書類管理
ドキュメントワークフローという考え方
オフィスの書類を効率的に管理し保管をしていくためには、ドキュメントマネージメントワークフローという考え方を身につけましょう。
ドキュメントマネージメントワークフローとは、「書類の作成、活用、保管、廃棄までを管理する流れ」のこと。書類管理に必要な流れをしっかり理解することが大事です。
ドキュメントマネージメントワークフローは多くの考え方がありますが、基本ワークフローは「作成→活用→保管→廃棄」の4ステップです。
中でも書類を作成する段階が一番大切です。最初にルールも決めずに書類を作成すると、いざ保管・保存をしようと思ったとき困り、その間に書類は溜まる一方になってしまいます。
書類作成時のポイント
契約書、取締役会議事録、見積もり規定書、履歴書や人事査定書などの人事労務関連など企業には沢山の重要書類があります。
これらの書類はある程度フォーマットが決まっていることも多く、取り扱う部署も比較的明確になっている場合が多いでしょう。
一方、提案書などは作成する人ごとにフォーマットがバラバラになっていたり、場合によっては担当者のデスクの中に保管（放置？）されたままということは意外と多く見受けられます。
書類を効率的に管理するためには当然ルール化することが大切です。しかし、一からルールを策定するとなると時間もコストもかかってしまいます。そこで、まずは今使っている文書・書類の一覧表（管理台帳）を作成することをお勧めします。
一覧表を作成する場合、書類のタイトルとかは気にせず漏れなく表に纏めます。一覧を作ると同じ種類の書類なのにタイトルに揺らぎがあったりすることに気がつきます。書類管理をする上でタイトルの統一は大切です。書類名を漏れなく記載したら内容や目的の観点から重複した書類を見つけ分類し、タイトルを統一しましょう。
次に書類を管理するための番号を考えます。文書管理番号の付け方は会社によって様々ですが、作成部署、用途、を考えアルファベットと日付を組み合わせたものが一般的です。
また、一覧には誰が作成するか、誰が管理・保管をするかも記載します。これも一気に完成させようとすると大変なので、できるところから手をつけていきましょう。
以下にオフィスで管理する書類の代表的なものを列挙しておきます。
- ・会計経理文書
- ・決算文書
- ・事業関連文書（企画提案書、見積もり規定書など）
- ・法定文書
- ・契約書
- ・取締役会議事録
- ・技術文書・図面
- ・設計書
- ・人事労務関連文書（履歴書、人事査定書など）
ここに列挙した以外にも沢山の書類があります。これらの書類を管理するためには重要性や機密性などの軸で分類することが必要となります。このような分類の仕方を書類の属性別分類といいます。書類の属性に関するコンテンツも参考にしてみて下さい。
