「仕事がデキる人のデスクの上は、常にきれいだ」という言葉を聞いたことがあるでしょう。

確かにデスク上に書類が散乱していれば、必要な書類が見つからずイライラし、業務がスムーズに進まずミスも起こしやすいです。

しかし、ただデスク上の見た目をすっきりさせればよいというわけではありません。

 

職場のデスクにおける書類整理のゴールとは、必要な書類が必要なときに出てくる仕組みを作ることです。

上司から提出を求められたときや、5分後に始まる会議で必要なときなど、すぐ手元に出せるようにしなくてはなりません。

この記事では、誰でもすぐに実践できる、デスク上の書類整理術について解説します。

デスク上の書類整理を行う手順

デスク上に書類が散乱している状態は、業務へのモチベーションを低下させます。

勤務中のスキマ時間にも実践できる、書類整理を行う手順について見ていきましょう。

ステップ１：必要な書類と不要な書類に分ける

デスク上に置かれた書類のなかには、閲覧することも使用することもない不要な書類が含まれているはずです。

初めに、不要な書類を洗い出して処分しましょう。

ここで重要なことは、確実に不要な書類のみを洗い出すことです。

なかには「いつか使用するかもしれない」書類もあるでしょう。

必要か不要か現段階では即決できない書類に関しては、洗い出す対象から除外します。

 

開催日時が過ぎた社内イベントのチラシや行事のお知らせ、廃棄した機器の説明書など、使用することがないと確実にわかっている書類のみ洗い出します。

洗い出した書類は、整理した日のうちにシュレッダーにかけて処分しましょう。

ステップ1の作業が完了した時点で、デスクの上がだいぶすっきりするのではないでしょうか？

 

ステップ２：必要な書類を分類する

必要または不要か即決できなかった書類は、以下5つの項目に分類します。

 

・近日中に利用する大切な書類（提出物、会議に使用する書類など）

・期限が過ぎたら不要になる、一時的に必要な書類（社内イベントのチラシ、防災訓練のお知らせなど）

・一度参照したら不要になる書類（社内報など）

・企業の社員でいる間は常時必要な書類（社内用端末の説明書、緊急時の連絡先など）

・その他

 

分類する中で、上から4つのどれにも当てはまらなかった書類は、その他に分類します。

その他も、なかには不要な書類が含まれており処分できる可能性があります。

分類するコツは、書類のタイトルのみを読み、できるだけ悩まずに即決することです。

膨大な量の書類を分類する必要があるため、書類を読みながら1枚ずつじっくり判断すると捌ききれなくなってしまいます。

ステップ3：各項目を更に分類する

5つの項目に分けた書類は、それぞれの枚数がだいぶ少なくなっているはずですから、更に分類およびファイリングします。

例えば、それぞれの項目を以下のように分類してはいかがでしょうか？

 

近日中に利用する大切な書類	・提出が必要な書類 ・プロジェクト用資料 ・会議用資料
期限が過ぎたら不要になる、一時的に必要な書類	・社内イベントのお知らせ（防災訓練含む） ・一時的に必要なマニュアル（再発行可能）
一度参照したら不要になる書類	・社内報 ・本日のお知らせ
企業の社員でいる間は常時必要な書類	・緊急連絡先 ・社内用機器のマニュアル

 

「その他」の項目は改めて見直しをして、不要だと判断できればシュレッダーにかけ、即決できない場合はまとめて一つのファイルに入れます。

または複合機でスキャンして電子データ化することで、書類を破棄できるうえパソコンからいつでも閲覧可能になります。

 

ステップ4：デスク上で書類を置く位置を決める

細かく分類した書類は、ファイリングをしてデスクの上またはキャビネットのなかへ収納します。

しかし、どのように置いて管理すれば業務が捗るのでしょうか？

まず置く位置を決める際、以下3つのコツをマスターするとよいでしょう。

 

・必要な書類をすぐに取り出せるようにする（参照および使用頻度が高い書類など）

・作業の動線を意識する

・使い終えた、または配布された書類をすぐにファイリングできる仕組みを作る

 

イスに座ったまま難なく書類をファイリングできれば、書類を整理する習慣がすぐに身につくはずです。

まず参照および使用頻度が高い書類は、すぐ手が届く位置に置いておきます。

ブックスタンドを設置し、片手で取り出せる場所にファイルを置けば、出した書類をもとに戻すという動作も習慣づけられるでしょう。

 

また可能なら、パソコンのモニターを左右のどちらか片方へ寄せて、デスクの中央部分に空間を開けることをおすすめします。

「割れ窓理論」という人間の心理状態を表す言葉があり、割れた窓や汚れを放置することで、ポイ捨てされたり他人から汚されたりしやすいという人間の心理を指します。

デスクのうえも同様に、空間を開けてきれいにすれば、書類や道具で汚したくないという心理が働きやすくなります。

また空間が開いていることで、書類へ書き込みをしたり必要事項を記載したりするためのスペースとして活用できます。

 

