書類保管サービスの選び方

2025/06/24

書類保管サービスを選ぶにあたっては、コスト面やセキュリティ面を考慮することはもちろんのことですが、使い勝手や運用面も大事な検討ポイントとなります。

今回は、気が付きにくい検討ポイント4点を紹介しますので、比較検討をする際の参考にしてください。

Contents

保存箱

書類を預ける際に文書箱はどのようにしていますか？

市販の段ボール？　社内にある空き段ボール箱？

企業によっては、文書保管用の段ボール箱が決められている場合もありますが、

多くの場合は、自分たちで決めなければいけないのではないでしょうか。

一口に段ボール箱と言って、形状、サイズなども異なり、バインダーファイルがどう入るのかも異なります。そして、もっとも注意が必要なのは強度です。長期の保管に耐えられる強度の段ボールを選ぶ必要があります。

これらを自分たちで決めるのは大変なので、書類保管用の保管箱がセットで用意されているサービスをお勧めいたします。少し値段は高くなりますが、プロ仕様で安心です。

多くの場合、書類を預けたのち、その後の管理や入出庫に際して、サービス会社から専用システムが共有されます。

実際に使ってみると、画面が見づらい、画面構成がよくわからない、マニュアルを読んでもよくわからない、画面が切り替わるのに時間がかかる、などということになるとストレスがたまるもの。

このような不安がある場合は、デモ画面あるいはマニュアルを見せてもらうように頼んでみましょう。

システム操作は、その後、担当者が変わる時の引継ぎのネックにもなりかねませんので、検討のポイントに入れることをおススメします。

書類管理サービスの会社から提供されるシステムで、もう一つ確認したいのが保存期限を設定できるかどうか。

ただ単に設定できるだけではなく、期限が到来した場合に通知が発信されるのか、その後、廃棄の手続きにはどう進めるのか、なども確認をしましょう。

ところで、仮に期限設定されるとした場合、具体的な年月日まで設定できるでしょうか。

法定保存期間は、10年、7年など年数で決められていますが、月や日まで設定しようとすると判断がつかなくなるのではないでしょうか。

このようなこともあるため、基本的には保存期限は法定の年数を超えたおおまかな月日を設定して、その時期が到来した時に通知が来るという仕組みになっていることが理想です。

つまり、保存期限管理はアラート機能として使えるかどうかがポイントとなります。

どの箱にどの文書が入っているのか？

サービス会社に預けたあとでもわかるように、あずけた文書の管理台帳が必要になり、

Excelなどを使って、自分たちで作成しているケースが多いのではないでしょうか。

どういう様式で、どういう情報を記載するか、といったことを考え出すと意外と悩ましいもの

そのような時は、管理台帳の有無をサービス会社に聞いてみることをおススメします。

理想は、サービス会社が提供してくれるシステムの中でデータとして管理できることです。

以上、4点について説明しましたが、

スマート書庫はこれらすべての要件を満たしています。

・専用の文書保存箱

・誰もが直感的に使えるわかりやすいシステム

・保存期限のアラート機能

・文書の管理台帳ツールをご提供

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