会社へ出社し、書類の山であふれかえった自分の机を見てうんざりすることはありませんか？
机上の見栄えが悪いと、業務へ対するモチベーションが維持しにくくなります。
このままでは良くないと思いつつも、書類を整理する時間が確保できなかったりどこから手を付けてよいのかわからなかったりする方もいらっしゃるでしょう。

そこで書類整理を行う時間がないときの対処法と、効率よく書類整理をする手順、また整理した後も未処理の書類を増やさないための対策方法について解説します。

机上をすっきりさせて日々のモチベーションを上げたい方や、書類を整理して業務効率を上げたい方は、ぜひ参考にしてください。

書類整理する時間がない場合の対処法

書類整理における最初のハードルは時間です。
書類整理をしたくても、山積みの書類をじっくり整理する時間が取れないとお悩みの方も多いでしょう。
そんなとき、机上の見栄えを悪くしている書類を少しずつ片付ける方法について解説します。

週に1日は早めに出勤する・残業する日をつくる

もし早起きをして出社することがそれほど苦にならない場合は、週に1日だけ普段よりも1時間早めに出社する日を設けてはいかがでしょうか？
人が少ない社内なら、人目を気にせずゆっくり書類整理ができます。
さらに早朝の電車内は比較的空いていることが多く、通常よりも出社に対するストレスが軽減できます。
また会社へ行く途中にお気に入りの飲み物を購入しておけば、飲みながら書類整理をすることで、よい気分転換になるでしょう。

早起きが苦手な方は、週に1日だけ30分ほど残業する日を作ります。
定時までにできるだけ通常業務を終わらせ、定時後に、書類整理に集中するための時間を30分ほど設けます。
しかし定時後の書類整理は、気持ちが緩んで長時間になりがちです。
スマートフォンなどのタイマー機能で時間制限を設け、タイマーが鳴ったら帰宅すると決めておけば、時間にメリハリがつきます。

一度にすべてこなそうとはしない

書類整理への着手がなかなか進まない方のなかには、あまりにも整理すべき書類の数が多すぎて途方に暮れている方もいらっしゃるでしょう。

そんなときには、1日ですべてを終わらせようとしないことが大切です。
1日ですべてを整理しようとすると、まとまった時間が必要となるため「時間がないから整理できない」状態に陥ってしまいます。

そこで机上の書類を整理する際、1週間または1か月など長期のスパンを設けて少しずつ整理するよう心がけましょう。
例えば書類の山が複数ある場合は、今日は山1つ分だけ整理して、他の山は来週に回す。
今日は引き出し1つ分だけ整理して、他の引き出しは来週に回す。

など、1日に整理する量をはっきり決めると、精神的にも楽になり、書類整理へ着手しやすくなります。

仕事が捗るよう書類整理を行う手順

時間の確保ができたら、さっそく書類整理に取り掛かりましょう。
これからご紹介する3つのステップを順番に実施してみてください。

【1】整理したいと思った書類を洗い出す

はじめに、整理が必要だと思う書類を洗い出します。
机上だけでなく引き出しの中に書類であふれており、すべてに手を付けるのが難しい場合は、無理して全てを洗い出さなくても大丈夫です。
その場合は、今日または今週整理する分だけ大雑把に拾い上げて手に取ります。
オフィス内に、誰も使用していない机やスペースがあれば、手にした書類をその上に置きます。

【2】書類を4つに分類する

整理する書類が用意出来たら、一枚ずつ以下の3つに分類します。

・捨てる
・保管する
・保留

整理すべき書類は大量にあるため、パッと見て一瞬で判断することが大切です。
数年前に終了したプロジェクトや社内行事に関する書類など、確実に不要と思われる書類は「捨てる」に分類します。
決して捨ててはならない書類や、数年間の保存が必要な書類などは「保管する」へ分類し、捨てるべきか保管すべきかすぐには判断できない書類は「保留」へ分類します。

「捨てる」へ分類した書類は、その日のうちにシュレッダーへかけましょう。

【3】ファイリングする

「保管する」へ分類した書類をさらに以下４つに分類します。

・提出が必要な書類
・期限がわかっており、期限が過ぎたら不要になる一時的に必要な書類
・目を通したら不要になる書類
・企業の社員でいる間は常時必要な書類

「提出が必要な書類」とは、例えば必要事項を記載して期限内に担当者へ提出する必要がある書類で、契約書や請求書、交通費精算所などがあります。
緊急度が高い場合が多いため、机上のすぐ目につきやすい場所に置いておくことをおすすめします。

「期限がわかっており、期限が過ぎたら不要になる一時的に必要な書類」とは、今従事しているプロジェクトや業務に関する書類、社内イベントに関するチラシなどです。
そのためプロジェクトやイベントが終了した時点で破棄します。

「目を通したら不要になる書類」は、提出する必要がないため緊急度は低いものの、一度は確認する必要がある書類です。
例えば社内ルールの変更や申請方法のやり方などがあります。
確認している時間がない場合や後日ゆっくり見たい場合などは、プリンターのスキャン機能またはスマートフォンのカメラで撮影し、画像ファイルとして保存すると便利です。
スキマ時間に書類の内容を確認できるうえ、画像データとして保存した時点で書類を破棄できます。

