文書のライフサイクルとは、文書が発生してから、活用、保管、保存、そして最終的な廃棄までの一連のプロセスを指します。

文書のライフサイクルを適切に管理することは、業務の効率化やコンプライアンスの遵守において重要となります。

下記ではライフサイクルのフェーズ毎に業務効率化に効率的と考えられる方法についてご説明します。

文書のライフサイクル５つのプロセス

【発生】

文書のライフサイクルは文書の「発生」からはじまります。

文書の発生(作成)にかかる時間を短縮し、業務効率化を図るためには、よく使う文書を事前にテンプレート化しておくことや、フォーマットや内容が一定の文書ではAI文章生成ツールなどを活用することが考えられます。

電子署名や自動承認ツールを組み合わせることで、契約書などの処理速度を向上させることも可能でしょう。

またこのフェーズで文書を電子化しておくと、後に効率よく「活用」・「保管」と進めることが出来ます。

【活用】

作成された文書は日々の業務の中で頻繁に活用されることでしょう。

文書の閲覧、編集、共有などがこのフェーズで行われます。

「発生」のフェーズで文書を電子化しておけば、文書をクラウド上で保管し、どこからでもアクセス・編集が可能な状態にすることが出来ます。

それによりオフィスにいなくても文書を確認することが出来るようになり、またチームで共同利用することも可能です。

編集を行った際にはメンバーに自動通知する機能なども利用出来、より効率的に文書の活用を行うことが出来ます。

【保管】

日常的に利用される文書は、一般的に事務室内に「保管」されます。

保管された文書は必要に応じて参照・閲覧出来るようにしておく必要があります。

文書管理システムでは、データの検索やバックアップなどを効率的に行うことが出来、文書を一元管理することが出来ます。

さらに電子化された文書であれば、クラウドベースの文書管理システムで文書の保管が可能となります。

【保存】

日常的に業務で利用されなくなった文書は「保存」のフェーズに入ります。

一般的に保存は事務室外の文書庫や外部倉庫で行われ、法令で定められた期間保存する必要があります。

必要な時に必要な文書を迅速に見つけることが出来ること、また保存期間が過ぎた文書や不要になった文書を迅速に「廃棄」へ進めることがこのフェーズでは重要です。

例えば文書管理システムを利用すれば該当文書へ簡単にアクセス出来、廃棄のルールとタイミングを明確にしておくことで業務を効率化することが可能となります。

電子化された文書であれば、文書管理システム内での検索・閲覧・管理が可能となり、書類を取り寄せる手間や時間を短縮出来ます。

【廃棄】

文書の保管期限が過ぎ、法的にも保存の必要がなくなった文書は「廃棄」されます。

この際、個人情報や機密情報が含まれる場合は、適切に廃棄することが求められます。

業務を効率化するには、「保存」期間中に適切に文書を保管・管理し、廃棄ルールを明確にする、特に廃棄期限を迎えた書類が定期的に廃棄されるようルールを確立することが重要です。

例えば、文書管理システム上で、文書の保存期限や更新作業を自動でスケジューリングすることで、定期的な確認を忘れることなく、廃棄のルールを保つことが可能となります。

さらに電子化された文書であれば、溶解(廃棄)処理設備での廃棄作業が不要となり、手間とコストを削減することも出来ます。

◆まとめ

文書のライフサイクルの中で、文書の管理ルールを確立しプロセスをスムーズに進めることは、作業時間の短縮やミスの防止、情報の整理を図るために非常に重要となります。

文書を管理するシステムを導入することで、文書の作成から廃棄までを一元的に管理し、作業時間の短縮や管理にかかる負荷の削減が期待でき、さらに情報漏洩やコンプライアンス違反、記録の改ざんなどの法的なリスクも軽減することが可能となるでしょう。

三井倉庫ビジネスパートナーズでは、紙文書と電子文書の一元管理が可能な書類管理サービスと、文書のライフサイクルに応じた最適な管理方法をご提案・運用を支援する文書管理コンサルティングのサービスを提供しています。

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