請求書の
保管管理サービス
書類保管サービス
スマート書庫
大きいファイルも保管できる専用保管箱
43x32x26 (cm) 1箱15kgまで
請求書とは
「仕事の報酬やサービス利用で発生した料金を、指定期日までに支払ってもらうための文書」です。
取引先との間で発生した仕事やサービスに対する報酬を、文書で確定させるのが目的の書類です。
請求書の保管期間
経理業務の中で毎日のように目にする請求書。
自社で発行する請求書もあれば、取引先から受領する請求書もあります。
そしてそれらの請求書は、法人税法、所得税法、消費税法といった各税法で保存が必要な期間が定められています。
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法人における請求書の保管期間
法人税法では、請求書に限らず、注文書・契約書・送り状・領収書・見積書などの証憑書類を7年間保存することを求めています。
ここでいう7年とは、発行日から7年ではなく、「事業年度の確定申告の提出期限の翌日から7年間」と定められているので注意してください。
確定申告の提出期限は、事業年度終了日の翌日から2か月以内です。 また、欠損金の繰越控除を適用する場合には、保存期間が10年間となる場合もありますので、 法人は請求書を10年間保存しておくと良いでしょう。
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個人事業主の請求書の保管期間
個人事業主は青色申告・白色申告を問わず、請求書の保存期間は基本的に5年です。
法人と同じく、発行日から5年ではなく、”確定申告の提出期限から5年”です。
また、年間の課税売上が1,000万円を超えるなど条件を満たした場合には、個人事業主であっても消費税の納税義務がある「消費税課税事業者」となります。
消費税課税事業者の場合、請求書を7年間保存することが必要になります。
請求書の保管方法
以前は紙での保管が原則となっており、メールへのPDF添付など電子的に受領した領収書も紙へ印刷して保管することが一般的でした。
しかし、2022年1月に電子帳簿保存法（以下、電帳法）の改正があり、電子取引における紙保存は原本とは認められないことになりました。
2年間の猶予期間はあるものの、電子的に受領した領収書は電子のまま保管することが必要となります。
電帳法の改正についてはこちら
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紙で受け取った場合
紙で受け取った請求書の保存方法としては、「紙のまま保存」「スキャンして電子上で保存」の2つの方法があります。
なおスキャンによる電子保存を行う際には、電子帳簿保存法の要件に則る必要があります。スキャンを行った後は、税法上では紙の原本を即時廃棄することも認められています。
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電子で受け取った場合
最近では、PDF形式などの電子請求書を受け取る場面が増えてきたと思います。
多くの企業は、現状、電子請求書を紙に印刷して保存していると思います。
しかし結論から申し上げると、2024年1月1日以降は、電子で受け取った請求書は電子のまま保存する必要があります。
すなわち、PDF形式の請求書を紙に出力して保存することができなくなります。
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スキャナ保存する場合
紙で発行された請求書や領収書などの取引関係の文書はスキャンしたデータで保存することができます。
スキャナ保存については11項目のルールがあり、特に、タイムスタンプの付与や入力期間の制限・適正事務処理要件（相互牽制）といった真実性の確保には注意が必要です。
ファイリングするよりもスキャンして格納・管理する方が簡単、という方もいると思います。
しかし、スキャナ保存に運用変更し、紙の原本を破棄するためには電帳法の要件を正しく満たしていることが必要不可欠となります。
いざ監査の際に、スキャン漏れや要件を満たしていないことが発覚した場合、原本の確認が必要になるでしょう。
スキャナ保存に運用変更したからといって即、紙原本を破棄することに踏み切れないケースは多いと思います。
スマート書庫では、保管中書類の溶解廃棄サービスを提供しております。
取り出すことなく廃棄が可能ですので、移行期間中の暫定保管先としてスマート書庫を是非ご検討ください。
スマート書庫・文書箱保管サービスで業務を効率化しよう！
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スマート書庫は、1箱からでも預入れができる文書保管サービスです。
事業規模にかかわらず気軽にご利用いただけます。個人事業主の方もOKです。
保管料は1箱あたり100円。初回預入費用は1,000円。シンプルな料金体系で、大変ご好評をいただいています。
請求書の管理・保管に
お悩みはないですか？
請求書は、証憑（しょうひょう）書類という位置付けにあたり、
取引の証拠となるものです。
・個人事業主の場合、保管期間は5年間と定められています。
青色申告・白色申告に関わらず同じです。
消費税を納税している個人事業主の場合は７年間の請求書保管義務があります。
