採用関係の
書類保管管理サービス

導入
社数

4,000社数超

※1箱からでもお預かりOKです!!

全国対応可能※沖縄、離島は除く

三井倉庫グループサービス書類保管・文書保管の
スマート書庫(すましょ)

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こんな書類の管理・保管にお悩みないですか？

保管のご相談をいただくことが多い書類をランキングにしました。

保管の法定年限が決まっているので廃棄できないが、手元に置いておく必要のない書類をスマート書庫で保管したい、というニーズが多いようです。オフィスのレイアウト変更や移転に伴って社内保管すべき書類の見直しをするケースが多く見受けられます。

※スマート書庫では、弊社が箱を開封することはございません。お客様からご相談いただいた内容を基にランキング化しております。

採用業務では、面接や入社手続きに関連するさまざまな書類を扱います。
これらの書類は個人情報を含むため、適切な管理と保管期間の遵守が重要です。ここでは、採用でよく扱う書類を一覧にまとめました。

書類名	用途	保管期間の目安	備考
履歴書	応募者の経歴確認	不採用の場合6か月〜1年採用の場合、退職後5年	個人情報保護の観点で期間後は廃棄
職務経歴書	応募者の職務経験確認	不採用の場合6か月〜1年採用の場合、退職後5年	履歴書と同様に管理
エントリーシート	応募情報の整理	不採用の場合6か月〜1年採用の場合、退職後5年	採用選考の参考資料
内定通知書	内定者への通知	不在用の場合6か月～1年採用の場合、退職後5年	法的な記録として保管
雇用契約書	入社手続き・契約締結	3年〜1退職後5年	労働基準法・会社規定に準拠
身元保証書	入社者の保証	退職後5年	契約上必要に応じて保管
入社書類（マイナンバー含む書類）	社会保険・給与手続き	5年〜10年	個人情報保護と法令遵守が必須
退職届・退職関連書類	退職手続き	退職後5年	労働契約の終了確認のため
選考評価シート	面接・選考の記録	不在用の場合6か月～1年採用の場合、退職後5年	選考の透明性確保のため
採用通知書（不採用通知）	選考結果通知	不在用の場合6か月～1年採用の場合、退職後5年	個人情報保護の観点で保管期間を設定

※諸事情によって変わります

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スマート書庫は、1箱からでも預入れができる文書保管サービスです。
事業規模にかかわらず気軽にご利用いただけます。個人事業主の方もOKです。
保管料は1箱あたり100円。初回預入費用は1,000円。シンプルな料金体系で、大変ご好評をいただいています。