新型コロナウィルスの流行により変わってきたオフィス環境について

2020/10/02

テレワークの導入などで働き方、仕事への取り組み方が変わってきたという企業は多くあると思います。また新型コロナウィルスの流行はオフィス環境を見直す機会となり、移転や解約の動きも見えてきています。オフィスには必要最低限の機能を残し、スペースは有効活用したいとは誰しもが考えますが、手始めに紙を減らす、キャビネットを減らすなどは、いつでも取り組める内容となります。

ワークフローシステムの導入

紙そのものを減らす取り組みとして、ワークフローシステムの導入が挙げられます。
たとえば決裁書面の申請など紙による運用では申請内容ごとに過去の申請書を調べるという手間が省け、また申請から承認までの情報が電子的に共有される等、ペーパーレス化で大幅な業務の改善が期待できます。

ワークフローシステムの課題

メリットだらけのように見えますが、課題もあります。システムは完全ではないため社内の運用ルールに合わせた内容へのシステム改修が必要となり、都度発生するコスト負担は少なくないです。そのためシステム採用時には社内の運用に沿った設計をする必要があります。

 

ワークフローシステムの導入と同時に検討したいのが、(テレワーク導入後は広いオフィスやキャビネットも不要となりますが)「今ある紙の文書をどう減らしていくのか。」になりますが、文書の分類を整理していくと適切な管理に関する答えがみえてきます。

文書の分類

①オフィスで保管する

 業務上、原本を閲覧する。
 閲覧の頻度が高い(週1回以上)
 メリット  手元に資料があり業務上の負荷がかからない。
 デメリット 原本の管理が徹底されない(元のキャビネットに戻されない)
       オフィススペースのコストがかかる。

②電子化

 原本である必要が無い。
 閲覧の頻度が高い
 メリット  利便性が高く情報の共有がしやすい。
 デメリット 電子化作業のコストが高い。

③外部倉庫を利用する

 原本である必要がある。
 電子化済みの文書
 閲覧頻度が低い(月1回程度)
 メリット  コストが安い。オフィスの縮小や有効活用が望める。
 デメリット 緊急の対応には適さない。

それぞれのメリットやデメリットを考慮して管理することが望ましいです。

 

まとめ

ペーパーレス化(ワークフローシステム、電子化)は利便性が高まる一方でコストはかかります。
紙の運用はコストは安いが利便性を損ないます。
利便性とコストを同時に追求することは難しいものですが、それぞれのメリットデメリットを考慮し見直しすることはいつでもできます。

 

当社では文書の保管のみならず、電子化や電子化文書の閲覧システムなどの業務支援のソリューションを提案することができます。

 

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