電子契約サービス導入時に気を付けたいこと
2020/10/21
昨今の新型コロナウイルスの流行を受け、感染予防対策としてテレワークを推進している会社も多いと思います。一方で、テレワークへの移行を阻むものとして、日本の紙・ハンコ文化が取りざたされており、それを解決する手段として「電子契約サービス」の導入、もしくは導入の検討を始めている会社が増えてきています。
電子契約サービス導入のメリットと、導入時に気を付けたいことについて解説します。
Contents
【電子契約サービス導入のメリット】
① コスト削減
電子契約サービスを導入することで、郵送代・印刷代といった直接コストや、製本作業や原本のファイリング作業やそのための出社といった業務コストも大幅に削減可能です。また電子契約書面は印紙貼付が不要となり、節税効果も見込めます。
② 事業活動の維持
契約に係わる作業のための出社が必要ないため、台風等で出社ができない状況下でも契約業務を滞りなく進めることができます。
③ 業務効率化
紙面で契約書を締結する場合は、原本の印刷⇒郵送⇒押印⇒返送といった段取りを踏まざるを得ず、２～３週間かかってしまうこともままあります。更に途中で内容の変更があった場合は、再度印刷からやり直しとなり、大変な手間が発生してしまいます。電子契約の場合は、電子データで確認・承認を行うだけなので、格段にスピーディな契約締結が実現できます。内容の変更があった場合もファイルを再度アップロードするだけで変更が可能です。また、過去の契約書の確認も、検索機能等を利用して簡単に行うことができます。
④ コンプライアンス強化
３Dプリンター等で印鑑の偽造は簡単にできてしまいます。それを人間の目で見破ることは困難ですが、電子契約であれば改ざんの有無をデジタルで確認可能、法的安全性を担保しているケースがほとんどです。
⑤ 保管スペースが不要
紙面で契約を締結した場合、法定保管期限が定められており、物理的なスペースが必要となります。キャビネットに保管をしてもどんどん増える一方なので、管理に手間がかかり、必要なときに必要な契約書を確認するだけでも、非常に工数がかかってしまいます。
【電子契約サービス導入時に気を付けたいこと】
ここまで、電子契約サービスのメリットをお伝えしてきましたが、当然デメリットもあります。以下の点に気を付けて導入を検討すると良いでしょう。
① すべての契約に適用できるわけではない
一部の契約については電子契約が認められていません。（下記参照）
・定期借地契約・定期建物賃貸借契約・特定商品取引法で書面交付義務が定められているもの
電子契約サービスを導入しても、これらについては紙面での契約締結が必要となります。
② 相手側との調整
契約とは双方の合意です。一方が電子契約を導入していても、受け入れ側が電子導入をしておらず紙面での締結を希望する場合は、合わせざるを得ないケースもあります。また、電子契約サービスは複数ありますので、自社では「A」というサービスを利用しているが、相手方は「B」というサービスを利用している、という場合もどちらかが相手に合わせる必要があります。
電子契約サービスによっては、受け入れ側でも費用発生するケースがありますので、相手側にもメリットがある、ということをきちんと説明し、理解いただくことが大切です。
③ 過去契約書の管理
電子契約サービスを導入することになったからといっていきなりすべての契約を電子化できる会社は少ないと思います。まずは1部門から、この種類の契約書から、という形でスタートし、徐々に範囲を広げていくのが良いでしょう。すぐに書類保管のスペースが不要になったり、管理が簡単になるわけではありません。電子契約活用のルールをしっかりと定め、これまでの紙の契約書の管理方法、電子契約後も残る紙の契約書の管理方法についても見直すことが重要です。
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