春本番を迎え、４月から新しい環境に身を置く方や新事業年度となり新たな目標を立て業務に臨まれる方もいらっしゃることかと思います。

会社の総務・人事という目線でいくと、4月は組織の変更（それに伴うレイアウト変更も）、人事異動、新入社員の入社、健康診断と様々なイベントが目白押しです。

新しい事業年度を迎えるにあたっては身の回りやキャビネットにたまった書類を整理し、すがすがしい気持ちで臨みたいところですが、日ごろの忙しい業務に追われなかなか整理ができず書類をためてしまっている、その上に新入社員の入社手続や人事考課などでさらに書類がやってきた、ということもあるかと思います。

社内ワークフローや電子申請が整備されてきたとはいえ、過去の積み重なった書類を整理する必要性を感じていらっしゃるのではないでしょうか。

ご存じのことかと思いますが、法令等で書類の保存年数が決まっているものもあります。

【法令等で保管年数が決まっている主な文書】

※上記は法改正により変更となることがございます。

もちろん上記はほんの1部ですので他にもたくさんの保存すべき書類がありますが、法令で定められていない会社独自の書類もあるかと思います。

こうした書類については、独自に保管年数を決め、「保存⇒廃棄」を定期的に実施するなど習慣化することが、整理のポイントとなります。

保管から廃棄までを自社で実施しようとすると思ったよりも工数や場所が必要だったという声をよくお聞きします。弊社のサービス「すましょ」では保管から廃棄までをワンストップで実施できますので、こうしたお悩みを解決し工数を削減するのに有用です。

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