多くのオフィスでは現在でも、紙の書類が日々発生しています。

読者の皆様も業務に関係する情報の取り扱いには日頃から注意を払われていると思われますが、書類廃棄時は特に情報の取り扱いに配慮する必要があります。

書類が適切な方法にて廃棄されなければ、重大な情報漏洩問題へと繋がるリスクがあり、最悪の場合、社会的信用を失う可能性もあります。

 

そこで今回は、情報漏洩を防止する適切な文書の廃棄についてご紹介いたします。

文書廃棄の概要

企業で日々発生する書類には機密情報が多く含まれており、それらは容易に廃棄を行うことはできません。

機密文書の例として、

社外秘文書：顧客リストや企画書など

秘文書　　：個人情報、契約書など

極秘文書　：プロジェクト資料、非公開の経理文書などと分類されます。

保存年限が策定されている機密文書は、一定期間までの文書保存を行う必要がありますが、

電話の取り次ぎ時に聞いた折り返し連絡先や、顧客への提案資料など、機密文書を取り扱う場面はとても多くあります。

 

これらの機密文書の廃棄方法として最も一般的なものとして、シュレッダーを使用した書類廃棄があります。

シュレッダー廃棄のメリットは、好きなタイミングで廃棄ができ、少量の書類であれば手軽にコストを抑えることができるため、広く利用されています。

 

一方、シュレッダー廃棄のデメリットは、大量の書類を廃棄する際には手間と時間を要することです。

例えば、作成した資料にホチキス止めなどの加工が行われている場合、それらを外す作業が発生します。

 

また、シュレッダー内に書類が溜まってしまった際には、誰かが処分しなければならず、工数と時間を要することとなります。

 

他にも、廃棄書類をまとめて焼却処分、溶解処理などの方法がありますが、搬出時まで書類を保存するスペースや、都度廃棄業者へ発注・依頼を行うことが必要となり、同じく工数と時間を要してしまいます。

 

そこで本記事では、保存期限設定のない書類の少量向け書類廃棄の方法を2種類ご紹介いたします。

 

機密文書定期回収サービス

 

文書投入用の専用ボックスを設置し、そのボックスへ書類を投入することで、

投入後の書類を専門の業者によって定期回収するサービスです。

 

書類回収頻度は、導入時に隔週◯回などと定めることによって、定期的に廃棄業者がオフィスまで回収に向かい、安全かつ安心に廃棄まで行うことができます。

 

セキュリティ対策として、基本的にボックスに施錠が施されていることが一般的であり、引き取り業者のみ解錠することができるため、社内・社外問わず他者によって開封されるリスクが減少することから、セキュリティ対策にもつながります。

文書箱を引き取る際は、中身を開封することは一切せず、完全に情報の機密性を保持した状態で廃棄施設へと文書を持ちこみ、溶解処理を行うことが一般的です。

 

ふせんやホチキスなどを一つずつ外すことなく、専用のボックスに投入可能であることから、廃棄までの工数が大きく減少します。

 

 

文書箱を一括で業者が引き取る機密書類一括廃棄サービス

 

テレワークの推進などにより、サテライトオフィスなどで機密文書を取り扱う場面も増えてきている中で、書類が複数箇所に点在していることもあるかもしれません。

そこで、配送先を設定することで、廃棄業者がその場所まで一括で引き取りに来てくれるサービスです。

テレワークでの活用や、オフィスの移転など、短期間で発生する書類箱を一括して引取から廃棄まで管理することができます。

 

こちらも一つ目のサービス同様、文書箱を引き取る際は中身が開封されることなく、情報の機密性を保持した状態で廃棄施設へと文書を持ちこみ、溶解処理を行うことが可能です。

 

引き取り後の文書箱を開封せずそのまま溶解処理することから、情報セキュリティ対策へとつながります。

 

 

上記2点ご紹介の書類廃棄方法につきまして、

それぞれの特徴は以下表の通りです。

 

 

保存期限の設定がない機密文書の取り扱いに限定されますが、これらのメリットとして、

 

■従業員のメリット

• 廃棄書類をボックスに投入のみで廃棄作業完了
• 冊子などホチキスがついた書類もそのまま投入可能

 

■企業のメリット

• 廃棄の際に発生する作業工数が大幅に削減可能
• セキュリティ面からも安全且つ安心に文書の廃棄を行うことが可能である
• 溶解処理後の文書はリサイクルされるため、環境に配慮した廃棄処理が可能

 

☑機密書類廃棄時のセキュリティ性の向上

☑社内廃棄処理工数の見直しによる時間コストの確保

☑溶解処理によって再生紙へと生まれ変わることから、環境への配慮に特化

 

新年度が始まるこの時期に、ご自身のニーズに合わせたサービスを利用し、身の回りの社内書類整理を行ってみてはいかがでしょうか。