「ケア記録や報告書、種類が多くて保存期間はバラバラ。そろそろ廃棄もしなくちゃ･･･」
「自治体に提出するあの書類ファイル、どの箱に入れたっけ･･･」
「利用者の個人情報の管理、セキュリティ面に不安がある･･･」
「書類保管の専門業者を活用したいけど、料金が高そうで･･･」

介護分野で日夜エッセンシャルワークに従事されているみなさま、こんなお悩みはありませんか？

今回は介護の書類が生み出す事務負担について少しお話しできればと思います。

「事務も大事、だけどもっと利用者のケアに集中したい！」
「従業員の事務残業を解消して、負担を減らしたい！」
「書類を探す手間と時間をとにかく節約したい！」

など、介護事務作業の効率化に興味がある方はぜひご覧ください。

介護分野の事務作業は効率化へと動いているが

社会保険審議会介護保険部会に設置された「介護分野の文書に係る負担軽減に関する専門委員会」が発表した
令和4年11月7日付の取りまとめでは次のように報告されています。

“介護分野の文書に係る負担軽減については、介護人材の確保が喫緊の課題とされる中で、
専門職等が利用者のケアに集中し、ケアの質を確保する観点から、極めて重要な課題である。“
　
出典：厚生労働省 （介護分野の文書に係る負担軽減に関する専門委員会取りまとめ）

近年ますます重要度が増している介護分野ですが、

・自治体への申請手続の複雑化
・自治体ごとに異なる申請様式
・現場で作成、保存の義務がある文書の管理

などを理由とした現場の事務負担も増加しており、人手不足の要因の一つともいわれています。介護事務員やアウトソーシングの需要が高まっていることからもその状況がうかがえます。

これらの実情を踏まえて同委員会では指定申請に必要な書類の簡素化、電子申請・届出システムの利用推進を含めたペーパーレス化の実現、文書負担の軽減に向けて議論が交わされています。

このような負担軽減へ向けた取り組みは着実に進んでおり、今後も進展に引き続き期待したいところですが事業所ごとの設備や技術的な問題に加え自治体の調整なども考えると、解消すべき課題は少なくはない印象です。

いま目の前にある書類箱やファイルが一気になくなって…というわけにもいきませんよね。
文書量の半減を達成するにはもうしばらく時間が必要かもしれません。

介護書類の保存って？　期間は？

厚生労働省令「介護老人保健施設の人員、施設及び設備並びに運営に関する基準」では、各条項に規定している施設・サービス他にかかる記録を整備することに加え、その完結の日から２年間保存しなければならないと定めています。また、基準法令では2年間保存ですが各自治体の条例によっては一部書類の保存期間を5年としている地域があります。

介護の書類は種類も多かったり、申請時の添付書類も考慮しないといけなかったり。新規の利用者分はどんどん追加されていきますから、その分書類も増えてしまうでしょう。

保存期限が過ぎた書類をいつまでも保持し続けることも避けたいですね。
タイムリーかつ適切な手段で廃棄することが非常に重要です。

介護現場のみなさんも施設や事業所の所管行政にご確認されつつ、書類管理の作業に貴重な時間を割いていらっしゃるのではないでしょうか。

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介護分野の書類に係る負担のすべてというわけにはいかないかもしれませんが、今ある書類のことは文書管理のエキスパートである三井倉庫ビジネスパートナーズにお任せいただくことで、きっと皆さまのご負担を軽減できるはず。

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