・法人の場合、請求書の保管期間は原則7年間となります。
例外として、赤字決算の生じた事業年度は
10年間の保管義務があると定められています。
2022年1月、電子帳簿保存法（以下、電帳法）が改正され、
証憑書類のスキャナ保存要件が緩和されました。
ただ、請求書をスキャンして電子保存するためには
一定の要件を満たす必要があることは変わりありません。
紙の請求書を紙のまま保管するのは、簡単で安価な方法と言えるでしょう。
スマート書庫が選ばれる理由
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1月額保管料は1箱あたり
100円 
スマート書庫は1箱から100円/月でご利用いただけます。
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2預入れから取出しまで
Webで簡単完結
預け入れから取り出しまで、全ての手続きはWEBで簡単に完結。
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3社内書類も外部倉庫の書類も
一元管理
箱の預け入れ／取り出し指示だけではなく、倉庫の書類と事務所内の書類箱も一緒に管理。
保管書類ランキング
保管のご相談をいただくことが多い書類をランキングにしました。
- 経理系書類 例）総勘定元帳、会計伝票、支払請求書等
- 営業系書類 例）納品書、受注書、発注書、契約書等
- 人事・労務系書類 例）勤怠関連書類、年末調整関連書類等
- 総務・庶務系書類例）総勘定元帳、会計伝票、支払請求書等
- 医療・福祉系書類例）問診票、記録書類等
保管の法定年限が決まっているので廃棄できないが、手元に置いておく必要のない書類をスマート書庫で保管したい、というニーズが多いようです。オフィスのレイアウト変更や移転に伴って社内保管すべき書類の見直しをするケースが多く見受けられます。
※スマート書庫では、弊社が箱を開封することはございません。お客様からご相談いただいた内容を基にランキング化しております。
請求書の管理・保管にスマート書庫を
おすすめする理由
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1.倉庫と事務所内の書類を一元管理することができる統合書類管理システム
直近の請求書は事務所内に置いておいて、過去の請求書だけを外部倉庫に保管したい、というご相談はよくあります。
スマート書庫にお申込みいただくと、倉庫の書類と事務所内の書類箱も一元管理することができる統合書類管理システムを無料でご利用いただけます。
箱のご注文、預け入れ、取り出しも、システムから簡単にご依頼いただけます。 -
2.暫定保管先としての利用
紙をファイリングするよりもスキャンして格納・管理する方が簡単、という方もいるかと思います。
しかし、スキャナ保存に移行しても、すぐに紙の原本を破棄できるでしょうか？
いざ監査の際に、スキャン漏れや要件を満たしていないことが発覚した場合、原本の確認が必要になります。
スキャナ保存に運用変更したからといって即、紙の原本を破棄することに踏み切れないケースは多いと思います。
運用してみて、スキャナ保存で問題ないことが確認できた場合、スマート書庫では取り出しをすることなく溶解廃棄の依頼が可能です。
運用移行期間の暫定保管先として、スマート書庫を是非ご検討ください。
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請求書保管の料金比較
| 料金種別 | A社 | すましょ | B社 |
|---|---|---|---|
| 保管料 | 90円 | 100円 | 105円 |
| 入出庫および配送料 | 850円 | 600円※出庫無料 | 1200円 |
| 専用保管箱料 | 250円 | 400円 | 210円+送料（600円～） |
| 溶解処理料 | 500円 | 600円 | 300円 |
| 10箱初回入庫時費用 | |||
| 計算式 | 250円×10+850円×10+90円×10＝11,900円※箱サイズは半分程度 | 600円×10+400円×10+100円×10＝1,1000円 | 210円×10+600円+850円×10+300円+50円×10+105円×10＝13,050円 |
| 総額 | 11,900円 | 1,1000円 | 13,050円 |
※A社の箱の大きさはすましょの半分程度
請求書の書類保管についてよくある質問
- 請求書の保管期間は？
- 法人税法では、請求書に限らず、注文書・契約書・送り状・領収書・見積書などの証憑書類を7年間保存することを求めています。
ここでいう7年とは、発行日から7年ではなく、「事業年度の確定申告の提出期限の翌日から7年間」と定められているので注意してください。
確定申告の提出期限は、事業年度終了日の翌日から2か月以内です。
また、欠損金の繰越控除を適用する場合には、保存期間が10年間となる場合もありますので、法人は請求書を10年間保存しておくと良いでしょう。 - 処分する請求書の捨て方は?
- 請求書のような重要書類を廃棄する場合は、必ずシュレッダーにかけ、ごみとして出します。
間違っても、第三者が可読状態で処分しないようにしましょう。
