介護事業所では、ケア記録や日報、自治体への申請書類など、紙の書類が非常に多いですよね。慢性的な人手不足の中、こうした書類の管理が大きな負担になっているというお悩みはよく耳にします。

「書類保管でスペースを圧迫している」「必要な書類を見つけるのに時間がかかる・・」等々

ここでは書類整理の観点から業務効率について考えてみましょう。

文書整理の課題

介護業界における文書管理の課題は、多岐にわたります。

主な課題を構造的、法的、業務特有の観点から解説します。

構造的な課題

介護業界は、事業所の規模が多様で、中小規模の事業所が多いため、文書管理システムの導入が遅れています。

・事例： 訪問介護事業所Aは、利用者ごとに契約書やケアプラン、サービス提供記録などを紙で管理しています。利用者が増えるにつれて、書類のファイリングや保管スペースの確保が困難になり、必要な書類を探すのに時間がかかっています。デジタル化を検討しましたが、高額な導入費用や職員のITスキル不足が壁となり、なかなか進みません。

法的な課題

介護保険法や個人情報保護法など、法令遵守が厳しく求められる一方で、複雑な要件に対応しきれていない現状があります。

・事例： 介護老人保健施設Bは、介護保険法に基づき、5年間の文書保存義務があります。

しかし、過去の書類が膨大で、年度ごとに整理されておらず、監査時に特定の利用者の過去の記録をすぐに提示できませんでした。また、利用者の個人情報が記載された書類が、鍵のかかっていないロッカーに保管されており、個人情報保護法の観点から是正を求められました。

業務特有の課題

介護業務は、多職種連携が不可欠であり、情報共有の円滑さが求められます。

しかし、紙媒体での管理が主流であるため、リアルタイムでの情報共有が困難です。

・事例： デイサービスCでは、送迎時に利用者の体調変化や特記事項を連絡帳に手書きで記入しています。

しかし、その情報がケアマネジャーや医師に共有されるまでにタイムラグが生じ、緊急時に迅速な対応ができません。

また、複数の職員が同じ情報を重複して記録したり、必要な情報が見落とされたりするリスクも生じています。

書類の多さ

介護事業所では、ケア記録、介護給付費請求書、利用者情報など、多種多様な書類が日々発生します。

これらが膨大な量になることで、物理的な保管スペースを圧迫し、必要な書類を探すのに多くの時間がかかります。

また、種類の多さゆえに、どの書類をいつまで保管すべきか管理が煩雑になり、誤って破棄したり、逆に不要な書類を溜め込んでしまったりするリスクも高まります。

こうした書類の多さが、業務効率を低下させる大きな原因となっています。

 

課題解決方法

これらの課題を解決するためには、まずは現状の書類管理を見直し、効率化を図ることが重要です。

分類と仕分け: まず、書類を「介護給付関連」「利用者記録」「人事・総務」などカテゴリー別に分類します。

不要な書類の処分: 保存期間が過ぎた書類を特定し、個人情報に配慮して安全に破棄します。

保管ルールの設定: 保存期間や担当者を明確にした保管ルールを策定し、スタッフ間で共有。

デジタル化の検討: スキャンやクラウドサービスを利用し、紙の書類を減らすことを検討します。これにより、必要な書類をすぐに検索でき、共有もスムーズになります。

外部サービスの活用: スペースや管理に課題がある場合、文書保管サービスを利用することで、安全かつ効率的な管理が実現します。

 

書類保管はスマート書庫へ

上記の通り日々増え続けるケア記録や契約書、保管スペースの確保や情報漏洩のリスクにお悩みの皆様。三井倉庫の「スマート書庫」は、そうした課題を解決する文書保管サービスです。

月額100円からの手軽な料金で、セキュリティ万全の倉庫に書類を預けられます。

検索・取り出しはWebで完結し、必要な書類をすぐに見つけられます。法令で定められた保存期間の管理も簡単で、文書箱ごとに設定した保存期限が近づくとメールでお知らせしWebから溶解処理を依頼できます。

スマート書庫の導入は、コスト削減と業務効率化、セキュリティ強化を同時に実現する最善策です。

コア業務であるケアに集中できる環境を整え、質の高いサービス提供を支援します。

 

スマート書庫の特徴

◆沖縄、離島を除く全国対応。一律サービス料金

　保管料 　　　　100円

　文書箱料　　　 400円（５枚～）

　お預け入れ料　 600円（配送料込）

　取出し料　　　    ０円（配送料込）

　廃棄料　　　　 600円

◆お申し込みからご利用までweb完結、面倒な契約書の締結はございません。

◆お支払いは口座振替のみ。        

◆バーコードで専用文書箱を管理、必要な書類を簡単検索

◆１箱からお預入れ可能

◆３５部署登録可能。

◆保存期限メールでお知らせ機能

 

 

スマート書庫は、コスト削減と業務効率化、そしてセキュリティ強化を同時に実現する書類保管ソリューションです。文書管理の改善にお役立ていただき、より質の高いサービス提供に繋げていただければ幸いです。

お申込みはこちら（https://書類保管.com/）