スマート書庫に預け入れができるのは、
書類（事務文書、帳簿、図面その他の文書・書籍類）のみとなります。
【投入不可】
- ・発火物
- ・磁気媒体（CD/DVD、USB、フロッピー、ビデオテープ）
- ・危険物
- ・印鑑、スタンプ
- ・事務用品（ガラス、プラスチック製品、缶等）
- ・トロフィー、ノベルティの玩具等
- ・布製品
「投入不可」のものが文書箱内に入っていた場合、工場の溶解炉が停止・故障してしまう可能性がございます。格納前にご確認をお願いします。
溶解処理を行うにあたって、紙類および付属する小さな文具や事務用品（クリップやホチキス等）は処理可能です。書類を格納するバインダー類もそのまま溶解処理が可能です。
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入れる物に注意！
雑貨やテープ等、書類以外のものはお預かりできません。
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大量のクリアファイルに注意！
クリアファイルだけを大量に入れることはおやめください。
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詰めすぎに注意！
文書箱が変形するような入れ方をすると箱が破損する原因となります。
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01.文書箱注文のコツ
文書箱を何箱注文すれば良いかわからない場合、「料金/箱数シミュレーション」を活用してください！
参考として、リングファイルを文書箱に詰めると以下のようになります。
・最低注文数は５箱からです。５箱使うかわからない…という場合は５箱ご注文ください。預け入れは1箱から可能です。箱購入から預け入れまでの期限に制限はありません。まだスマート書庫に預け入れできない書類も箱に詰めた状態でキャビネットに入れておくと、預け入れの際スムーズです。
社内ロケーションもシステムで管理できますので「キャビネット№〇〇」等とロケーション名を付けて管理しておくことをおススメします。 -
02.箱詰めのコツ
どうやって箱詰めすれば良いかわからない場合、保管期限はこちらから検索できます。
一定期間保管後に溶解（廃棄）をする場合は、同じ保管期限のものをまとめて箱詰めするのが重要となります。
・取り出しをした際に必要な書類をすぐに探せるようリングファイルごと箱詰めするのがおススメです。リングファイルもそのまま溶解（廃棄）することができます。
標準的なサイズのファイルがぴったり入る大きさになっています。
箱に対して立たせて入れても、寝かせて入れても問題ありません。・1箱あたりの重量は15ｋｇまでです。
【15ｋｇの目安：１リットルの牛乳パック１５本分/お米の袋（5ｋｇ）３袋分】
・測り方⇒荷物を詰めたボックスを持って体重計に乗り、ご自分の体重+15ｋｇを超えなければＯＫです。
・ 15kgを超えると輸送中、保管中に箱が破損する可能性がございます。詰めすぎにご注意ください。
・書籍を入れる場合は重量超過となりやすいため、文書箱の７割程度に収まるようにしてください。
・書籍の場合は立たせて入れると本が曲がりやすいため寝かせて入れることをおススメします。
【参考】本の重さ15kgの目安
雑誌のみ：約30冊
単行本のみ：約45冊
文庫本のみ：約95冊
※カバーの種類やサイズなどによっては冊数の目安が前後しますので、ご注意ください。 -
03.預け入れのコツ
箱詰めできた！すぐ預け入れ依頼して良いの？
・文書箱情報の登録と保管期限の設定をしてから依頼をしてください。（「保管期限なし」でもOK）取り出しが必要になるタイミングが何年後かはわかりません。その際には担当者が変わっている可能性もあります。
どの箱に入っているのか迷うことがないように登録することが重要です。
例）〇〇年度経費請求書、〇〇年度会計報告書等…
・箱側面の記入欄は自由に記入してください。
箱番号は、バーコードと同じ番号となります。
シールや印刷した紙を貼り付けてもOK。
ただし、長期間保管しても剥がれたり破れたりしないよう、しっかりと貼り付けてください。 -
[応用編]
複数の拠点・部署で利用する場合のコツ複数拠点で利用する場合
拠点ごとに利用できる倉庫が異なる場合が
ありますので、組織ごとに管理をするのが
ベストです。- 組織
- 書類
- 東京支店
- 経理帳票、営業部議事録など
- 名古屋支店
- 経理帳票、営業部議事録など
- 大阪支店
- 経理帳票、営業部議事録など
それぞれ組織を分けて管理
複数部署で利用する場合
（パターン①）
部署ごとの利用実績を確認したい場合は、組織を追加し、部署ごとで管理することをおススメします。- 組織
- 書類
- 総務部
- 株主総会資料、社内報など
- 経理部
- 支払い伝票、請求書など
- 法務部
- 〇〇弁護士、契約書など
それぞれ組織を分けて管理メリット：部署ごとの利用状況が確認できる
（パターン②）
1部署の担当者の方が操作をすべて行い、部署ごとの利用実績を追う必要がない場合は、単一組織での利用も可能です。書類名等で書類の所管部署がわかるよう登録するのがポイントです。- 組織
- 書類
- 総務部
- 経理帳票、営業部議事録など
単一部署で管理メリット：一度のログインですべての操作ができる
