【はじめに】

１年間で80時間。これはビジネスパーソンがある作業に費やしている平均の時間と言われています。一体、何に使っていると思いますか？ご覧いただいている皆さんは、メールチェック？書類作成？はたまた打合せ？様々な憶測が頭をよぎったかと思います。
正解はなんと「書類探しに使っている時間」です。（コクヨ調べ※）これは、１年間の労働日数を240日とすると１日当たり、約20分もの時間になります。自分はそこまで時間を費やしていないと思った方、多いと思います。ですがどうでしょう、思い返してみてください。書類や文具等にとどまらず、PC内のファイル探しなどいろいろなシーンで、意外と時間を使ってしまっているのです。
こういった生産活動に直結しない時間は、労働時間の長時間化を招き、結果無駄な残業時間となります。また、作業に取り掛かるまでに探し物の工程を挟むことで、集中力の低下を招くなど、負のスパイラルへと陥ってしまうケースが多々あります。

慌てて書類の整理整頓をしないとと思った方、多いでしょう。ですが、その一方で何から始めていいかわからない方もいらっしゃると思います。今回は意外と知らない文書の管理方法とその流れについてご紹介したいと思います。

【文書管理の考え方】

まず、押さえていただきたい文書情報管理の基本的な考え方は

①要らぬ文書は捨てる
②私物化させない
③すぐ出せることが肝心である
④整理保管するだけでなく
⑤それを捨てるところまで管理すること
⑥全社的な制度になっていること

とされています。これは紙媒体のみでなく、電子データにも共通して言える部分です。

【文書整理：STEP1】

まずは不要な文書を捨てるところから始めることとなるのですが、捨ててよいものとそうでないものの区別がつかないから困っているという方も多いと思います。特に若手社員はこういった書類整理を任されるシーンも多いかと思います。しかし、いざ取り掛かってみると自分が見たことのない書類が散見され、要不要の判断ができず、結局そのまま。中途半端な状態になったまま、年々物量が増えていくなんて経験をされた方もいらっしゃるのではないでしょうか。また、法規定によって保管年数が決められている文書も存在しますので、担当者に一任することは会社にとっても非常にリスクが高い行為だといえます。上記⑥にもある通り、全社的に書類整理は推進しなければならないのです。

・ 作成年度の比較的新しい文書
・ 案件や工事が現在進行している文書
・ 仕掛中の業務の文書
・ 最新の業務手順書やマニュアル類
・ 保存期限内の文書
・ 保存期限は決められていないけれど、参考として残しておきたい資料
・ 会社にとって歴史的価値のある文書

上記は一般的な保存・保管の必要な文書の判断基準ですが、各会社の実情に合わせて管理層を巻き込み、検討する必要があります。

【文書整理：STEP2】

次に、先ほど必要と判断した文書を分類・整理する必要があります。紙文書を分類・整理するためには、フォルダーに分け、これを棚やキャビネットに入れます。探しやすくするためには、その分類方法やタイトルのつけ方などに注意が必要です。
分類する階層が多いと、どこに入っているかわからなくなることが多く、課やグループで3階層程度にとどめる必要があります。文書名やフォルダー名のつけ方は、その文書情報を相互に利用するメンバーで共通ルールを作って、これに従います。この時、声の大きい人や職位が上位の人の意見に押し切られ、納得いかないままにルールを策定してしまうと、使いにくいものとなり、浸透しない原因の一つとなってしまうので注意が必要です。

【文書整理：STEP3】

また、オフィスに紙の書類が多くなると、整理が困難になるだけではなく、物理的な置き場所の確保も困難となってしまいます。ほとんど使用しなくなったものは整理し、倉庫に移動する必要があります。具体的には、3段キャビネットの上2段分を当該年度、残りの1段を前年度の書類の保管場所とする。年度が替わった時点で、前々年度の書類を見直し、不要なものを廃棄した後、残す必要のあるものだけを箱に詰めて、書類倉庫などに移す。その後前年度の書類の中から廃棄する物を廃棄したのち、残った書類を下に移す・・・など、あくまでも運用は一例ですが、定期的な整理が必要となります。

【文書整理：STEP4】

最後に、フォルダー構成が決まったら、これが乱れたり混乱したりしないようにファイル基準表を作る必要があります。ファイル基準表は、「どのようにフォルダーが並んでいるか」「いつ・どこにファイルを移し、何年保管するか」ということを記載したものです。引き出しを開けるとファイル基準表が目に入るよう、保管しておくと良いでしょう。

【最後に】

いかがでしたでしょうか？このように一言に文書の整理整頓といえど、個人レベルだけでなく組織的に行う必要性を感じていただけたでしょうか。皆さんもぜひ、書類の整理整頓の取り組みについて社内で働きかけてみてくださいね！

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※https://www.kokuyo.co.jp/newsroom/news/assets/pdf/20181105_NewsLetter.pdf