納品書の
書類保管管理サービス
書類保管サービス
スマート書庫
大きいファイルも保管できる専用保管箱
43x32x26 (cm) 1箱15kgまで
納品書とは
納品書とは、企業が取引先に対して商品やサービスを納めた際に発行する書類のことです。
主に「いつ／何を／いくつ／いくら分／どこへ納品したのか」を記載しています。
納品書を保管していないとどうなる？
領収書を保管していなかった場合、契約履行の問題が発生する可能性があります。
納品書は、売り手と買い手の間で取引が成立したことを示す契約の一部となります。
契約履行や請求書の処理において、納品書が必要となることがあります。
納品書を保管していないと、契約の有効性や履行に関する問題が生じる可能性があります。
納品書の書類保管期間
納品書は一定期間保管することが法律により定められています。
うっかり納品書を捨ててしまったということがないように、納品書の保管について理解しましょう。
-
法人における納品書の書類保管期間
法人の場合は、法人税法により7年間の保管義務が定められています
「7年間」はその事業年度の確定申告書を提出する期限日の翌日から数えます。
また、欠損金の繰越控除を適用する場合には、10年間の保管義務が生じます。
-
個人事業主における納品書の書類保管期間
個人事業主の場合、所得税法により5年間の保管義務が定められています。
「5年間」とは、その事業年度の確定申告書を提出する期限日の翌日から数えます。
また、個人事業主であっても消費税の課税事業者の場合には、消費税法により7年間の保管義務が定められているので注意が必要です。
納品書の書類保管方法
以前は紙での保管が原則となっており、メールへのPDF添付など電子的に受領した納品書も紙へ印刷して保管することが一般的でした。
しかし、2022年1月に電子帳簿保存法（以下、電帳法）の改正があり、電子取引における紙保存は原本とは認められないことになりました。
2年間の猶予期間はあるものの、電子的に受領した納品書は電子のまま保管することが必要となります。
電帳法の改正についてはこちら
-
紙で保管する場合
納品書を紙で保管する場合は、年度ごとにファイリングし、保管年限ごとにまとめて箱詰めすることが重要です。
また、分け方としては、月別や費目別などわかりやすいと思えるように仕分けるとよいでしょう。
枚数が少なければ、分けずに時系列で整理しておくだけでも問題ありません。
事業年度末には、年度分をファイルなどにまとめて保管しておきましょう。
その際、保管期間終了日を記載しておけば、いつまで保管しておけばよいのかが一目でわかるので、廃棄時の手間が削減できます。
また、担当者が変わることを想定して、誰でも探せるような状態で保管することをおすすめいたします。 -
スキャナ保存する場合
紙で発行された納品書などの取引関係の文書はスキャンしたデータで保存することができます。
スキャナ保存については11項目のルールがあり、特に、タイムスタンプの付与や入力期間の制限・適正事務処理要件（相互牽制）といった真実性の確保には注意が必要です。
ファイリングするよりもスキャンして格納・管理する方が簡単、という方もいると思います。
しかし、スキャナ保存に運用変更し、紙の原本を破棄するためには電帳法の要件を正しく満たしていることが必要不可欠となります。
いざ監査の際に、スキャン漏れや要件を満たしていないことが発覚した場合、原本の確認が必要になります。
スキャナ保存に運用変更したからといって即、紙原本を破棄することに踏み切れないケースは多いと思います。
スマート書庫では、保管中書類の溶解廃棄サービスを提供しております。
取り出すことなく廃棄が可能ですので、移行期間中の暫定保管先としてスマート書庫を是非ご検討ください。
納品書の書類保管を電子化するメリット・デメリット
納品書を電子化するメリットやデメリットについてご紹介させていただきます。
-
納品書の書類保管を電子化するメリット
ファイリングの手間や、仕入れ管理システムへの入力が省けることが挙げられます。
