こんにちは。「スマート書庫」事務局です。

皆さんのオフィスのキャビネット、今の状態はいかがでしょうか？

ふと気づけば、背表紙の日付が数年前のままのファイルが、何食わぬ顔で鎮座している……なんてことはありませんか？

書類整理というのは、いわば「会社のデトックス」です。

体の中に老廃物が溜まると健康を害するように、オフィスの中に不要な書類（＝期限切れの情報）が溜まり続けると、業務効率という血流が悪くなり、さまざまな不調を引き起こす要因となりかねません。

「いつか使うかもしれない」「捨てるのが怖い」

その心理が、オフィスの循環を悪くしている可能性があります。

もし明日、重要な監査が入るとしたら、あなたは「ここにある書類はすべて管理下にある、現役のものです」と自信を持って言えるでしょうか？

 

今回は、そんな不安を解消するための「保存期間満了を知らせるアラート機能」と、それを活用した「廃棄漏れ防止の仕組み」についてご紹介します。

なぜ「廃棄」は「保管」よりも難しいのか

「とりあえず保管」が生む、見えないコストとリスク

書類をファイリングしてキャビネットに置く。この「保管」という行為は、実はとても簡単です。

しかし、一度保管したものを「廃棄」する判断を下すのは、その何倍ものエネルギーを必要とすると思います。

「もし捨ててしまって、後で必要になったらどうしよう？」

担当者様の多くが抱くこの不安が、書類を溜め込む最大の要因と言えるでしょう。

しかし、ここで少し視点を変えてみてください。

その書類が入っている段ボールの保管、、、一等地のオフィスを、高額な「倉庫」代わりにしていませんか？

物理的なスペースの圧迫は、目に見えるコストの無駄遣いです。

しかし、それ以上に懸念されるのが、必要な書類が不要な書類の山に埋もれてしまい、検索性が著しく低下することです。

これはまさに、血管が詰まりかけている状態に似ています。

「持ち続けること」が招く情報セキュリティのリスク

会社法など、法律で定められた保存期間（例えば7年や10年）を守ることは企業の義務です。

しかし、期間が過ぎた書類、いわゆる「役割を終えた書類」を持ち続けることのリスクについては、意外と見落とされがちです。

もし、保管期限を過ぎた書類の中に、個人情報や取引先の機密情報が含まれていたらどうでしょうか？

書類の量が増えれば増えるほど、管理の目は行き届きにくくなります。

その結果、万が一の紛失や盗難、あるいは誤廃棄などが起きた際、本来ならすでに処分できていたはずの情報まで流出してしまう恐れがあります。

また、古い情報が混在していると、必要な最新情報を見つけ出すのが難しくなるだけでなく、誤って古いマニュアルや契約内容を参照してしまうといったミスを誘発する可能性もあります。

「念のため持っておく」という心理が、かえって「守るべき情報の管理」を難しくし、セキュリティリスクを高めてしまうこともあるのです。

文書管理台帳は「オフィスの健康診断カルテ」

台帳がないと始まらない

書類の「捨て時」を正確に把握するためには、まず現状を把握する必要があります。

そこで重要になるのが「文書管理台帳」です。これは、いわば書類のカルテのようなものです。

一般的に、文書管理台帳には以下の項目が含まれていると良いとされています。

 

・文書名（ファイル名）

・作成日

・作成部署・担当者

・法定保存期間

・社内保存期間

・廃棄予定日（満了日）

・保管場所（キャビネットNo.や外部倉庫の箱番号）

 

このカルテが整備されて初めて、どの書類が「健康」で、どの書類が「処置（廃棄）」が必要かが見えてきます。

Excel管理の限界と落とし穴

多くの場合、最初はExcelなどの表計算ソフトで台帳を作成されるかと思います。

もちろん、徹底したルール運用ができればExcelでも管理は可能でしょう。

しかし、行数が数千、数万となってくるとどうでしょうか。担当者が退職し、引き継ぎがうまくいかなかった場合、そのExcelファイルは誰にも更新されないまま、ただの「文字の羅列」になってしまうことが懸念されます。

また、Excelを開いてわざわざ「今月廃棄すべき書類」をフィルタリングして探す作業は、忙しい日常業務の中では後回しにされがちです。これが「廃棄漏れ」の温床となりやすいポイントです。

「アラート機能」が担当者を孤独な判断から救う

システムが「捨て時」を教えてくれるメリット

ここで効果を発揮するのが、文書管理システムや台帳システムに備わっている「アラート機能」です。

これは、あらかじめ設定した「廃棄予定日（保存期限）」が近づくと、担当者にメールやシステム上の通知で「そろそろ保存期間が満了しますよ」と知らせてくれる機能です。

目覚まし時計をかけずに眠るのが不安なように、書類の管理も自分の記憶や手動のチェックだけに頼るのは不安がつきまといます。

アラート機能は、「忘れても大丈夫」という安心感を担当者に提供してくれる心強いパートナーと言えるでしょう。

アラートは「捨てる」ためではなく「見直す」ためにある

アラートが鳴ったからといって、すぐに機械的に廃棄するわけではありません。むしろ逆です。

アラート機能は、「本当に捨てて良いか、延長すべきか」を立ち止まって考える機会を与えてくれるものです。

システムが提示する「満了リスト」を元に確認を行うことで、「必要な書類を誤って捨ててしまう」という誤廃棄のリスクも防ぐことができます。

 

1.アラート通知を受け取る（見直しのきっかけ）

2.リスト化された対象書類を確認する

3.延長が必要なもの以外を承認し、廃棄フローに乗せる

 

この仕組みがあれば、「これ、捨てていいのかな……」と一人で悩み、結局キャビネットに戻してしまうという時間を大幅に削減できるかもしれません。

廃棄漏れ防止がもたらすクリーンな環境

アラート機能によって定期的な廃棄サイクルが確立されると、オフィス環境は劇的に変わります。

 

・スペースの有効活用: 不要な文書を排出するサイクルが整うため、常にキャビネットに余裕が生まれます。

・検索性の向上: 「今、必要な書類」だけが保管されているため、探し物がすぐに見つかります。

・リスク管理の徹底: 保存期間満了の管理が徹底されることで、不要な情報を持たないスリムで安全な体制が維持できます。

 

まるで、定期的にデトックスを行い、健康状態が維持されているアスリートの体のように、組織全体が軽やかに動けるようになることが期待できます。

まとめ：外部保管とデジタルの併用で、循環するオフィスへ

書類の「入り口（発生）」だけでなく、「出口（廃棄）」を管理することは、健全な企業経営において非常に重要です。

アラート機能を持つ台帳システムを活用し、廃棄のタイミングを逃さない仕組みを作ることで、廃棄漏れというリスクを防ぐことができます。

また、まだ捨ててはいけないが、オフィスに置いておくと場所を取る書類については、外部の書類保管サービス（外部倉庫）を利用するのも一つの有効な手段です。多くの外部保管サービスでは、Web上で預けた書類の保存期限を管理できるシステムを提供しています。

「期限が来たら、システムからアラート通知が届き、そのまま溶解処理へ」

このようなスムーズな連携ができれば、担当者様の手を煩わせることなく、書類のライフサイクルを完結させることが可能です。

書類整理に追われる日々から卒業し、本来のクリエイティブな業務に集中するために。

まずは、こうした「通知機能」を備えた文書管理システムの導入や、Web管理機能付きの外部保管サービスの検討から始めてみてはいかがでしょうか。