それほど参照頻度が高くない書類は、机のキャビネットや引き出しなど、目につかない場所にしまいましょう。

ここまで完了すれば、見違えるほどデスクの上がすっきりしているはずです。

片付いた後のデスク上の書類管理術

最終的なゴールは、必要な書類が必要なときに出てくる仕組みを作ることですから、仕組み作りまで完了して初めて書類の整理・管理ができたといえます。

仕組みを作るには、以下3つの条件に当てはまる方法を探すことがポイントです。

 

・デスク上がすっきりしている

・業務中に必要な書類が常に手元にある

・長続きするよう簡単な動作でできる

 

二度とデスク上が散らからないように、仕組みづくりを成功させる方法について解説します。

 

使ったファイルは右端に立てかける

資料を参照したファイルは、デスク上の右端（左端）に立てかけます。

動作を繰り返すうちに、常に左端（右端）に置かれたファイルがあることに気が付くでしょう。

参照したファイルを立てかける位置にないため、該当のファイルは不要の可能性があり、確認対象となります。

スキマ時間などにファイルを確認し、不要と判断したら、キャビネットへ収納するか、当日中にシュレッダーにかけて処分しましょう。

 

書類の「一旦保留」置き場を設ける

書類を受け取るたびにじっくりファイリングできればいいですが、一度に大量の書類を受け取った場合や、業務に追われている場合は、ついデスク上に放置することもあるでしょう。

そのような書類を置くための「一旦保留」置き場を設けます。

しかし、ただ設けただけでは再びデスク上が散らかる場合があるため、「一旦保留」置き場を見直す日を定めます。

 

例えば、毎週金曜日の終業時間15分前、または15分ほど残業して見直す。

受け取る書類の枚数が多ければ、週に2回ほど見直す時間を定めてもよいでしょう。

 

更に重要なことは、定めた時間内は書類を見直すことのみに集中することです。

メールを見ながら、または書類を作成しながら確認すると、いつの間にか手が止まり進まない可能性があります。

 

また書類の確認を行うことで、現在の状況や業務の把握および整理にもつながるため、書類確認は集中して行いましょう。

 

書類を積極的に電子データ化する

書類を複合機でスキャンして電子データ化しパソコン内に保存することで、紙の書類を破棄してすっきりさせられます。

またパソコン内の検索機能を活用すれば、参照したい書類を一瞬で探し出せるうえ、紛失することがありません。

特に、以下に当てはまる書類から電子データ化することをおすすめします。

 

・書き込むことがなく参照のみの書類（パンフレット、マニュアル、会議資料など）

・顧客名簿や名刺

・再印刷が可能な書類

 

電子データ化した書類は、当日中にシュレッダーで破棄します。

 

国税関係帳簿書類を電子データ化して保存するための「電子帳簿保存法」などにより、ビジネス文書や契約書を紙ではなく電子データによるやり取りおよび保管する動きが活発化しています。

今後も電子データ化がますます進むことが予想されるため、できるだけ早めに慣れておくことをおすすめします。

 

書類の保管サービスを利用する

書類を分類する過程で、不要か必要かどうしても判断できない、または書類が多すぎて一人では捌ききれない場合は「書類保管サービス」を利用する方法があります。

「書類保管サービス」とは、かさばるため自社以外の場所で保管したい書類を段ボール箱に詰めて、公式サイトから集荷の申し込みをします。

宅配スタッフが会社まで集荷に訪れ、そのまま書類専用倉庫へ保管してくれます。

 

たとえば三井倉庫の「スマート書庫」 なら、公式サイトで保管の申し込みをすると、集荷スタッフが書類の入った箱を回収し、書類専用の倉庫で保管してくれます。

また書類が欲しいときに再び公式サイトから申し込めば、スタッフが会社まで書類を届けてくれます。

料金は１箱につき100円／月で、コストを抑えつつ書類を安全に保管できます。

 

ただし個人による利用はできないため、会社として利用させてもらえるよう事前に相談および許可が必要です。

まとめ

職場における書類の整理・管理術について解説しました。

デスク上に書類が散乱している状況は、スムーズに業務が進まないうえ、落ち着かなかったりイライラしたりなど精神的にも悪影響を与える場合があります。

 

そのため、必要な書類が必要なときに出てくる仕組みを作り、デスク上が常にすっきりしているような環境作りが大切です。

初めにデスク上の書類をすべて集めてまとめ、確実に不要な書類を洗い出します。

ある程度枚数が減った書類を使用頻度別に分類し、各項目で更に分類します。

 

分類した書類は、それぞれ枚数が少なければまとめて一つのファイルへ入れてもよいですし、多ければ更に分類してファイリングする方法がおすすめです。

 

書類を整理・管理を習慣づけて、仕事がデキる人の仲間入りをしましょう。