「企業の社員でいる間は常時必要な書類」は、社訓や社内規則が記載されている、トラブルが起きた際の緊急連絡先が記載されている書類などです。
企業の社員でいる間は必要ですが、緊急性が低い場合がほとんどなため、引き出しの一番奥や優先度が低い書類として保管しましょう。

書類を４つに分類したら、それぞれクリアファイルやバインダー、書類が収納できるトレーなどにしまいます。
ここまでの手順を書類の山がなくなるまで続ければ、机上が見違えるほどすっきりするでしょう。

「いつか必要になるかも？」書類がなかなか捨てられない場合の対処方法

「もしかしたらいつか必要になるかもしれない」と考えて、なかなか処分できない場合もあります。
そんなときは無理して捨てようとはせず、好きなときに取り出して内容を確認できる環境を作る方法がおすすめです。

書類をスキャンして画像で保存する

社内の複合機（プリンター）には大抵「スキャナ」機能が付いています。
スキャナ機能とは、紙を機械に読み込ませることで、画像データまたは電子データとして保存できる機能のことです。
捨てるべきか保管すべきか迷った書類は、複合機で読み取って電子化しパソコンのなかへ保存しておけば、いつでも書類内容が確認できます。

またパソコンのなかへ保存したあと、提出したり使用したりしないのであれば、紙の書類を破棄できます。

書類保管サービスを利用する

捨てられない書類が多すぎて、複合機で一枚ずつ読み込むのが大変な場合は「書類保管サービス」を利用する方法があります。
「書類保管サービス」とは、保管したい書類を段ボール箱に詰めてサービスの公式サイトから申し込むだけで、書類専用倉庫へ保管してくれるサービスです。

たとえば三井倉庫の「スマート書庫」なら、公式サイトで保管の申し込みをすれば、配送業者が集荷に来てくれます。
また書類が欲しいときに再び公式サイトから申し込めば、配送業者が書類を届けてくれます。
１箱につき100円／月でリーズナブルに保管が可能です。
ただし個人での利用はできませんので、会社として導入する許可を得てから利用することをおすすめします。

再び書類で散らかさないための対策方法

机上の書類が片付いてスッキリしても、また業務に追われると再び書類の山ができないとは限りません。
そこで、二度と机上を書類で埋もれさせないために、普段から取り組める対策についてご紹介します。

「とりあえずBOX」を用意する

書類を受け取るたびに整理できればいいですが、業務で忙しいときにはそうはいきません。
そこで、机上に「とりあえずBOX」を用意しましょう。
後で確認する書類や提出期限がある書類など、分類や種類は一切考えずに、受け取った書類はとりあえず収納するというケースやファイルを設置します。

書類が山積みになり机上の見栄えが悪くなる原因の一つに、少しの空いたスペースがあれば、とりあえずそこへ置きっぱなしにしてしまうことがあります。
とりあえず引き出しのなかやディスプレイの横、スペースがなくなってきたらパソコンの裏に置いてしまう方もいらっしゃるでしょう。
書類を置く場所をバラバラにするのではなく、一つの場所に決めておけば、書類で机上の見栄えが悪くなることはありません。

週に1日は書類整理を行う日を設ける

週に1日は書類を見直して整理する日を設けましょう。
あらかじめ決めた日に「とりあえずBOX」のなかにある書類を「【３】ファイリングする」に倣って整理します。
整理する書類の量が多ければ、一度にすべてをこなそうとはせず、早朝や残業等、時間を決めて書類の整理を行いましょう。

書類の電子化を検討する

書類の整理が手間に感じる場合は、紙による書類の使用をなくすことを検討してはいかがでしょうか？
紙ではなくメールや電子データ、画像によるやり取りには、以下のようなメリットがあります。

・書類を管理する手間が省ける
・用紙代やインク代を大幅に削減できる
・書類を保管するスペースが不要になる
・大量の書類内容や情報が保存できる

また「国税関係帳簿書類」を電子データ化して保存するためのルールを定めた「電子帳簿保存法」が発端となり、書類の電子データ化による保存対応が今後も求められるでしょう。
今のうちから、書類ではなく電子データで保存するやり方を身につけることをおすすめします。

まとめ

効率よく書類整理をして仕事へのモチベーション維持、および業務効率向上につなげる方法をご紹介しました。
山積みになった書類を目にした途端、1日のモチベーションは低下してしまいます。
とはいえまとまった時間が取れずに、なかなか書類整理ができないケースがほとんどです。

整理すべき書類を洗い出したら、必要なものと破棄していいものに分けましょう。
少しでも書類を破棄して量を減らせば、気持ちがスッキリします。
また書類整理が手間に感じるなら、電子データ化して紙を取り扱わないようにする方法も効果的です。

整理したり管理したりする手間が省けるだけでなく、欲しい書類内容がすぐ検索できるため、業務効率向上にも役立ちます。