馬などで17店舗を展開しています。今回、本社管理部の秋野様にスマート書庫導入までの経緯をお伺いいたしました。
導入前の課題
探す時間が失う生産性
ユアサモビリティ様は17店舗を運営しており、各店舗で発生する膨大な量のレンタカー契約書や契約修了書などの紙文書の管理に課題を抱えていました。各店舗の書類を一か所に集約し管理していました。自社で保管するにはスペースが不足し、店舗ごとの文書管理は非効率で、必要な書類を探すのに多くの時間がかかっていました。
スマート書庫選定のポイント
三井倉庫との協業が拓く安心の未来
この課題を解決するため、複数のサービスを比較検討した結果、スマート書庫が持つ以下の3つの強みが決め手となりました。
1)保管料の安さ: 複数のサービスを比較検討した結果、スマート書庫の保管料が最も安価であり、コスト削減効果が大きいと判断しました。
2)Webシステムの利便性: 17店舗分の文書を一度に管理するためには、操作が簡単でわかりやすいWebシステムが不可欠でした。スマート書庫のWebシステムは、文書の登録から検索、取り寄せまでをスムーズに行うことができ、店舗スタッフの負担を大幅に軽減できる点が評価されました。
3)三井倉庫の「ブランド力」と信頼性: 機密書類を外部に預ける上で、最も重視したのはセキュリティと信頼性でした。三井倉庫の長年にわたる実績とブランド力は、安心して機密書類を任せられる重要な決め手となりました。
導入後の効果
コスト削減とセキュリティ強化の同時実現
スマート書庫の導入後、ユアサモビリティ様はさらなる効率化を目指し、独自の工夫を加えました。特に注目すべきは、RPAソフトを活用して文書箱の情報を入力するシステムを自社で構築したことです。各店舗のスタッフは接客業務に時間を割くことが多く、事務作業に時間をかけることが難しい状況でした。そこで、文書箱に何が入っているかという情報は、各店舗のスタッフが使い慣れたExcelにシンプルに入力する、所定の文書箱に書類を詰める作業のみになりました。そのExcelの情報は本社に集約され、本社側で構築したRPAがそのデータを自動でスマート書庫のシステムに登録することで、文書管理のプロセスを効率化することに成功しました。この取り組みにより、文書の登録作業が劇的に効率化され、書類の検索性が飛躍的に向上しました。必要な時に、どの店舗の、どの文書が、どこにあるのかを瞬時に把握できる体制が整ったのです。
導入効果と今後の展望
文書管理から描くスマートオフィス
スマート書庫の導入は、ユアサモビリティ様にとって、文書保管にかかるコスト削減だけでなく、業務効率化とセキュリティ強化を同時に実現する戦略的な一歩となりました。同社の担当者は、「RPA※の導入により、各店舗の文書管理の負担が大幅に軽減されました。今後は、さらに多くの文書を預けることで、ペーパーレス化を推進し、より効率的なオフィス環境を目指していきたい」と語ります。ユアサモビリティ様は、スマート書庫という強力なツールに、RPAという独自のアイデアを組み合わせることで、文書管理の新たな成功事例を築き上げました。
※RPAは「Robotic Process Automation」の略で、人間がコンピューター上で行う定型的な作業を、ソフトウェアロボットが代わりに自動化する技術です
