領収書の
書類保管管理サービス
書類保管サービス
スマート書庫
大きいファイルも保管できる専用保管箱
43x32x26 (cm) 1箱15kgまで
領収書とは
領収書とは、商品やサービスの対価として金銭を受け取ったことを証明するために発行する書類のことです。
取引があったことを証明する「証憑（しょうひょう）書類」にあたります。
領収書の保管期間
領収書の保管期間は法律によって定められています。
税務調査で領収書の保管がしっかりできていないことが発覚した場合、追徴課税等で追加の税金を支払いが課せられます。
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法人における領収書の保管期間
法人の領収書の保存期間は「法人税法」で7年間です。
領収書だけでなく、会社の経営状態がわかる帳簿書類の保管期間も7年間です。
紙ベースだけでなく、電子帳簿を採用している会社でもデータを7年間保存することが必要です。
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個人事業主の領収書の保管期間（白色申告の場合）
白色申告をした際の領収書の保管期間は5年間です。
2013年までは事業所得300万円以下の方は保存義務がありませんでしたが、2014年1月からは5年間の保存が義務付けられております。
そのため、白色申告対象者は、所得に関わらず領収書を5年間保存しなければなりません。
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個人事業主の領収書の保管期間（青色申告の場合）
青色申告をした際の領収書の保管期間は7年間です。
白色申告は5年間、青色申告は7年間、この差は領収書の扱いの差にあります。
白色申告は「その他の書類」として扱われ、青色申告では「現金預金取引等関係書類」として扱われているので7年間の保管が必要になります。
ただし、申告した前々年の所得が300万円以下だった場合は、保管期間が5年となります。
領収書の保管方法
以前は紙での保管が原則となっており、メールへのPDF添付など電子的に受領した領収書も紙へ印刷して保管することが一般的でした。
しかし、2022年1月に電子帳簿保存法（以下、電帳法）の改正があり、電子取引における紙保存は原本とは認められないことになりました。
2年間の猶予期間はあるものの、電子的に受領した領収書は電子のまま保管することが必要となります。
電帳法の改正についてはこちら
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紙で保管する場合
領収書を紙で保管する場合は、年度ごとにファイリングし、保管年限ごとにまとめて箱詰めすることが重要です。
また、分け方としては、月別や費目別などわかりやすいと思えるように仕分けるとよいでしょう。
枚数が少なければ、分けずに時系列で整理しておくだけでも問題ありません。
事業年度末には、年度分をファイルなどにまとめて保管しておきましょう。
その際、保管期間終了日を記載しておけば、いつまで保管しておけばよいのかが一目でわかるので、廃棄時の手間が削減できます。
また、担当者が変わることを想定して、誰でも探せるような状態で保管することをおすすめいたします。 -
スキャナ保存する場合
紙で発行された請求書や領収書などの取引関係の文書はスキャンしたデータで保存することができます。
スキャナ保存については11項目のルールがあり、特に、タイムスタンプの付与や入力期間の制限・適正事務処理要件（相互牽制）といった真実性の確保には注意が必要です。
ファイリングするよりもスキャンして格納・管理する方が簡単、という方もいると思います。
しかし、スキャナ保存に運用変更し、紙の原本を破棄するためには電帳法の要件を正しく満たしていることが必要不可欠となります。
いざ監査の際に、スキャン漏れや要件を満たしていないことが発覚した場合、原本の確認が必要になるでしょう。
スキャナ保存に運用変更したからといって即、紙原本を破棄することに踏み切れないケースは多いと思います。
スマート書庫では、保管中書類の溶解廃棄サービスを提供しております。
取り出すことなく廃棄が可能ですので、移行期間中の暫定保管先としてスマート書庫を是非ご検討ください。
領収書保管期間の決まり
状況によって保管期間が異なる場合もございますので、こちらで紹介させていただきます。
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収益がマイナス（赤字）の場合
青色申告の場合、決算の結果、収益がマイナスの場合は、その翌年度以降の利益（益金）でマイナス（欠損金）分を埋めることができます（欠損金の控除）。
これにより翌年度以降の利益を相殺できるため、税金を抑えることが可能です。
この欠損金を控除できる期間は9年もしくは10年で、欠損金の生じた事業年度によって、以下のように定められています。
* 2008年4月1日を含む事業年度以降に欠損金が生じた場合:9年間
* 2018年4月1日以降に開始する事業年度に欠損金が生じた場合:10年間
そのため、赤字だった事業年度の領収書もこの期間に合わせて保管しておく必要があります。
7年間で廃棄してしまわないよう、保管期間をわかりやすく明記しておくなどの工夫をしておきましょう。
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収入税額控除を受けている場合
納付する消費税から仕入れにかかった消費税を差し引いて納付することを「仕入税額控除」といいます。
消費税法により、この仕入税額控除の適用を受けている場合は、仕入れ時の領収書を7年間保管しておかなければなりません。
