年度替わりの書類保管について(総務・人事系)

2021/03/28

春本番を迎え、4月から新しい環境に身を置く方や新事業年度となり新たな目標を立て業務に臨まれる方もいらっしゃることかと思います。

会社の総務・人事という目線でいくと、4月は組織の変更(それに伴うレイアウト変更も)、人事異動、新入社員の入社、健康診断と様々なイベントが目白押しです。

新しい事業年度を迎えるにあたっては身の回りやキャビネットにたまった書類を整理し、すがすがしい気持ちで臨みたいところですが、日ごろの忙しい業務に追われなかなか整理ができず書類をためてしまっている、その上に新入社員の入社手続や人事考課などでさらに書類がやってきた、ということもあるかと思います。

社内ワークフローや電子申請が整備されてきたとはいえ、過去の積み重なった書類を整理する必要性を感じていらっしゃるのではないでしょうか。

ご存じのことかと思いますが、法令等で書類の保存年数が決まっているものもあります。

 

【法令等で保管年数が決まっている主な文書】

 

書類名

根拠条文

永久保存が望ましい

定款

株主名簿

10年間

株主総会議事録

会社法318条

取締役会議事録

会社法371条

決算書(計算書類)

会社法435条

総勘定元帳などの会計帳簿

会社法432条

7年間

取引に関する帳簿(注文書、見積書など) 

法人税法施行規則59条

扶養控除申告書等の源泉徴収関連書類

所得税法施行規則76条の3

5年間

労働者名簿

労働基準法109条(当分の間3年)

賃金台帳

労働基準法109条(当分の間3年)

勤務表

労働基準法109条(当分の間3年)

健康診断結果

労働安全衛生法施行規則51条

4年間

雇用保険に関する書類

雇用保険法施行規則143条

2年間

社会保険(健保・年金)に関する書類

健康保険法施行規則34条

厚生年金保険法施行規則28条

 

※上記は法改正により変更となることがございます。

 

もちろん上記はほんの1部ですので他にもたくさんの保存すべき書類がありますが、法令で定められていない会社独自の書類もあるかと思います。

こうした書類については、独自に保管年数を決め、「保存⇒廃棄」を定期的に実施するなど習慣化することが、整理のポイントとなります。

 

保管から廃棄までを自社で実施しようとすると思ったよりも工数や場所が必要だったという声をよくお聞きします。弊社のサービス「すましょ」では保管から廃棄までをワンストップで実施できますので、こうしたお悩みを解決し工数を削減するのに有用です。

すましょのご紹介はこちら

文書管理規定の作成方法を記載しています

 

少しでも興味をお持ちになりましたら、どうぞお気軽にお問合せください!

 

関連記事

三井倉庫のスマート書庫 すましょ

本サイト「すましょの鍵」における情報提供は三井倉庫ビジネスパートナーズによって提供されています。

もう今までの書類や文書の整理とはおさらば。ビジネスを加速させる専効率的な書類管理などオフィスにおける書類や文書の保管方法など、あらゆる観点で記事を更新しております。三井倉庫ビジネスパートナーズでは「スマート書庫」というサービスをご提供しており、1箱からでも預入れができる文書保管サービスとなっております。事業規模にかかわらず気軽にご利用いただけます。個人事業主の方もOKです。保管料は1箱あたりたったの100円。初回預入費用は800円。シンプルな料金体系で、大変ご好評をいただいています。あるべき文書管理体制の構築に向けて、お客様のご事情に合わせた適切な文書管理形態ならびに文書管理プロセスをご提案いたします。

2020 MITSUI-SOKO BUSINESS PARTNERS CO.,LTD.ALL Rights Reserved.