皆様突然ですが日々関係ない業務に時間を取られてはいないでしょうか。

今回はそのような悩みを抱える方々にお役に立てればと考えておりまして

コア業務に集中したい方々に向けてお勧めのサービスをご紹介出来ればと思っております。

 

ニューノーマルな時代のオフィス最適化に、今や当たり前！？ 大注目の電話代行サービスとは？

 

【導入】 

ニューノーマルな働き方として、近年リモートワークの普及やデジタル化への進展が多くの企業で実施をされていますが、皆様の会社ではどのような働き方改革を実施されていますか？リモートワークやデジタル化、働き方改革にむけ、近年注目を浴び導入している企業も急増したサービスの一つとして「電話代行」というサービスがあります。

本記事では、電話代行サービスの概要、活用シーン、メリット・デメリット、各社の比較などをご紹介します。 

 

【電話代行サービスとは？】

電話代行サービスとは、会社やオフィス、店舗などにかかってくる電話を代わりに受付、ヒアリングした伝言をメールやビジネスチャットツールに通知するサービスです。

 

リモートワークを導入している企業で、多くの企業で導入の障壁となるものが固定電話の応答です。

 

在宅勤務をする社員が増える中、クラウドPBXなどリモート環境で受電をする仕組みが整っておらず、固定電話の応答のために出社しなければいけないというお悩みなどは少なくないのが現実です。電話絵代行サービスは、専門のオペレーターに電話応答を丸ごと任せられるので、在宅勤務でも固定電話の心配がなくなります。

 

具体的には、リモート環境でもお客様からの電話を受けることができる、営業電話や間違い電話への対応を0にすることができる、電話代行サービスの内容によっては、専門職に特化したプロのオペレーターに任せられたり、案内内容を細かくカスタマイズして、応答のクオリティーを向上させるなどなどです。 

 

電話代行サービスを利用することで、在宅勤務での固定電話の問題を解決し、生産性を向上させ、機会損失を防ぐことにも繋がるのです。

【活用シーン】 

 

電話代行サービスを利用する企業の活用シーンをご紹介します。 

・営業職が多い会社 

営業職が多い会社では、外出中の社員にかかってきた電話を個人携帯に転送することが多いですが、移動や商談の最中は電話を受けられず、電話を取りこぼしてしまいがち。

電話代行サービスを導入することで、オペレーターが代わりに問い合わせを受け、ヒアリングを行い、ヒアリング内容をメールやチャットで共有することで取りこぼしや機会損失のリスクを削減することができます。

・営業電話に時間を取られている会社 

会社にかかってくる電話は5割以上が営業電話や間違い電話と言われています。

電話代行のサービスを利用すれば、事前に営業電話の対応を設定できるので、一日何十分も営業電話に時間を取られることがなくなります。

・営業時間外でも電話を受けたい会社 

塾やフィットネスなど、主にBtoC企業に多いと思いますが 

営業時間外でも電話を受けたいというニーズも解決できます。

例えば塾の場合、学校が終わってから営業が開始するケースが多いと思いますが 

午前中なども親御さんからのお問合せがある可能性もあります。

そこで営業時間外でも電話を受けたい、講義中の電話を受けられるようにしたいといったニーズも解決することができるのです。

 

次に、電話代行サービスを導入するメリット・デメリットをご紹介します。

【メリット】

・会社にかかってくる営業電話や間違い電話の応答を電話代行に任せることで、業務に集中できる

会社にかかってくる電話の5割以上が、営業や間違え電話というデータがあります。

そのような電話を受ける手間がなくなるため、本業に集中でき生産性が向上します。

・在宅勤務時、電話受付業務のために出社をしなくていい 

電話受付業務のためだけに出社をしている社員も、固定電話の受付をなくすことで在宅勤務に切り替えることができます。

・受電内容をリアルタイムに把握することができる 

受電内容をすぐにteamsやチャットワーク等のチャットツールに転送できるサービスが多く、在宅勤務中や外出中でもリアルタイムで受電内容を確認できます。

・塾など、受付スタッフがいない営業時間外での顧客の取りこぼしを防ぐ

電話代行サービスの中には、24時間対応可能な業社もあるので、受付時間外の問い合わせにも対応できます。

【デメリット】 

・あらかじめ想定されていない問い合わせには対応ができず、折り返し対応となる 

対応方法についてはあらかじめ電話代行業者と相談しながら策定しますが、想定されていない問い合わせが入った場合、すぐに回答できず折り返しの対応になります。 

・宛名などの聞き間違いが発生するケースがある 

電話代行サービスによっては、担当者や電話番号の聞き間違いが発生するケースもあるようです。

・従量課金のサービスが多く、予算化しづらい 

多くの電話代行サービスでは月額基本料金の設定がありますが、一定以上の件数を超過した場合重量課金制になっています。 

受電件数が毎月変動する場合、予算化が難しいという特徴があります。

【各社比較】おすすめの電話代行サービス厳選7社 

では、実際にどの電話代行サービスを利用したらいいのでしょうか。 

今回は、おすすめの電話代行サービスを厳選して7社ご紹介します。 

ウケTEL　(https://www.btdp.co.jp/lp/uketel/) 

