契約書の
保管管理サービス

書類・文書保管サービスのスマート書庫（三井倉庫グループ）

書類保管サービス

スマート書庫

大きいファイルも保管できる専用保管箱

43x32x26 (cm) 1箱15kgまで

契約書とは

契約書は、会社で管理するなかで最も重要な書類の一つです。取引先と自社の間での権利や義務といった合意内容を書面で明確にすることにより、誤解から生じるトラブルや紛争を未然に防ぐことができます。同様の目的で締結する覚書も、法的拘束力は通常の契約書と変わりません。

契約書の管理・保管に
お悩みはないですか？

契約書はその種類によって保管年限が決まっています。
ただしそれは効力の切れた契約書であって、契約期間中の契約書は契約が続く限り、永久に保管が必要となります。
最近では、電子契約システムを利用している会社も増えています。
電子契約はスピーディーに契約締結ができますし、
収入印紙が不要など様々なメリットがあります。
しかし、過去の契約書は紙ですので、電子化して一元管理する等、管理方法を新たに定める必要があります。
契約書の管理方法に悩んでいる会社も多いのではないでしょうか？

スマート書庫が選ばれる理由

1月額保管料は1箱あたり
100円

スマート書庫は1箱から100円/月でご利用いただけます。
2預入れから取出しまで
Webで簡単完結

預け入れから取り出しまで、全ての手続きはWEBで簡単に完結。
3社内書類も外部倉庫の書類も
一元管理

箱の預け入れ／取り出し指示だけではなく、倉庫の書類と事務所内の書類箱も一緒に管理。

保管書類ランキング

保管のご相談をいただくことが多い書類をランキングにしました。

経理系書類　例）総勘定元帳、会計伝票、支払請求書等
営業系書類　例）納品書、受注書、発注書、契約書等
人事・労務系書類　例）勤怠関連書類、年末調整関連書類等
総務・庶務系書類例）総勘定元帳、会計伝票、支払請求書等
医療・福祉系書類例）問診票、記録書類等

保管の法定年限が決まっているので廃棄できないが、手元に置いておく必要のない書類をスマート書庫で保管したい、というニーズが多いようです。オフィスのレイアウト変更や移転に伴って社内保管すべき書類の見直しをするケースが多く見受けられます。

※スマート書庫では、弊社が箱を開封することはございません。お客様からご相談いただいた内容を基にランキング化しております。

スマート書庫・文書箱保管サービスで業務を効率化しよう！

スマート書庫・文書箱保管サービスで
業務を効率化しよう！

スマート書庫は、1箱からでも預入れができる文書保管サービスです。
事業規模にかかわらず気軽にご利用いただけます。個人事業主の方もOKです。
保管料は1箱あたり100円。初回預入費用は1,000円。シンプルな料金体系で、大変ご好評をいただいています。

契約書の保管

契約書保管期間は法律によって定められており、契約が終了した契約書も法律で定められた期間は保管が必要となります。
保管期間に係わらず、契約が継続している限り当該契約書は破棄することはできません。

保管期間

法人の取引に関する契約書の保管期間は、法人税法上7年と定められています。（法人税法施行規則５９条）これは、契約書だけではなく帳簿書類や取引の証拠となるような各種書類も同様に7年間の保管が義務付けられています。
ただし、決算が赤字の場合、保管期間が異なります。赤字分を次の事業年度に持ち越しすることにより節税が可能になりますが（欠損金の控除）、期間は9年もしくは10年と定められています。・2008年4月1日を含む事業年度以降に欠損金が生じた場合：9年間・2018年4月1日以降に開始する事業年度に欠損金が生じた場合：10年間決算が赤字だった事業年度分の取引の記録となる書類はこの期間に合わせて保管をする必要があるため、注意が必要です。
会社法上は最低10年

法人を対象とする「会社法」上では、契約書終了後10年間の保管が義務づけられています。（会社法第四百三十二条および第四百三十五条）会社法上の「会計帳簿」に該当する可能性がある書類は、１０年間の保存期間と設定している会社が多いようです。
保管方法

テレワークの拡大によって、印刷や押印の必要がない電子契約システムの導入も進んできています。しかし、様々なシステムがあるなかでの選定が難しかったり、過去の書面契約との管理が課題となったりと、書面での契約締結の方が多いのが現状ではないでしょうか。
紙を保管する場合

紙で保管する場合、
・必要なときにすぐに探しだせること
・安心安全な環境下で保管すること
が特に重要です。年度、プロジェクト、取引先、契約内容等、一定の方法によってしっかりと分類・管理する必要があります。また、契約が終了した契約書は定期的に洗い出しを行い、法定期間保管後はしっかりと廃棄できる管理方法を確立することがポイントです。
スキャナ保存

契約書をただスキャンして保管しているデータに原本性はありません。原本を保管しないのであれば、電子帳簿保存法の要件を満たして保管する必要があります。契約書管理システムや電子契約システムであれば電帳法の要件を満たしている場合も多いため、スキャナ保存をするのであればそういったシステムを導入するのが現実的でしょう。
しかし、いざというときに、スキャン漏れや要件を満たしていないことが発覚した場合は、契約書原本の確認が必要になるでしょう。スキャナ保存に運用変更をした場合も、即時契約書を破棄するのはなかなか難しいと思います。ただ、イメージが確認できる状態であれば手元に原本を置いておく必要はないことが多いでしょう。
スマート書庫であれば、必要な際にはWebで簡単に取り出しの依頼ができ、保管したまま未開封で溶解廃棄の依頼も可能です。スマート書庫を是非ご検討ください。