契約書の
書類保管管理サービス

タイトル

契約書には冒頭にタイトルを記載します。売買契約書・業務委託契約書・秘密保持契約書など、抽象的にどんな契約書であるかを示します。
タイトルがないと、契約書の特定・分類・管理にも不便です。
大量の取引がある会社などではタイトルに契約書番号などをつけて管理するようなこともあります。

前文

契約書の一番最初の段落に書かれるものです。前文には契約書の当事者・日付・契約書名と、契約締結の目的を書きます。
前文は、誰と誰の間に、何のために作成され、いつからいつまで有効な契約書か分かるようにすることが目的であり、契約書の前文を見てわかるのは事務手続き上においても便利です。
契約書の事務手続きの便宜からも契約書に必要な記述とされています。

契約条項

契約条項は、契約の条件を記載したものです。「ビジネス条件」と「法律上の条件」に分かれていると考えるとわかりやすいです。
ビジネス条件としては、例えば、売買契約なら数量・値段・引き渡し場所・支払い条件などの条件を記載します。
これに対して、法律上の条件、例えば知的財産権の定め、損害賠償、契約の終了原因などの条件は、法律上根拠があって契約書に書かれるものです。

後文

後文とは、契約書の保管や締結の方法を示します。
「本契約の成立を証するため、この業務委託契約書の原本2通を作成し、委託者甲及び受託者乙は、それぞれ署名又は記名押印のうえ、各自その1通を保有する。」というようなものです。
後文には、契約書が証拠となることが端的に「証するため」と示されています。また、原本の保管の場合の他に、写しを作成して保管する、とされる場合もございます。

日付欄と署名・記名押印欄

契約書には、日付欄と署名・記名押印欄があります。
日付欄は、年、月、日の順に、後文のすぐあとに、右寄せで記載します。
「年」については、西暦・元号表示どちらでも構いませんが、契約書で年月日を記載する際にどちらにするか統一しておき、ばらばらにしないようにしましょう。

契約書の頻出条項

「守秘義務」「契約解除・解約」「期限の利益喪失」「反社会的勢力の排除」「損害賠償」「不可効力免責」「権利義務の譲渡禁止」「準拠法と合意管轄」「協議条項」の条項は契約書の一般条項としてほとんどの契約書に必要とされる契約条項です。

契約書原本に穴をあけたり、製本をほどいたりしない

2紙の契約書原本をファイリングする際のもっともオーソドックスな方法は、クリアポケットに入れてリングファイルに綴じていく方法です。
原本に穴あけパンチで穴をあけ、そのままリングファイルに保存したり、100頁を超える大部のためスキャンが面倒で製本をほどいてしまったりする方がいらっしゃいます。
しかし、有事の際に以下のようなリスクがあります。

・印影を確かめられなかったり、文字が欠落したりして、解釈に影響を及ぼしかねない
・改ざんしたと主張されるおそれがある
せっかく締結した契約書でそうしたトラブルに遭わないよう、原本は丁重に扱いましょう。

電子帳簿保存法を遵守する

電子帳簿保存法は2022年1月に改正され、大幅な変更や緩和が入りました。契約書を含む重要書類の保管方法にも影響があるため、改めて確認しておきましょう。
電子帳簿保存法はまだまだ新しい法律で、今後も改正される可能性が十分にあります。その都度最新の情報を得られるように注意し、保管期間や保管方法に反映できるようにしてください。税務調査が入った際に、改正されたことを知らなかったでは許されません。

電子帳簿保存法に関する情報は わかりやすく説明！電子帳簿保存法で詳しく記載しております。

保管場所の安全性を確保する

どこで保管する場合でも、契約書は施錠可能なキャビネットに保管するのが一般的です。
しかし地震、火災、水害などに見舞われる可能性もありますし、悪意の侵入者や持ち出しがないとも限りません。
重要な契約書は、水没の可能性がある地下や1階には保管しない、耐火金庫を利用するといった工夫も検討しましょう。

業務効率の向上、情報の検索が迅速に

契約書を電子化すれば印字が薄れるといった問題は生じませんし、保管用のスペースも必要ございません。
また、クラウド型のサービスであれば、天災などによりオフィスに物理的被害が及んだとしても紛失することがありません。
他にも、業務効率の向上、情報の検索が迅速にできるというメリットもございます。
どれだけ膨大なデータが入っていても、適切にシステムで管理されていれば、瞬時に知りたい情報の確認が可能になります。
スマート書庫では、箱の預け入れ／取り出し指示だけではなく、倉庫の書類と事務所内の書類箱も一緒に管理することができる統合書類管理システムを無料でご利用いただけますので是非ご利用ください。

契約書の保管・管理が楽になる

契約書の保管義務は会社法上は10年間であり、紙での運用の場合、取引量が多い企業などは膨大な保存スペースが必要となります。段ボールなどに保管しておくのが通常ですが、多くのスペースを占領してしまいます。 また、いざとなった場合に目的の契約書を探し出すのが大変で、紛失のリスクも大きいです。
スマート書庫では、箱の預け入れ／取り出し指示だけではなく、倉庫の書類と事務所内の書類箱も一緒に管理することができる統合書類管理システムを無料でご利用いただけますので是非ご利用ください。