皆さんの会社でも、サービスや商品を売るための営業メンバーを抱えていると思います。最近では、コロナ禍において外出が制限されることも多いなか「インサイドセールス」といった内勤型営業で活躍している方も多いかもしれません。
今回は、営業活動を効率的に行うためのリソース配分と情報整理に焦点を当ててみたいと思います。

○営業活動と情報整理

「営業活動」とは会社に「売り上げ」をもたらす一切の活動を言います。
所謂、営業マネジメントとは、その営業活動を分析・リソース配分を最適化する事を指す訳ですが、各営業マンのリソースを分析する際にありがちなのが、新規顧客・既存顧客・資料作成、といった日々の活動内容を目的毎に分類していくパターンです。
「売り上げ」を創出するには、当然、新規獲得・既存の上積みにできる限りのリソースを充てていく事が重要になってくるのですが、そこへリソースを集中させるにあたり、忘れがちな重要な要素が一つあります。
「情報収集」のリソースです。

①既存のお客様からお問い合わせがあった際に、過去の見積りや、契約書がすぐに探し出せず、一旦折り返し対応にして、関係者に確認手配した。。。

②新規活動で、過去の類似案件の提案書を流用したかったが、提案書が見つからないので、一から再作成した。。。
まさに無駄なリソースを費やしていますよね。

営業活動の中で、いかに「情報収集」のリソースを減らせるか、実は非常に重要な課題であり、それを解決するのが、「情報整理」となります。

○情報整理の進め方

前述までは、営業活動に焦点を当ててご説明しました。社内活動における「情報整理」においては、普段より利用するファイルサーバーのフォルダ構成を統一ルールにて設定することが最重要ファクターとなります。
ルールを定めずに運用すると、単なる情報置き場になってしまい、結局ジョブローテーションが発生した際に、後任の担当者が情報検索できなくなったり、前任者のパソコンのローカルにしか情報が残っておらず再整理が必要といった非効率な作業が発生する原因となります。

フォルダ構成を統一ルール化すると、以下のようなメリットがあります。

①情報検索の高速化⇒情報収集リソースの削減

②案件引継が容易でスムーズに可能。

③ファイルサーバー容量の削減。

フォルダ構成をルール化する際は、以下のポイントに留意して運用することをおすすめします。

①必要フォルダ名はミニマム構成で運用スタートする。

最初から沢山の固定フォルダ名を作るのでは無く、最低限必要なフォルダ名を設定（例：契約書・見積書・請求書）し、運用しながらフォルダ名を追加していく。
フォルダ並びをすっきりさせるため、フォルダにナンバリングルール追加や、フォルダ名の揺れ(全角⇔半角　ハイフン⇔アンダーバー等)を無くす工夫が重要です。

②ジョブローテーションを想定したフォルダ構成を。

部内で、課・グループを横断したジョブローテーションが発生するのであれば、部単位で管理する情報と、課・グループ単位で管理する情報を分けてルール化する事により、ジョブローテーション後の引継ぎがスムーズに可能となります。

各課・グループ単位で実施するのでは無く、部単位以上で検討・ルールを検討する担当を決めることが重要です。ぜひ、「情報収集」リソースの削減に着目し、活動してみてはいかがでしょうか。

利用頻度の低い書類は外部倉庫に預け、オフィススペースを有効活用することも有用です。

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