社内書類電子化の進め方
2021/11/02
はじめに
コロナの感染拡大により緊急事態宣言が発令され、テレワークと言う言葉をよく耳にするようになりました。テレワークの導入は単に自宅やシェアオフィスで仕事をするという仕事場の変化だけではなく、自宅とオフィスとの距離、出社回数、人事制度にも大きな変化をもたらしました。
また、国においては行政改革担当大臣の任命、デジタル庁の新設により、早々に脱ハンコ、脱FAXが推奨されペーパーレス化が加速するようになりました。ペーパーレス化はテレワークの実現でも大きな課題となり、書類の確認をする為だけに出社しなければならない状況を無くす方法を検討する企業が増えて来ているように思えます。
そのような風潮もあってか、昨年より多くの企業様から書類の電子化作業に関するご相談を頂くようになりました。
書類電子化の前準備
電子化作業における書類の種類は、大きく2つに分類することができます。
①決まった帳票フォーマットやファイリングルールに基づいてバインダーなどに綴じられている書類
②個人が作成した書類 の２つです。
皆さんも書類を複合機などでPDF化する際、PDF化する単位（ページ数）と、ファイル名を考えられていると思います。①をPDF化する際には、その単位、ファイル名を容易に決める事が出来ます。しかしながら、②をPDF化するとなると、その単位、ファイル名を規則的に決める事はなかなかできません。外部の業者に作業を依頼する場合、書類の持ち主が居なくても作業を行なってもらえるような仕様決めが必要になります。あらかじめそのような作業を行う事を前提にしておらず、後から仕様を決めようとするとかなり難易度が高くなります。
電子化作業を外部の業者に委託する場合、
・カラーかモノクロか
・ホチキスを外して良いか、外して良い場合でも復元が必要かどうか
・ポストイットは取り除いて電子化するのか、付けたまま電子化するのか、外して良い場合でも復元が必要かどうか
などの指示が必要となります。多くの社員が保有する様々な書類に対し、統一したルールで行う事はなかなか難しいと思います。
まずは、契約書のように1件の単位が明確で、ファイル名を契約相手先など統一したルールで行える書類を選んで電子化をしてみることをお勧めします。
電子化した書類の格納場所
電子化の仕様決めが出来て作業の目途が立ったところで、次の課題はPDFファイルの格納先と検索方法です。バックアップとして電子化するのであればDVD等のメディアに格納しても良いですが、電子化した書類を活用したい場合は検索性が課題となります。自宅からアクセス可能なサーバ等に電子化されたPDFファイルを格納出来たとしても、そのファイル数が膨大な場合、必要な書類をスムーズに探し出せるかが重要です。
画像と検索項目を紐づけて登録するシステムや、全文OCRを行ったうえで格納し、キーワード検索するシステム、PDFを格納できる電子契約システムなど、様々なシステム・管理方法がありますので、ファイルの数量や検索の方法に合わせて選択されてはいかがでしょうか。
三井倉庫ビジネスパートナーズの電子化サービス
三井倉庫ビジネスパートナーズでは、紙書類の電子化(スキャニング)、それに伴うデータの入力代行を行うサービスを提供しています。
イメージングやデータ入力等を実施する専門チームが、書類保管専用施設であるレコードセンターに常駐して対応いたします。また、デジタル化が完了した後の書類はそのままレコードセンターで保管又は廃棄が可能です。
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