日々の業務で発生する書類の管理において、「どこに何があるか担当者しか把握していない」「外部に預けても、結局そのまま放置されてしまう」といったお悩みはないでしょうか。
西日本エリアを中心に、オフィスビルや商業施設などの建物管理・ファシリティマネジメントを展開する三井不動産ファシリティーズ・ウエスト株式会社様。同社では、2019年より「スマート書庫」を導入し、主に業務で発生する工事書類の保管にご活用いただいています。
自社保管によって生じがちな属人化をいかに解消し、適切な書類管理のサイクルを構築しているのか。そして、ビルマネジメントの最前線に立ち、様々な企業とお話をされる同社ならではの「書類削減の意義」について伺いました。
導入の背景・課題
キャビネット保管で生じがちな、書類管理の属人化
建物の設備管理やリニューアル工事などを行う同社では、業務の性質上、多岐にわたる「工事書類」が日々発生します。
これらを自社のキャビネットで保管していると、どうしても「どこに何の書類があるのか」が担当者にしか分からないという、管理の「属人化」が生じがちです。また、日々増え続ける書類への対応として外部倉庫を利用しようにも、ただ預けるだけでは中身が分からなくなり、「結局預けっぱなしになってしまう」という懸念がありました。
スマート書庫の活用ポイント
「預けっぱなし」を防ぐ管理機能と、分かりやすい操作性
「外部の倉庫は預けっぱなしになりがち」という懸念に対して、スマート書庫の機能が実際の運用において非常に役立っています。
特にご評価いただいているのが、「保存期限の管理とアラート機能」です。スマート書庫は、書類の内容とともに保存期限をWEB上で登録でき、期限が近づくとシステムからアラートが届く仕様になっています。この機能によって「いつ廃棄すべきか」が明確になり、廃棄までしっかり管理できる点が、日々の業務で大きなメリットになっているとのことです。
また、直感的に使える「シンプルな操作性」も重宝されています。WEB画面の操作が簡単であるため、特別な知識がなくてもスムーズに使いこなすことができ、日々の管理にしっかりと定着しています。
導入後の効果
書類の保管ルールが明確になり、整理・検索がスムーズに
業法や社内ルールで保管期間や保管書類が決められているものはスマート書庫に預ける、というルールにしたことで、スマート書庫に保管している書類と手元にある書類を明確に区分することができるようになりました。
WEB上で登録内容を検索・確認できるため、担当者が変わった案件の資料もスムーズに確認することができるようになりました。
今後の展望
書類削減が生み出す、オフィスの新たな価値
日々のビルマネジメント業務を通じて、様々な企業や業者とお話をされる同社ならではの、非常に印象的な視点を伺うことができました。
「書類を減らす目的やきっかけは、オフィス移転などのタイミングだけではありません」と担当者様は語ります。 コロナ禍以降、WEBでの打ち合わせが増加したことで、オフィス内には「WEB会議用のスペース」が新たに必要となっています。また、採用活動において、就活生が「どのようなオフィス環境で働くのか」を気にする傾向も強まっています。
書類を外部に預けてキャビネットを減らすことは、単なるスペースの削減にとどまりません。そこで生まれたゆとりは、新しい働き方に対応したWEB会議スペースの設置や、採用力強化につながる魅力的なオフィス環境づくりなど、これからのオフィスに求められる価値を生み出すための重要なステップになる可能性があると感じます。
