ペーパーレス化の推進とDXは切っても切り離せないものと考えられています。

確かにペーパーレス化の中心には、クラウドストレージを基本とした様々なSaaSの存在が欠かせません。

そもそも企業の情報がデータ化されていなければDXとは呼べないわけであり、ペーパーレス化はDX推進の前提条件であると考えられるわけです。

しかしながら、業務の中にツールやシステムを組み込むとなると、その選定から始まり、業務設計や導入準備など様々なタスクが発生します。

その結果、DXを推進したくても、そのための時間が確保できない、というような状況も多いのではないでしょうか。

今回は、DXなどとあまり難しく考えずにシンプルにオフィスのペーパーレス化を考えてみたいと思います。

あくまでも、理想はデジタル化であることには変わりませんが、

さきほども述べたとおり、ツールやシステムの導入には様々なハードルがありますので、手っ取り早く「オフィスから紙をなくそう」というアプローチです。

「オフィスのペーパーレス化」を実現する手段はシンプルに以下の４つとなります。

①廃棄する

一番単純でわかりやすい方法です。

しかしながら「本当に廃棄しても大丈夫かな？とりあえずとっておこう」となることが多いのが現実ではないでしょうか。

廃棄する、しないの結論が出ない場合には、次の対策を検討しましょう。

②電子化する

デジタル化とは異なりますが、とりあえず画像データにしましょう。

その結果、原本を廃棄できるのであれば、オフィスから紙をなくすことができます。

もし電子化しても原本を廃棄できない、あるいは電子化の対象が多くて費用が掛かり過ぎるということであれば、次の対策を検討しましょう。

③外部に預ける

外部の倉庫で保管する。

ただし、単に保管をするだけではなく、文書に応じた保存期限の管理や適切な方法での廃棄までをワンストップで対応してくれるかどうかが重要になります。

当社の「スマート書庫」はまさにこの目的に合ったサービスとなります。

また、参照頻度が高い文書についてはデジタル化による情報検索の効率化を検討する必要があるかもしれません。

このように外部の倉庫に預ける場合、当社のように様々なソリューションを持つ事業者を選ぶことによって、課題に対しての選択肢を広げることができます。

④書類を社外で受領し、デジタル化して活用する

最後の手段は、そもそも社内に紙を発生させない、という考え方です。

文書の発生は、自分達が社内で作成する文書以外に、郵送されて受領する文書があります。

自分たちが作成する文書は、社内のデジタル化によってなくすことはできますが、外部から受領する文書は相手があることなので自分達で変えることが出来ません。

請求書や申込書、その他各種の郵便物などがこれに該当します。

これらを自分達で受け取らず、外部の事業者が受領代行することによって紙はなくなります。さらに受領した外部の事業者が、開封してデジタル化することによって、その後の決裁などの工程をデジタルで完結できるようにしますので、結果的に、社内の紙をなくすだけでなく業務の効率化に繋がります。

このように、文書の発生から活用、保存、廃棄というライフサイクルの観点でペーパーレス化を考えてみると整理しやすいのと同時に、このサイクルは、業務プロセス改善のフレームワークにもなります。

いずれにしても、上記①から④の手段であれば、おおがかりなツールやシステム導入の手間はかかりませんので、まずは、出来ることから始めてはいかがでしょうか。

いずれも当社のサービスとしてご提供させていただいておりますので、これらを組み合わせたうえで「オフィスのペーパーレス化」のベストミックスを提案し、アナログとデジタルの両面からの業務最適化をお手伝いいたします。