また、必要なデータを素早く検索できるようにもなります。
納品書を多く取り扱う会社の場合は、ファイルを保管しておく場所を大幅に削減し、紛失の防止にもなるのがメリットです。
-
納品書の書類保管を電子化するデメリット
紙での保管の場合とは異なるセキュリティ対策が必要になることです。
電子データ化は省スペースになりますが、USBメモリーなどに大量のデータを保管していた場合は、膨大な量のデータを簡単に持ち出されてしまう恐れがございます。
また、場合によってはサイバー攻撃を受ける可能性もありますので注意が必要です。
納品書を書類保管する際の注意点
納品書の保管に関する見落としがちな注意点をご紹介いたします。
-
安全な保管場所の選定
納品書は機密情報を含んでいるため、安全な場所に保管することが必要です。
アクセス制限があるオフィスのロッカーやファイルキャビネット、電子フォーマットで保存する場合はパスワード保護などを検討しましょう。 -
整理と分類を行う
納品書を効果的に保管するためには、整理と分類が重要です。
取引の日付や取引相手ごとにファイルを分けることで、必要な情報を迅速に見つけることができます。 -
保管期間の設定
納品書は一定期間保管する必要がありますが、法的要件や会社のポリシーに従って適切な保管期間を設定しましょう。
期限が過ぎたら不要な文書を適切に廃棄します。 -
正確性の確認
納品書は取引の正確な記録を含む重要な文書です。
発行前に内容をよく確認し、誤りや欠落がないことをチェックしましょう。
納品書の書類管理・保管に
お悩みはないですか？
法人における納品書は、国税関連書類の中の取引証憑書類にあたり、法人税法で7年の保管が義務付けられています。
発行義務はないものの、商品を送付・納品する際には添付することが一般的となっており、
受領した場合には保存義務が発生します。
2023年10月から適格請求書等保存方式（いわゆるインボイス制度）の導入が予定されています。
2022年1月、電子帳簿保存法（以下、電帳法）の改正と合わせて、今後の管理方法を見直している会社も多いと思います。
納品書の書類保管でスマート書庫が選ばれる理由
-
1月額保管料は1箱あたり
100円 
スマート書庫は1箱から100円/月でご利用いただけます。
-
2預入れから取出しまで
Webで簡単完結
預け入れから取り出しまで、全ての手続きはWEBで簡単に完結。
-
3社内書類も外部倉庫の書類も
一元管理
箱の預け入れ／取り出し指示だけではなく、倉庫の書類と事務所内の書類箱も一緒に管理。
保管書類ランキング
保管のご相談をいただくことが多い書類をランキングにしました。
- 経理系書類 例）総勘定元帳、会計伝票、支払請求書等
- 営業系書類 例）納品書、受注書、発注書、契約書等
- 人事・労務系書類 例）勤怠関連書類、年末調整関連書類等
- 総務・庶務系書類例）総勘定元帳、会計伝票、支払請求書等
- 医療・福祉系書類例）問診票、記録書類等
保管の法定年限が決まっているので廃棄できないが、手元に置いておく必要のない書類をスマート書庫で保管したい、というニーズが多いようです。オフィスのレイアウト変更や移転に伴って社内保管すべき書類の見直しをするケースが多く見受けられます。
※スマート書庫では、弊社が箱を開封することはございません。お客様からご相談いただいた内容を基にランキング化しております。
納品書の書類管理・保管にスマート書庫を
おすすめできる理由
-
1.必要書類の検索もWebで簡単！
スマート書庫管理では、箱の預け入れ／取り出し指示だけではなく、倉庫の書類と事務所内の書類箱も一緒に管理することができる 統合書類管理システムを無料でご利用いただけます。
事務所内のキャビネットをロケーション登録することで、「何階の」「どの」キャビネットに保管しているか、ということが明確になります。
書類の内容もシステムにご登録いただきますので、すましょに預けた後に必要になった際の取出しも簡単です。 -
2.暫定的な保管先として！
