文書保管に最適！おすすめの文書保存箱の選び方をご紹介
2023/01/05
企業や店舗において保存する紙の文書は、短期間であっというまに膨大な量となってスペースを圧迫し始めます。
ルールを定めて適切に保存しなければ、必要なときに必要な書類が参照できなかったり業務効率が下がったりする恐れがあります。
そこで、文書保存用の箱へ収納し、決められた場所へ保存する方法が効果的です。
身近で手に入る段ボール箱に入れて保管した場合、サイズがバラバラなため余分にスペースをとるデメリットがあります。
しかし文書保管用の箱ならば、書類の用紙サイズにあった大きさ、かつ耐久性もあるため膨大な文書の保存に最適です。
今回は、文書の保存にふさわしい箱の選び方、およびおすすめの製品についてご紹介します。
Contents
最適な文書保存箱とは？
紙の文書を保存するなら、通常クリアファイルにはさんで並べて置く方が多いでしょう。
しかし、クリアファイルの量が増えた場合は、文書保存用の箱に入れて、倉庫や指定の箇所に保存するのが一番です。
保存している文書にあった箱の選び方をご紹介します。
箱のサイズの選び方
文書を保存する箱といえば身近にある段ボール箱を使用している方もいらっしゃるでしょう。
しかし、段ボール箱はサイズが不ぞろいなため、キャビネットや棚に収納する際に見栄えが悪かったり、無駄にスペースを取ってしまったりすることもあります。
そこで箱を使用する際には、文房具店やオフィス家具店などで販売されている文書の保存専用の箱を使用しましょう。
というのも、文書保存用にできた箱なら、文書において特に多い用紙のサイズであるA4やB5がほどよく収まるためです。
さらに箱の内寸は、広すぎても余分なスペースができてしまいますし、狭すぎても社内で使用するファイルが入らない場合があります。
そのため箱を購入する際には、使用するファイルのサイズをあらかじめ測っておき、ファイルの大きさに加えてスムーズに取り出しやすいよう隙間があることが望ましいでしょう。
箱の耐久性
箱の耐久性は非常に重要です。
というのも文書を保存しているファイルは、長期間にわたって開かれることが少ないため、文書の箱も劣化します。
また事務所移転や文書整理の際に、何度も運んだり取り出したりします。
移動させるたびに箱に傷や衝撃を与えるため、耐久性が弱い箱は移動時に穴が開いてしまう恐れがあります。
また領収書などの国税帳簿書類は、一般的には7年の保存が必要です。
そのため複数年という長期にわたって保存できる耐久性が必要でしょう。
具体的には、耐荷重が20～60kgあれば十分です。
迷ったらコレ！文書保存箱のおすすめ5選
前章でご紹介した要件を踏まえ、実際に販売されているおすすめの文書保存専用の箱を5つご紹介します。
【１】文書保存箱（クラウン）
【引用】「モノタロウ」公式サイトより（https://www.monotaro.com/g/01135010/#）
簡単に組み立てられるうえ、不要になったらまた簡単に折りたたんで狭い隙間にも保存できるため、欲しいときにすぐ使用できます。
箱に十分な量の用紙を詰め込んだ状態で上に重ねたときも、5段までなら耐えられるほどの強度があります。
・材質(本体)：古紙使用
・耐荷重(kg)：60
・最大積載段数：5段
・サイズのラインナップ（内寸法）mm：（幅W×奥行D×高さH)
330×290×282
410×330×302
455×380×322
【２】ダンボール箱ワンタッチ式（タマパック）
【引用】「モノタロウ」公式サイトより（https://www.monotaro.com/g/00345486/#）
ガムテープが不要の、簡単組み立てタイプの文書保存箱です。
箱の側面や上面は無地のため、ラベルを貼ったりペンで大きく書いたりして、見やすいよう自由に記載できます。
また20枚で1セットなので、まとめ買いにも最適です。
・形状：ワンタッチタイプ
・厚さ：3mm
・サイズのラインナップ（内寸法）mm：（幅W×奥行D×高さH)
201×166×100
260×185×110
314×221×141
【３】ストレージボックスフタ付き分離タイプ（プラス）
【引用】「モノタロウ」公式サイトより（https://www.monotaro.com/g/01877618/#）
見た目がさわやかな、スタイリッシュ保存ボックスです。
統一して使用すれば、棚の見栄えが良くなります。
またフタ付きタイプなので、箱の開け閉めも簡単で、かつ組み立てや分解も容易なワンタッチ組み立て式です。
フタの色が、ネイビーかグレーの2種類があります。
・仕様：フタ式(分離タイプ)
・材質(本体)：古紙パルプ配合率90%再生紙段ボール
・耐荷重(kg)：20
・サイズのラインナップ（内寸法）mm：（幅W×奥行D×高さH)
325×420×27
【４】ダンボールプラスチックケース（TRUSCO）
【引用】「モノタロウ」公式サイトより（https://www.monotaro.com/g/04154358/#）
文書を保存する箱といえば段ボール紙タイプが一般的ですが、プラスチック製の箱も販売されています。