所得税法で保管期間が5年と決められている白色申告の場合でも、仕入税額控除を受けている場合は7年間保管しておく必要がありますので、注意が必要です。
ただし、額面3万円未満の領収書は保存する義務はありません。
スマート書庫・文書箱保管サービスで業務を効率化しよう！
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※2023年6月より料金改定予定です。新料金はこちら
領収書の管理・保管に
お悩みはないですか？
法人における領収書は、法人税法で原則7年の保管が義務付けられています。
2022年1月、電子帳簿保存法（以下、電帳法）の改正があり、電子取引における紙保存は原本とは認められないことになりました。（猶予期間あり）
また紙で受け取った領収書をスキャンして電子保存する 要件が法改正により緩和されていますが、
真実性・可視性といった要件を満たす必要がありますし、
手間もかかります。
やはり紙の領収書は従来通り紙のまま保管するのが
簡単で安価な方法と言えるでしょう。
ただ、紙のまま保管するにはスペースが必要となりますし、必要な際に必要な書類の取出しができないと意味がありません。
スマート書庫が選ばれる理由
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1月額保管料は1箱あたり
たったの100円 
スマート書庫は1箱から100円/月でご利用いただけます。
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2預入れから取出しまで
Webで簡単完結
預け入れから取り出しまで、全ての手続きはWEBで簡単に完結。
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3社内書類も外部倉庫の書類も
一元管理
箱の預け入れ／取り出し指示だけではなく、倉庫の書類と事務所内の書類箱も一緒に管理。
保管書類ランキング
保管のご相談をいただくことが多い書類をランキングにしました。
- 経理系書類 例）総勘定元帳、会計伝票、支払請求書等
- 営業系書類 例）納品書、受注書、発注書、契約書等
- 人事・労務系書類 例）勤怠関連書類、年末調整関連書類等
- 総務・庶務系書類例）総勘定元帳、会計伝票、支払請求書等
- 医療・福祉系書類例）問診票、記録書類等
保管の法定年限が決まっているので廃棄できないが、手元に置いておく必要のない書類をスマート書庫で保管したい、というニーズが多いようです。オフィスのレイアウト変更や移転に伴って社内保管すべき書類の見直しをするケースが多く見受けられます。
※スマート書庫では、弊社が箱を開封することはございません。お客様からご相談いただいた内容を基にランキング化しております。
領収書の管理・保管にスマート書庫を
おすすめする理由
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1.必要書類の検索もWebで簡単!
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お預入れ前に書類の内容をご登録いただきますので、必要になった際の取出しも簡単です。
15時までのご依頼で翌々営業日のお届けが可能です。 -
2.保管中書類をそのまま廃棄できる！
ファイリングするよりもスキャンして格納・管理する方が簡単、という方もいると思います。
しかし、スキャナ保存に運用変更し、紙の原本を破棄するためには電帳法の要件を正しく満たしていることが必要不可欠となります。
いざ監査の際に、スキャン漏れや要件を満たしていないことが発覚した場合、原本の確認が必要になるでしょう。
スキャナ保存に運用変更したからといって即、紙原本を破棄することに踏み切れないケースは多いと思います。
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領収書保管の料金比較
| 料金種別 | A社 | すましょ | B社 |
|---|---|---|---|
| 保管料 | 90円 | 100円 | 105円 |
| 入出庫および配送料 | 850円 | 500円※出庫無料 | 1200円 |
| 専用保管箱料 | 250円 | 300円 | 210円+送料（600円～） |
| 溶解処理料 | 500円 | 500円 | 300円 |
| 10箱初回入庫時費用 | |||
| 計算式 | 250円×10+850円×10+90円×10＝11,900円※箱サイズは半分程度 | 500円×10+300円×10+100円×10＝9,000円 | 210円×10+600円+850円×10+300円+50円×10+105円×10＝13,050円 |
| 総額 | 11,900円 | 9,000円 | 13,050円 |
※A社の箱の大きさはすましょの半分程度
※2023年6月より料金改定予定です。新料金はこちら
領収書の書類保管についてよくある質問
- 領収書の保管期間は？
- 法人の場合、法人税法により原則7年間の保管が義務付けられています。起算日は、領収書を受領した事業年度の確定申告書の提出期限翌日からです。
法人税の確定申告書の提出期限は、原則、事業年度末から2カ月後となります。 - 領収書を貰う際に気をつけることは?
- 領収書は商品・サービスの買い手が、売り手に発行してもらう必要経費の証明書です。
税務署に認めてもらう証拠となるため、必要項目がきちんと記入されているかチェックしましょう。 - 領収書控えの捨て方は？
- 領収書を捨てるときに、燃えるゴミでそのまま捨ててしまうことは厳禁です。 悪意のある人がゴミ袋を開けてしまうと、簡単に内容を見られてしまうためです。 もっとも簡単で、かつ安全に処分できるのはシュレッダーです。