電帳法の改正を受けて、紙の納品書はスキャンして格納・管理する方法に移行するという選択肢もあるでしょう。 しかし、紙が「０」になるにはかなりの時間を要すると思われます。
また、スキャナ保存に移行したからといって、紙の原本を破棄することができるでしょうか？
電帳法の要件を正しく満たすことが必要不可欠となるため、いざ監査の際にスキャン漏れや要件を満たしていないことが発覚した場合、 原本の確認が必要になってきます。
スキャナ保存に運用変更したからといって即、紙原本を破棄するのはリスクがあります。
移行期間中の暫定保管先として、スマート書庫を是非ご検討ください。
スマート書庫・文書箱保管サービスで業務を効率化しよう！
スマート書庫・文書箱保管サービスで
業務を効率化しよう！
スマート書庫は、1箱からでも預入れができる文書保管サービスです。
事業規模にかかわらず気軽にご利用いただけます。個人事業主の方もOKです。
保管料は1箱あたり100円。初回預入費用は1,000円。シンプルな料金体系で、大変ご好評をいただいています。
納品書保管の料金比較
| 料金種別 | A社 | すましょ | B社 |
|---|---|---|---|
| 保管料 | 90円 | 100円 | 105円 |
| 入出庫および配送料 | 850円 | 600円※出庫無料 | 1200円 |
| 専用保管箱料 | 250円 | 400円 | 210円+送料（600円～） |
| 溶解処理料 | 500円 | 600円 | 300円 |
| 10箱初回入庫時費用 | |||
| 計算式 | 250円×10+850円×10+90円×10＝11,900円※箱サイズは半分程度 | 600円×10+400円×10+100円×10＝1,1000円 | 210円×10+600円+850円×10+300円+50円×10+105円×10＝13,050円 |
| 総額 | 11,900円 | 1,1000円 | 13,050円 |
※A社の箱の大きさはすましょの半分程度
納品書の書類保管についてよくある質問
- 納品書は保管しておく必要がありますか？
- 納品書に限らず、領収書、契約書、注文書、見積書といった帳簿書類は7年間の保管が必要と定められています。
- 納品書の保管方法のおすすめは？?
- 納品書は古いものから順番にノートに貼ったり、クリアファイルに綴じたりして保管することが多いですが、それが面倒なら1か月分などをまとめて空き箱などに入れておくだけでも構いません。 もし、きちんとノートやスクラップブックなどに日付順に貼りつけていく場合、納品書のサイズが取引先ごとに違うため注意しましょう。
- 納品書の控えは保管義務がありますか？
- 納品書控えも納品書と同じく、税務上必要な帳簿書類です。 納品書控えを発行した事業年度において、確定申告の提出期限の翌日から7年間保管することが義務付けられています。
その他の書類保管サービス一覧
-
領収書の書類保管サービス
領収書とは、商品やサービスの対価として金銭を受け取ったことを証明するために発行する書類のことです。 取引があったことを証明する「証憑（しょうひょう）書類」にあたります。
-
納品書の書類保管サービス
納品書とは、企業が取引先に対して商品やサービスを納めた際に発行する書類のことです。 主に「いつ／何を／いくつ／いくら分／どこへ納品したのか」を記載しています。
-
契約書の書類保管サービス
契約書は、会社で管理するなかで最も重要な書類の一つです。 取引先と自社の間での権利や義務といった合意内容を書面で明確にすることにより、誤解から生じるトラブルや紛争を未然に防ぐことができます。
-
請求書の書類保管サービス
「仕事の報酬やサービス利用で発生した料金を、指定期日までに支払ってもらうための文書」です。
-
伝票の書類保管サービス
銀行・会社・商店などで、金銭・物品の出納(すいとう)や取引の内容などを簡単に記し、関係者の間の連絡や責任を明らかにする紙片です。
-
見積書の書類保管サービス
見積書とは、提供する製品の価格やサービス範囲などの条件を発注者に提示するための文書で、取引の初期段階で取り交わされます。