【特徴】

「ウケTEL」は、コールセンター会社が提供をする電話代行サービスです。プロのオペレーターが１件１件丁寧に対応をしてくれることが特徴。

また、電話の内容に合わせて、営業電話は問合せフォームを案内する、IR関連はIRページを案内するなど、ご案内内容をカスタマイズさせることができ、柔軟性があります。

受電後の通知ツールはSlack,Microsoft Teams,Chatwork,メールの４種から選ぶことができます。

【費用】

月額費用：月額基本料金¥10,000　＋　従量課金(1件あたり200円)※

※従量課金は1ヶ月あたりの受電量101件目より発生

fondesk　（https://www.fondesk.jp/）

【特徴】

在宅ワーカーと協力して企業の電話を受付する電話代行サービスで、電話代行の先駆者的な会社です。

一般的なオフィスにおける電話対応の質を担保することを目的としているため柔軟性は低いですが、シンプルで導入しやすいのが特徴。

導入企業や事例も多いです。

通知ツールはSlack,Microsoft Teams,Chatwork,Line works,メールの5種から選べます。

 

【費用】

月額費用：月額基本料金¥10,000　＋　従量課金(1件あたり200円)※

※従量課金は1ヶ月あたりの受電量101件目より発生

MKサービス　（https://kschannel.jp/）

【特徴】

スモールプランは月額¥2,960~とリーズナブルな料金設定が特徴。

低価格でありながら高品質で、自社にあったプランにカスタマイズできます。

部署単位や店舗、個人事業など受電数が多くない会社におすすめ。

 

【費用】

・スモールプラン ¥2,960

月額基本料金¥2,960　＋　従量課金(1件あたり¥148)

※従量課金は1ヶ月あたりの受電量21件目より発生

 

・ハーフプラン ¥5,720 

月額基本料金¥5,720　＋　従量課金(1件あたり¥148) 

※従量課金は1ヶ月あたりの受電量41件目より発生 

・スタンダードプラン ¥11,040 

月額基本料金¥11,040　＋　従量課金(1件あたり¥138) 

※従量課金は1ヶ月あたりの受電量81件目より発生 

電話代行サービス（https://denwadaikou.jp/） 

【特徴】

24時間365日対応が可能。 

多くの電話代行サービスは夜間受付に対応していないため、休日や夜間の電話受付をしたい会社にはおすすめです。

 

【費用】 

月額7,000円から利用可能。　 

時間帯ごとに価格が異なりますので、詳しくはHPをご確認ください。 

 

lancers assistant　（https://www.lancers.jp/assistant/plan_tel） 

【特徴】

ランサーズに登録をしているクラウドワーカーを活用した電話代行サービスです。 

lancers assistantでは、電話代行だけではなく、営業やマーケティング支援など様々なサポートを提供しているため、電話代行と合わせて包括的にサービスを受けたい会社におすすめ。

 

【費用】

月額5,000円から利用可能。

業界に特化した電話代行サービス 

 

弁護士ドットコム　（https://www.bengo4.com/lawyer/telAgent/）

【特徴】

弁護士のサポートに特化した電話代行サービス。

弁護士法を遵守し、法律用語を理解している専門のオペレータが対応します。

外出等で忙しい弁護士の方にはおすすめ。

 

【費用】

公式HPよりお問い合わせください。 

（https://www.bengo4.com/lawyer/telAgent/） 

 

LINE AiCall　（https://clova.line.me/line-aicall/） 

【特徴】

LINEが開発した電話自動応答サービス。

音声認識と音声合成のAIを活用し、着信内容のデータ化、及び応答まで自動でできます。

AIで対応できる問い合わせはAIが対応し、AIが対応できない問い合わせはオペレーターに繋ぐなど、ハイブリッド型の運用が可能です。

 

【費用】

公式HPよりお問い合わせください。

（https://clova.line.me/line-aicall/）

 

まとめ 

電話代行サービスの特徴や、おすすめの会社をご紹介しました。

在宅勤務が当たり前になり、働く環境が重視されるようになった現在に必要不可欠な電話代行サービス。

働き方の生産性を上げるためにも、ぜひご検討してみてはいかがでしょうか。