はじめての書類保管の外部委託。大切な書類を社外に預けるとなると、「もし情報が漏れたら…」と不安になるのは、責任感が強い担当者様だからこその悩みですよね。

今回は、そんな不安を安心に変えるための「セキュリティ監査」の視点について、紐解いていきたいと思います。

 

はじめに　なぜ「セキュリティ監査」が大切なの？

「そろそろオフィスを広く使いたいけれど、社外に書類を出すのは少し怖い……」。 総務などの現場で、一度は耳にするお悩みです。外部委託は、単に場所を借りることではありません。企業の機密情報や個人情報の管理責任の一部を託すことでもあります。

 

そこで重要になるのが「セキュリティ監査」という考え方です。

難しく聞こえるかもしれませんが、これは大切なお金を預ける前に、その銀行の金庫が頑丈か、信頼できる窓口かを確認するようなものだと考えてみてください。

大切なのは、書類を社外に出した後のリスクを最小限に抑えること。

そのためには契約を結ぶ前に、この業者さんは本当に信頼できる仕組みを持っているか？を、フラットな視点で見極めることが大切です。

業者選定時にチェックしたい3つの核心

セキュリティ体制を確認する際、専門的なチェックリストは無数にありますが、まずは以下の3つに注目してみるのがおすすめです。

物理的セキュリティ：箱の「中身」はどう守られる？

まず確認したいのは、書類が保管される「現場」の守りです。

 

・入退館管理の厳重さ： 誰でも入れる倉庫ではありませんか？ICカードでの入出管理がされていて、許可された人しか入れない仕組みがあるか。

・監視体制： 防犯カメラが死角なく設置されている、また夜間には機械警備がされているか。

・保管環境： 火災や水害、湿気への対策は万全か。

 

意外と見落としがちなのが「配送中」のセキュリティです。

倉庫に届くまでのプロセスで、どのように安全を担保しているかが重要になります。

例えば、機密性の高い書類を扱う場合、「貴重品」として扱っているか、また専用車両を用いているかなど、中身に応じた適切な手段を講じているかを確認しましょう。

組織的セキュリティ：「人」と「ルール」の信頼性

どんなに立派な倉庫があっても、それを扱う「人」の意識が低ければリスクは残ります。

 

・PマークやISOの取得： プライバシーマークやISO27001（ISMS）といった外部認証は、一定のセキュリティ基準をクリアしている客観的な証拠になります。

・従業員教育： スタッフ全員に対して、定期的な情報セキュリティ教育が行われているか。

・廃棄プロセスの明確化： 保管期間が過ぎた後、どのようにシュレッダー処理や溶解処理を行うのか。その証明書は発行されるか。

また機密文書を適切に処分するだけでなく、それを資源としてリサイクルする環境配慮（ESG）の視点を持つ業者を選択することも今や企業の対外的イメージの向上に繋がる大切なポイントです。

 

組織のセキュリティについて誠実に応えてくれる業者は、信頼に値するでしょう。

運用の透明性：万が一の時の対応力

書類を預けた後、今、自分の書類がどうなっているかをいつでも確認出来る状態であることは、心理的な安心感に繋がります。

 

・トレーサビリティ： いつ、誰が、どの箱を動かしたかという履歴（ログ）が正確に残っているか。

・Web管理システムの有無： 預けた書類の内容を、手元のPCからリアルタイムで確認・依頼できるか。

 

担当者の「あるある」、どこまで細かく見るべき？の悩み

「他社の担当さんはどうしているんだろう？？」と、自分の判断が正しいか迷うこともありますよね。

よくある「迷い」のシーンを挙げてみました。

 

・「現地に確認に行くには時間も手間もかかる・・」その代わりに、業者がすでに取得している「公的認証（Pマークなど）」の確認が有効でしょう。第三者機関の厳しい審査をクリアしているという事実は、何よりの証明になります。

また、万が一の際の責任の範囲や、具体的な対応フローが書面で交わされることは、法的な裏付けを伴う最大の安心材料になるでしょう。

・「コストとセキュリティ、どっちを優先すべき？」 安いに越したことはありませんが、セキュリティを削って低コストを実現している場合は注意が必要です。

万が一の漏洩コストは計り知れません。「安心を買う」という視点で、納得感のあるバランスを見つけましょう。

・「専門的な質問ができない……」 「書類が漏れるのが怖いんです。どんな対策をしていますか？」という素直な問いかけで十分です。プロの業者であれば、専門用語を使わずに分かりやすく説明してくれるはず。その姿勢こそが、誠実さの証です。

 

まとめ　信頼できるパートナーと作る、新しい書類管理の形

外部委託におけるセキュリティ監査は、決して相手を疑うことではありません。

物理的な設備、組織のルール、そして現場の透明性。これらを一つずつ確認していく作業は、結果として担当者であるあなたの肩の荷をふっと軽くしてくれるはずです。

外部委託のサービスを活用することで、オフィスにゆとりが生まれ、本来のクリエイティブな仕事に集中できる。

そんな未来のために、まずは一歩、安心できるパートナー選びから始めてみてください。

 

いかがでしたでしょうか。外部委託への不安が、少しでも「これならやってみようかな」という前向きな気持ちに変われば幸いです。

もっと詳しく「うちの場合はどうすればいい？」という具体的なご相談があれば、いつでも三井倉庫ビジネスパートナーズにお声がけください。