見積書の
保管管理サービス
書類保管サービス
スマート書庫
大きいファイルも保管できる専用保管箱
43x32x26 (cm) 1箱15kgまで
見積書の管理・保管に
お悩みはないですか？
見積書は、請求書や納品書などと同様、証憑（しょうひょう）書類として法律で一定期間の保管が義務付けられています。
自社で発行した見積の控えや取引先から受領した見積書が保管の対象となりますが、
有効期限内に契約が成立しなかった見積書については
法律上の保管義務はありません。
ただし、同様の案件の参考にするため、
社内資料として残しておくケースが多いでしょう。
保管すべきものとそうでないものをしっかりと認識し、
管理・保管方法を定めることが重要です。
スマート書庫が選ばれる理由
-
1月額保管料は1箱あたり
100円 
スマート書庫は1箱から100円/月でご利用いただけます。
-
2預入れから取出しまで
Webで簡単完結
預け入れから取り出しまで、全ての手続きはWEBで簡単に完結。
-
3社内書類も外部倉庫の書類も
一元管理
箱の預け入れ／取り出し指示だけではなく、倉庫の書類と事務所内の書類箱も一緒に管理。
保管書類ランキング
保管のご相談をいただくことが多い書類をランキングにしました。
- 経理系書類 例）総勘定元帳、会計伝票、支払請求書等
- 営業系書類 例）納品書、受注書、発注書、契約書等
- 人事・労務系書類 例）勤怠関連書類、年末調整関連書類等
- 総務・庶務系書類例）総勘定元帳、会計伝票、支払請求書等
- 医療・福祉系書類例）問診票、記録書類等
保管の法定年限が決まっているので廃棄できないが、手元に置いておく必要のない書類をスマート書庫で保管したい、というニーズが多いようです。オフィスのレイアウト変更や移転に伴って社内保管すべき書類の見直しをするケースが多く見受けられます。
※スマート書庫では、弊社が箱を開封することはございません。お客様からご相談いただいた内容を基にランキング化しております。
見積書の管理・保管にスマート書庫を
おすすめする理由
-
1.電帳法対応後の保管先として
電子帳簿保存法が2021年に改正され、証憑書類のスキャナ保存要件が緩和されました。
税務署長の事前承認制度が廃止され、申請書の提出が不要となっています。
ただし、いざ監査の際にスキャン漏れや要件を満たしていないことが発覚した場合、 原本の確認が必要になってきます。
スキャナ保存に運用変更したからといって即、紙原本を破棄するのはリスクがあります。
移行期間中の暫定保管先として、スマート書庫を是非ご検討ください。 -
2.支店単位の依頼が可能
見積書の管理は各拠点（支店）に任せている、という会社もあると思います。
スマート書庫では代表部署登録完了後、1IDにつき配送先を5つまで登録できます。
（ただし、エリアをまたぐことはできません。）
ID（組織）は、35件まで登録可能です。拠点ごとにIDを設定することで、各拠点から必要なタイミングで預け入れ依頼・出庫依頼が可能です。
親IDでは全体の保管状況の把握が可能です。
スマート書庫・文書箱保管サービスで業務を効率化しよう！
スマート書庫・文書箱保管サービスで
業務を効率化しよう！
スマート書庫は、1箱からでも預入れができる文書保管サービスです。
事業規模にかかわらず気軽にご利用いただけます。個人事業主の方もOKです。
保管料は1箱あたり100円。初回預入費用は1,000円。シンプルな料金体系で、大変ご好評をいただいています。
