皆様は社内書類の整理、きちんとできていますでしょうか？
電子化が進む流れとはいえ、まだまだ紙の書類の取り扱いも多いですよね。
本日はそんな社内書類整理のコツや、情報セキュリティ上重要となる「クリアデスク」の考え方、進め方についてご紹介していきたいと思います！

クリアデスクとは？

クリアデスクとは、情報セキュリティに関する行動指針の一つで、「離席する際に机の上に情報を記録した書類・記憶媒体などを放置しないこと」です。情報セキュリティに関する認証規格である、ISO27001やPマークにも採用されている考え方です。

クリアデスクを実施するには？３つの対策

１．ルールの整備

社内での文書の取り扱いについて、ルールを明確にしましょう。
まずは文書管理のルールを定め、標準化することが大切です。

書類の性質、ライフサイクル（発生⇒活用⇒保管⇒廃棄のサイクル）また利用状況に応じた、適切な文書管理・運用方法を導入することで、業務処理生産性の向上、高品質化が見込まれ、コンプライアンスの強化にもつながります。

詳しくは社内文書管理規定の作り方（https://書類保管.com/media_key/2057/）にて解説していますので、よろしければこちらもご覧ください。

２．従業員教育

クリアデスクが浸透しにくい大きな理由として、従業員のセキュリティ意識の低さがあげられます。
少しの時間だから書類を放置しても大丈夫、社内だから大丈夫という気の緩みが情報漏洩につながることもあります。
従業員一人一人がしっかりセキュリティ意識をもって行動できるよう、社内研修やe-ラーニングなどで教育の場を設けましょう。

３．３S（整理・整頓・掃除）を意識する　お役立ちグッズ

整理・整頓・掃除を意識し、机の上をきれいに保つことで、仕事のミス削減や、効率アップにもつながります。
ここではそんな机の上の書類整理に使えるお役立ちグッズをご紹介します。

ファイルボックス

書類の保管に使うだけでなく、引き出しの中の間仕切りにも利用できます。

レタートレー

仕掛かり中の書類も収納場所を決めておけば紛失が防げます。
段積みにして緊急度順や時系列でまとめても◎

テレワークバッグ

持ち手がついており自立する書類収納バッグです。
テレワークの際に必要な文房具やPCがそのまま持ち帰れて便利！
固定席をもたない、フリーアドレス制度を導入している企業でも活躍すること間違いなしです。

デスクボード

デスクトップパソコンの液晶ディスプレイを設置。
使わないときにはキーボードをその下に収納しましょう。

電子吸着ボード

メモを静電気で貼り付けることができます。
TO DO LISTの管理や伝言貼り付けに便利です！

いかがでしたでしょうか？
皆様もぜひ社内の書類管理の方法について、見直しを行ってみてください！

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