はじめに

最近はオフィスのペーパーレス化が進んでいますが、法律で決まっている保存書類や大切な歴史資料など、「どうしても紙のまま残しておきたいもの」は意外と多いですよね。

 

ただ、紙は私たちが思っている以上にデリケートな存在です。

何年も箱を開けずにそっとしておくと、いつの間にか湿気で紙が波打ってしまったり、カビや害虫の被害にあってしまったりすることも少なくありません。

 

大切な情報を守るためには、ただ「置く場所」を作るだけでなく、書類が心地よく過ごせる「環境」を整えてあげることが大切です。

今回は、紙の三大悩みである「湿気・カビ・虫害」を防ぐためのコツと、日々のちょっとした点検ポイントについて解説します。

書類保管における「環境リスク」の正体

紙の書類を長くきれいな状態で残すために、まず気をつけたいのが「目に見えない環境の変化」です。

一度傷んでしまった紙を元通りにするのはとても大変なことなので、まずはどんなリスクがあるのかを一緒に確認していきましょう。

湿気と温度が引き起こす紙の劣化メカニズム

紙の主成分である「セルロース」は、周囲の湿度に応じて水分を吸収・放出する性質があります。

湿度が高すぎると水分を吸って膨らみ、シワや波打ちの原因になります。逆に乾燥しすぎても、パリパリと脆くなってしまうので注意が必要です。

 

また、温度が高い場所では紙の酸化（黄ばみ）が進みやすくなります。特に「高温多湿」な状態は、紙にとって最も過酷な環境といえるかもしれません。

カビや害虫が好む「デッドスペース」の危険性

湿度が60%〜70%を超えると、カビが発生しやすくなります。

カビは書類を汚すだけでなく、働く人の健康にも影響する可能性があるため、早めの対策を考えたいところです。

 

また、「シミ」や「シバンムシ」といった、紙を好んで食べる害虫もいます。

彼らは暗くて湿気が多く、空気が滞っている「デッドスペース」を好む傾向があります。一度発生すると周りの箱まで一気に広がってしまうこともあるため、風通しの良さを意識することが大切になります。

 

長期保存に適した書庫環境を整えるポイント

心地よい書庫環境をつくるには、ちょっとした工夫とルール作りが鍵になります。

空調管理と湿度コントロールの重要性

書類にとっての理想は、国立国会図書館などが推奨する資料保存の基準を参考にすると、一般的に「温度10℃〜25℃」「湿度40%〜60%」の範囲で安定している状態といわれています。

まずは書庫に湿度計を置いて、季節によってどれくらい変化するかを確認することから始めてみてはいかがでしょうか。

特に湿気が気になる梅雨や夏場は、除湿機やエアコンを適切に活用するのがおすすめです。

また、結露を防ぐために、窓際や外壁にぴったり書類をくっつけないようにするのも、すぐに試せる有効な対策です。

適切な什器選びとレイアウトによる通気性の確保

書類を保管する際は、床に直接置くのではなく、棚やラック、あるいはキャスター付きの台などの上に乗せて、床面から距離を置くようにしましょう。

一般的に、湿気の影響を受けにくく、清掃もしやすいスチール製の什器が推奨されます。

実は、床に近い場所ほど湿気が溜まりやすく、埃も舞いやすいため、大切な書類が傷む原因になりやすいのです。

棚にギッシリ詰め込みすぎず、少し隙間を作って空気の通り道を作ってあげるのがポイントです。

また、長期保存には「中性紙」でできた丈夫な保存箱を使うことも、書類を長持ちさせるための優しい気遣いになります。

 

劣化を未然に防ぐための定期点検と運用ルール

書類管理は「預けて終わり」ではなく、たまに様子を伺ってあげることが、大きなトラブルを防ぐコツです。

チェックリストを用いた定期的な巡回点検

月に一度や半年に一度など、定期的に書庫を確認する習慣を作ってみましょう。

その際、以下のポイントをチェックしてみてください。

 

・ニオイ：なんとなくカビ臭い感じはしませんか？

・虫のサイン：箱の周りに虫の死骸やフン、紙の粉が落ちていないか

・結露：壁や床がしっとり濡れていたりしないか

・埃：棚の隙間に埃がたまっていませんか？

 

こうした小さな変化に気づいてあげることが、大切な書類を長く守ることにつながります。

 

文書保管の専門事業者のサービスを活用したリスク分散

自社で適切な環境をずっと維持し、定期的な点検を続けることは、コストや手間の面で大きな負担となる場合があります。そんなときは、外部サービスの活用を検討するのも一つの手です。

 

文書保管の専門事業者のサービスを活用すると、書類を適切な設備が整った専門の倉庫へ移すことができます。

外部へ委託することで、社内のスペースを有効に活用できるだけでなく、確実な承認プロセスに基づいた文書管理の効率化も期待できるでしょう。

 

【ご確認事項】

本記事で紹介している温湿度の数値や保管方法は、一般的な紙文書の保存基準に基づくものです。

資料の重要度や紙質、また建物の構造などの設置環境により、最適な管理方法は異なる場合があります。

自社で管理される際は、実際の状況を確認しながら、状況に応じた適切な調整を行ってください。

まとめ

紙の書類は、時間が経てば経つほど「どんな場所で過ごしてきたか」がハッキリと現れます。

湿気・カビ・虫害から大切な情報を守るために、日々の環境維持と定期的な点検を心がけていきたいですね。

まずは、今の書庫の空気を入れ替えることから始めてみませんか？もし自社での管理に課題を感じたときは、いつでもご相談ください。皆さんの大切な書類を未来へつなぐお手伝いをさせていただきます。