プラスチックでできているため軽量で耐久性が高く、2万回の折り曲げテストに合格したため長期間の保存に適しています。
また箱のケースのつなぎ目は、環境に配慮した溶着止めです。
箱の色が青と白から選択でき、5枚で1セットから購入できます。
・材質(本体)：ポリプロピレン
・サイズのラインナップ（内寸法）mm：（幅W×奥行D×高さH)
436×313×330
531×380×330
380×273×330
495×310×250
【５】収納ボックス＜NEOS＞（コクヨ）
【引用】「モノタロウ」公式サイトより（https://www.monotaro.com/g/03876106/?t.q=文書保存箱#）
スタイリッシュな見た目と取っ手が付いた、耐久性に優れた保存箱です。
黒と白の2色から選択でき、モノトーンカラーな見た目に統一できます。
保存内容や保存期間が記載できる、ドット罫入りのインデックスシールが1枚含まれています。
・材質(本体)：段ボール(古紙パルプ配合)
・耐荷重(kg)：30
・サイズのラインナップ（内寸法）mm：（幅W×奥行D×高さH)
408×330×265
204×324×265
文書保存箱で適切に保存するには？
購入した文書保存箱は、ただ積み上げておくだけでは管理しているとはいえません。
必要事項を箱の側面に表記し、かつ情報漏洩リスクを大幅に抑えつつ保存する必要があります。
文書保存箱へ入れて保存する際に、気を付けるべきポイントについてご紹介します。
箱の側面に記載すべきこと
箱の中には、どのような文書が入っているか一目でわかるよう記載が必要です。
少なくとも、以下の2点は箱の側面および上面に記載することをおすすめします。
・必要な保存期間（例）10年，５年，３年、永年
・自社で定めた整理番号またはナンバリング
箱の外側から一目見てわかるように記載する必要があるため、箱を棚に置いた際には、見える側面のみに記載すれば大丈夫です。
また書類がどの箱に入っているかの番号をあらかじめ定め、表計算ソフトなどで管理しておけば、該当の番号が記載された箱を探すだけで文書を発見できるためおすすめです。
施錠できる棚に保存する
文書には、個人情報や機密情報が記載されています。
そのため、文書の機密性にもよりますが、できるだけ社内の人間および一部の人間のみ閲覧できる場所での保存が望ましいでしょう。
たとえば、文書を保存する棚および部屋には鍵をかけるなどの方法があります。
また持ち出し禁止や、文書を保存している棚の施錠を管理するためのルールを定めておけば、手間に感じるかもしれませんが、文書の紛失リスクを下げることにもつながります。
文書管理が手間なら「書類保存サービス」にお任せする
文書を専用の箱に入れて適切に保存したとしても、やがてスペースが足りないほどの量になるでしょう。
というのも文書の多くは、数年単位で保存することが義務付けられているため、不要になったからと簡単に破棄できないためです。
そういった場合には、外部倉庫を借りて保存することで、自社のスペースを有効利用したり保存に関する手間を省いたりすることをおすすめします。
提供されている多くの「書類保存サービス」は、1箱から保存を受け付けてもらえるうえ、保存における集荷および必要時における書類の発送依頼がインターネットを介して可能です。
三井倉庫の「スマート書庫」なら、公式サイトからお申し込みをすると、1箱から預け入れが可能です。
1箱につき100円／月という非常にリーズナブルな価格で保存ができるうえ、書類の集荷とお届けも配送業者が行い、書類の運搬における手間が一切発生しません。
ただし、専用の文書箱を購入する必要があるため、将来的な利用を考えている場合でも、申込・専用箱の購入をすることをおすすめします。文書箱の購入から預け入れまでの期間に制限はありませんので、しばらくは社内で保管して、スペースが狭くなってから預けるということも可能です。
さらに「スマート書庫」をご利用の方には、箱の預け入れと取り出し指示および書類の検索機能がついたWebソフトをご利用いただけます。
文書管理において発生していた手間や、人件費などのコストの大幅な軽減が期待できます。
まとめ
店舗や企業の文書を保存する際に便利な、箱の選び方やおすすめの製品、箱に入れた文書の保存方法について解説しました。
紙の文書はいつの間にか膨大な量となってスペースを圧迫するため、常に整理整頓が必要です。
段ボール箱に入れて保存する方もいらっしゃると思いますが、同じサイズの箱に入れたほうが、キャビネットや棚のスペースを無駄なく使用できます。
また文書の保存専用に販売されている箱なら、文書を取り出しやすい大きさ、かつ耐久性が高いものばかりですから、文書保存に適しているといえます。
それでもスペースを圧迫する場合は「文書保存サービス」を利用して、自社以外の場所で保存する方法もあります。
特に「スマート書庫」なら、1箱から集荷が可能で、専用の管理ソフトで書類を管理できます。
文書管理における手間は、文書が増えるほど大きくなるため、早めに対策を施しましょう。
