テレワークによるオフィススペース削減や引っ越しなどで、社内文書の整理に取り組んでいる会社も多いのではないでしょうか。
書類を段ボール箱に詰める前に、途中（運用）と最後（廃棄）を考慮した箱詰め（最初）について考えてみませんか。

文書箱の強度と重さ：資材の選び方と文書箱１箱の重さの目安

書類を詰める箱（文書箱）は、強度の高い文書保存箱専用の段ボールがおすすめです。文書は10年以上保管することもあります。そのため、長期保管を想定して作られている耐久性を備えた専用の箱がよいのです。
また、外部倉庫で保管する場合、図のように箱を積み上げて保管するのが一般的です。そのため、文書保管の倉庫が提供している文書箱は、縦の圧力に強い作りになっています。
例えば、一般的に引っ越し用として販売されている段ボールは、強度が高いと考えがちですが、１回の移動のために長くて１～２カ月程度物を入れておく箱として作られています。
耐久性のない箱で長期間保管すると、箱の破損や潰れが生じ、書類紛失のリスクが高まります。

文書保存箱についてはコチラもご参考にどうぞ。
⇒ https://書類保管.com/howto/hozonbako/

また、書類を詰めた後の文書保存箱1つの重さの目安は15kg程度です。
数字だけではもピンとこない、という方は「人がひとりで持って（運べる）程度の重さ」と考えてください。また、一般的に「文書保存箱」として販売されている箱（40cm前後×30cm前後×30cm前後）では、箱の７割程度の量が目安になります。
箱一杯に書類を詰めると、箱から書類を出し入れしたり、外部倉庫へ移送する際に、箱が破損しやすくなります。また、他の一般的な荷物と同様、移送や書類の出し入れに際しては、重すぎると取扱いが難しくなります。

１箱のまとめ方：保存期限と案件でまとめる

箱に文書を格納する際のまとめ方としてベストなのは、「同じ保存期限、かつ同じ案件」で箱詰めすることです。

①保存期限　※例：2030年3月末迄の保存書類

②案件 ※例：●●工事にかかる書類、××年×月度経理書類

同じ保存期限でまとめた方がよい理由は「捨てるのがラク」だから。

文書は、法定又は社内規定で定められた一定期間を保存した後、永年保管の文書を除き廃棄することになります。保存期限が違うものが同じ箱の中に入っている場合、一番保存期限が長いものをその箱の保存期限として設定します。
「この箱の中の書類は今年保存期限を迎えるものがほとんどだけど、一部３年後が保存期限の書類が入っている」という箱ばかり…、となると捨てられない箱がどんどん増えていきます。自社内で保存している場合にはスペースがひっ迫しますし、外部倉庫に預けている場合にはその分保管料がかかります。スペースの有効活用又は経費節減のため、保存期限毎に箱詰めしなおす、という労力を後からかけるのはなるべく避けたいものですよね。
同じ保存期限の文書だけだと１つの箱がにスペースがたくさんできてしまうという場合には、できるだけ保存期限の近いものをまとめると、余分なスペース（又は経費）を抑えることができます。

保存期限についてはコチラ
⇒https://書類保管.com/howto/hozonbako/

同じ案件でまとめた方がよい理由は、「探すのがラク」だから。

箱に入れて保存したとしても、その中の書類が後から必要になることがあります。その場合、必要な書類がどの箱に入っているかを特定しなければなりません。１枚の書類を探すために、何十箱もの文書箱を開けてみるということは極力避けたいものです。
どの書類がどの箱に入っているのか、表計算ファイルや外部倉庫のシステム、最近ではスマートフォンアプリで管理することができます。大抵の場合、タイトル（表題）と詳細（備考・摘要・メモなど）で箱の中の書類が何かを記録します。
この「タイトル（表題）」となるのが、ここでいう「案件」になります。

例)
・タイトル：●●工事にかかる書類、詳細：△△株式会社、2020年7月施工
・タイトル：経理書類（2022年度）、詳細：2022年4月～6月

数年後に書類を探すときのことを考えながら、箱の中にどの書類を格納したのかを記録しておくのがおすすめです。更に、箱詰めしたら右記「バインダーの箱詰め例」のように（実際にはバインダーの背表紙にタイトルを記入して）写真を撮影しておくと、何を格納したのかが記録として残ります。

文書は10年以上保管する場合もありますので、保管期間中に担当者が変わることがあります。担当者が変わっても必要な書類が探しやすいように、そして捨てやすいように、5年後、10年後を見据えて箱詰めができるとよいのではないでしょうか。

文書箱の禁忌品：リサイクルのために

文書箱を廃棄する際には、溶解処理をして再生紙とすることが可能です。
ただ、文書箱を紙のリサイクル原料とするためには、文書箱の中に格納されていてはいけないもの（禁忌品）があります。禁忌品が文書箱内に入っていた場合、工場の溶解炉が故障、停止してしまう恐れがあるためです。
最近では、紙のバインダーやクリップ、ホッチキス、ゼムクリップなどは、処理過程で分離できるため禁忌品となっていない溶解処理工場もあります。
持続可能な社会実現の一助として、溶解処理ができるような文書箱の箱詰めをご検討ください。
なお、禁忌品は溶解処理工場により異なりますので、実際にご利用になる溶解処理業者様にご確認ください。

一般的な文書保存箱の禁忌品
・発火物
・磁気媒体（CD/DVD、USB、フロッピー、ビデオテープ）
・印鑑、スタンプ
・危険物
・トロフィー、ノベルティの玩具等
・事務用品（ガラス、プラスチック製品、缶等）
・布製品

書類廃棄についてはコチラもご参考にどうぞ。
⇒https://書類保管.com/howto/haiki/

保管から廃棄までを自社で実施しようとすると思ったよりも工数や場所が必要だったという声をよくお聞きします。三井倉庫ビジネスパートナーズのサービス「スマート書庫」では保管から廃棄までをワンストップで実施できますので、こうしたお悩みを解決し工数を削減するのに有用です。
【「スマート書庫」すましょのご紹介はこちら】
少しでも興味をお持ちになりましたら、どうぞお気軽にお問合せください！