契約書の種類に応じた保管期限が定められます。
単一の契約書が複数の分類に合致することもありますが、その場合は長い保管期限に従うことになります。
廃棄物の処理に関するルールを定めた廃棄物処理法に従って、実務的なルールを定めているのが「廃棄物の処理及び清掃に関する法律施行規則」です。
この規則では、産業廃棄物を処理することを依頼する契約書の保管期限を５年と定めています。
この保管期限の起算日は、契約が終了した日となります。
契約書を納税額の根拠となる計算のための資料と考えると、法人税法などに規定された７年間の保管義務が該当します。
事業上の取引内容を表す契約書は、請求書や領収書などの書類と併せて７年間保管する必要があります。
各事業年度で欠損金が生じて、欠損金の繰越控除が適用された場合、法人税法などに規定された保管期限が10年（平成30年4月1日前に開始した事業年度は9年）に延長されます。
また、会社法で定められた、株式会社の事業に関する重要な資料に該当する契約書の保管期限も10年です。
契約書の書類保管方法は以下の４種類があります。
契約書をそのまま原本、もしくは紙のコピーで保管する方法です。
多くの企業にとって馴染みのある保管方法ですが、デメリットの一つは、キャビネットなどの保管場所が必要という点になります。
また保管期間が長くなるほど劣化していくことは、紙の性質上避けられません。
さらに、契約書の内容を閲覧するために保管場所を探すなどの手間がかかります。
加えて、電子データのように複数人との共有がしにくい点もデメリットです。
また担当者の不注意によって紛失するリスクもあります。
契約書を含む、重要書類の保管・管理を専門に行っている会社があります。
必要に応じて外部期間に依頼することにより、原本をオフィス内に置いておく必要がなくなります。
また専門の倉庫を使用するケースがあり、場合によっては自社で保管するよりもセキュリティレベルや、防災レベルが向上することがメリットです。
この方法には、検索や閲覧、共有が容易になるという利点があります。
さらに、原本を破棄できる場合には、紙の契約書の保管スペースを節約できます。
一方、デメリットとしては、まずスキャンする手間がかかることが挙げられます。また、ファイル名の付与ルールを徹底するなど、契約書の管理体制を整える必要もあります。
保存するファイルサーバにはパスワードを設定し、特定の人のみが閲覧できるようにするなど、セキュリティ対策も重要です。
契約書の締結に「電子契約」を導入し、電子契約書として保存する方法です。
電子契約では紙の契約書を作成せず、電子データの契約書を使って締結するため、紙の書類を保管・管理する手間とコストを削減できます。
また契約書の締結処理をPC上で完結できるため、紙の契約書を郵送・返送するなどの手間が削減できる点もメリットです。
契約書には機密情報が含まれていることが多いため、情報漏洩が起こらないよう、閲覧・復元できない状態で完全に破棄することが重要です。
シュレッダーは、紙を細かく裁断することで、重要な情報を含む書類を確実に処分するための効果的な手段です。 この方法を用いることで、契約書に含まれる機密情報が漏洩するリスクを大幅に軽減することができます。 また、シュレッダーによる裁断は、再利用や復元が困難な形に書類を変えるため、情報の安全性を確保するのに適しています。
契約期間中の契約書であれば、内容を確認するケースも多くあるかと思いますが、契約期限切れの契約書についてはどうでしょう？ 有効期限後も、法律で保管年限が定められてますので当然廃棄はできませんが、内容確認をする頻度はかなり低いと思います。 そういった契約書は是非スマート書庫での保管をご検討ください。保管期限が切れた後には文書箱ごと溶解廃棄が可能です。
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保管料は1箱あたり100円。初回預入費用は1,000円。シンプルな料金体系で、大変ご好評をいただいています。
契約書はその種類によって保管年限が決まっています。
ただしそれは効力の切れた契約書であって、契約期間中の契約書は契約が続く限り、永久に保管が必要となります。
最近では、電子契約システムを利用している会社も増えています。
電子契約はスピーディーに契約締結ができますし、
収入印紙が不要など様々なメリットがあります。
しかし、過去の契約書は紙ですので、電子化して一元管理する等、管理方法を新たに定める必要があります。
契約書の管理方法に悩んでいる会社も多いのではないでしょうか？
1月額保管料は1箱あたり
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2預入れから取出しまで
Webで簡単完結
預け入れから取り出しまで、全ての手続きはWEBで簡単に完結。
3社内書類も外部倉庫の書類も
一元管理
箱の預け入れ／取り出し指示だけではなく、倉庫の書類と事務所内の書類箱も一緒に管理。
保管のご相談をいただくことが多い書類をランキングにしました。
保管の法定年限が決まっているので廃棄できないが、手元に置いておく必要のない書類をスマート書庫で保管したい、というニーズが多いようです。オフィスのレイアウト変更や移転に伴って社内保管すべき書類の見直しをするケースが多く見受けられます。
※スマート書庫では、弊社が箱を開封することはございません。お客様からご相談いただいた内容を基にランキング化しております。
契約期間中の契約書であれば、内容を確認するケースも多くあるかと思いますが、契約期限切れの契約書についてはどうでしょう？
有効期限後も、法律で保管年限が定められてますので当然廃棄はできませんが、内容確認をする頻度はかなり低いと思います。
そういった契約書は是非スマート書庫での保管をご検討ください。保管期限が切れた後には文書箱ごと溶解廃棄が可能です。
電子契約システムや契約書管理システムに、電子化した契約書のスキャンデータを保管している会社もあるかと思います。
イメージが確認できるのであれば、原本はオフィス内に置いておく必要がありますか？
折角システムを導入しているのに、紙をオフィスにたくさん保管しているのでは勿体ないです。
スマート書庫を利用して、オフィススペースを有効活用しましょう。
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