タイトル

文書の冒頭に「見積書」のタイトルを記載します。これにより書類が何を意味するものなのか明確になります。
他の文字よりも大きくわかりやすく記載しましょう。

見積書の発行日

見積書の発行日は、提示する日付を記載します。
見積書には有効期限が設けられるのが一般的のため、発行日は有効期限の起算日となります。

見積書の通し番号

通し番号は一般的に、作成された順序で割り振られます。 同じ取引先に対して複数の見積書を発行している場合に、別々の通し番号で管理することでトラブル防止につながります。
また、通し番号は履歴検索時にも役立ちます。

納期予定期間

見積書には納期も記載します。発注から○○日以内などの記載が一般的です。
在庫切れや納期未定などの場合は、その旨を記載しておくとトラブル回避につながります。

見積書の有効期限

情勢による原価変動などの状況変化に備え、見積書には有効期限を設けましょう。
また、有効期限を設けることで、期限内に発注側への意思決定を促す効果もあります。

発注側の情報

発注側の情報とは、見積書を提示する宛先を指します。
法人であれば会社名になり、個人事業主であれば屋号になります。担当者名を記載するケースもあります。

受注側の情報

受注側の情報とは、見積書の発行者を指します。
会社名、住所、電話番号、FAX番号、メールアドレスなどが記載されます。
一般的には、見積書を発行した「担当者」も記載します。そのため、近年は担当者のメールアドレスが記載されることもあります。

商品やサービスの詳細

商品やサービスの内容、数量、単価と単価×数量の金額を記載します。
運送費など別途必要な経費がある場合にはその記載も必要です。

見積もり金額

商品やサービスの合計額、消費税額、総合計金額を記載します。
一般的に見積もり金額は詳細欄よりも上に、大きくわかりやすく表示します。

備考

振込先や見積もり内容に関する注意事項や補足説明などがある場合に記載します。
納期に関することや価格改定の時期などがあれば、備考欄に記載すると良いでしょう。

電子帳簿保存法を遵守する

電子帳簿保存法は2022年1月に改正され、大幅な変更や緩和が入りました。見積書を含む重要書類の保管方法にも影響があるため、改めて確認しておきましょう。
電子帳簿保存法はまだまだ新しい法律で、今後も改正される可能性が十分にあります。その都度最新の情報を得られるように注意し、保管期間や保管方法に反映できるようにしてください。税務調査が入った際に、改正されたことを知らなかったでは許されません。

電子帳簿保存法に関する情報は わかりやすく説明！電子帳簿保存法で詳しく記載しております。

紙媒体は必ず原本を保管する

紙媒体の領収書をコピーする行為は原則認められていません。コピーを認めてしまうと、改ざんや二重請求のリスクが高くなり、正しい会計や課税が行われない可能性があるからです。
保管する際はコピーを取らずに、必ず原本を使いましょう。

見積書の保管・管理が楽になる

見積書を電子化すると保管や管理が楽になります。このメリットは国税関係帳簿書類の意味での保管や管理だけにとどまりません。
現在進行中の見積書の参照や過去に交渉がおこなわれた見積書が必要になった際、紙で保存すると所望のものを見つけ出すのに苦労しますが、きちんと整理された形で電子化されていればキーワードなどでかんたんに探し出せるでしょう。 無駄な時間を減らし、業務をより効率的に進めることが可能です。
スマート書庫では、箱の預け入れ／取り出し指示だけではなく、倉庫の書類と事務所内の書類箱も一緒に管理することができる統合書類管理システムを無料でご利用いただけますので是非ご利用ください。

人的ミスや災害に強い

電子化のメリットとしてはほかに、人的ミスや災害に強いという点が挙げられます。
人間は誰しもミスをするものであり、ときにはまだ保存が必要な見積書を捨ててしまったり紛失してしまったりすることもあるでしょう。
電子化されていれば誤って消したデータを復元可能ですが、シュレッダーにかけたりゴミ収集に出したりした紙の書類の復活は困難です。
消してしまわないまでも紙の見積書の保管場所を間違えるなどすると混乱が生じるでしょうが、電子データであれば保存場所を間違えてもある程度は検索機能で対応できます。
また、洪水や火災などの災害が起こった場合でも、データのバックアップが他の場所にあれば容易に復元できるため、電子化された見積書はさまざまな意味でリスクに強いといえるのです。