請求書の印刷に適した用紙の選び方や印刷方法について解説

請求書の印刷方法について

請求書の印刷は、基本的に社内のプリンターを使用しますが、大量に発行する際は、印刷業者に外注することも検討しましょう。
社内プリンターで印刷する場合と外注する場合のについて解説いたします。

  • 社内のプリンターなどで印刷する場合

    中小企業では、請求書を社内のプリンターで印刷するのが一般的です。
    取引先によっては、原本の郵送前にFAXで送付するよう求められることもありますが、複合機のスキャナ機能を活用すれば、PDF形式でメール送信することも可能です。
    社内プリンターでの印刷には、機器の購入費用、電気代、そして用紙代がかかります。
    また、新たにプリンターや複合機を導入する際には、Wi-Fi接続が可能な機種がおすすめです。コンセントやコードに縛られず、設置場所の選択肢が広がるだけでなく、スマホやタブレットから外部で作成した請求書をリモートで印刷することもできます。

    御中は法人宛に使用する
  • 請求書の印刷を外注する場合

    請求書の印刷枚数が多い場合、アウトソーシングを利用することでコストを抑えられることがあります。
    請求代行会社や経理事務所に印刷を依頼する場合の費用は、複写式で100冊の場合、おおよそ5万円(税込)が相場です。
    これらの費用は、印刷のみを依頼した場合のものです。最近では、請求書の発行、封入、さらには取引先の与信管理まで対応可能な請求代行サービスも登場しています。

    様は担当者宛に使用する

請求書の印刷に適した用紙やサイズ

請求書の印刷には適した用紙やサイズがあります。
用紙の種類やサイズは法律で定められているわけではないため、基本的にはプリンターや複合機で使用できるものであれば問題ありません。
ただし、ビジネスマナーや事務処理の効率性を考慮し、一定のフォーマットに沿った運用が求められることが多いです。

  • 請求書の印刷用紙はコピー用紙で問題ない

    請求書の印刷に使用する用紙は、一般的なコピー用紙と呼ばれる普通紙で問題ありません。
    コストを抑えたい場合には、普通紙が適していますが、化学パルプ100%の上質紙を使用することも可能です。
    また、環境への配慮から再生紙(古紙)を採用する企業も増えています。ただし、再生紙は色の出方にムラが生じる可能性があるため、使用時には注意が必要です。

    コピー用紙
  • 請求書はA4サイズが一般的

    請求書のサイズには法的な基準はなく、一般的にはA4サイズで発行されます。
    請求書だけでなく、契約書、見積書、納品書などのビジネス文書も基本的にA4サイズで作成されます。
    他の書類との統一性や取引先の事情を考慮すると、特にこだわりがない場合は、A4サイズが無難です。
    また、請求書のサイズに関連して覚えておきたいのが、封入する際の封筒への入れ方です。通常、A4用紙を三つ折りにして、封筒に封入します。
    これにより、スムーズに送付ができ、ビジネスマナーとしても適切です。

    A4サイズの紙

請求書印刷用プリンターの選び方

プリンターは大きく分けて「インクジェットプリンター」と「レーザープリンター」があります。
印刷量が少ないのであれば「インクジェットプリンター」、大量印刷が多いのであれば「レーザープリンター」が向いているでしょう。

請求書の用紙の種類

用紙には様々な種類があります。それぞれの特徴を知った上で、用紙の種類を選ぶと良いでしょう。
ビジネスで多く使用されている「普通紙」「上質紙」「再生紙」について紹介します。

  • 普通紙

    コピー用紙として広く使用されているタイプの用紙です。
    コストが安いことがメリットとしてありますが、印刷の質は上質紙と比べるとやや劣ります。

  • 上質紙

    化学パルプ100%使用の用紙は、普通紙に比べて印刷の仕上がりが優れているのが特徴です。
    高品質な印刷を実現するため、社外のパンフレットなど、大量印刷を行うオフセット印刷でも広く使用されています。

  • 再生紙

    古新聞などの古紙を使用して作られた用紙は、再生紙と呼ばれます。
    古紙を使用しているため、紙に多少の色むらがあるのが特徴です。
    環境への配慮から、再生紙の利用を促進する企業も増えてきています。

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請求書の書類管理・保管に
お悩みはないですか?

    請求書は、証憑(しょうひょう)書類という位置付けにあたり、
    取引の証拠となるものです。
    ・個人事業主の場合、保管期間は5年間と定められています。
    青色申告・白色申告に関わらず同じです。
    消費税を納税している個人事業主の場合は7年間の請求書保管義務があります。
    ・法人の場合、請求書の保管期間は原則7年間となります。
    例外として、赤字決算の生じた事業年度は
    10年間の保管義務があると定められています。

    2022年1月、電子帳簿保存法(以下、電帳法)が改正され、
    証憑書類のスキャナ保存要件が緩和されました。
    ただ、請求書をスキャンして電子保存するためには
    一定の要件を満たす必要があることは変わりありません。
    紙の請求書を紙のまま保管するのは、簡単で安価な方法と言えるでしょう。

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保管書類ランキング

保管のご相談をいただくことが多い書類をランキングにしました。

  • 経理系書類 例)総勘定元帳、会計伝票、支払請求書等
  • 営業系書類 例)納品書、受注書、発注書、契約書等
  • 人事・労務系書類 例)勤怠関連書類、年末調整関連書類等
  • 総務・庶務系書類例)総勘定元帳、会計伝票、支払請求書等
  • 医療・福祉系書類例)問診票、記録書類等

保管の法定年限が決まっているので廃棄できないが、手元に置いておく必要のない書類をスマート書庫で保管したい、というニーズが多いようです。オフィスのレイアウト変更や移転に伴って社内保管すべき書類の見直しをするケースが多く見受けられます。

※スマート書庫では、弊社が箱を開封することはございません。お客様からご相談いただいた内容を基にランキング化しております。

請求書の書類保管・管理にスマート書庫を
おすすめする理由

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  • 2.暫定保管先としての利用

    紙をファイリングするよりもスキャンして格納・管理する方が簡単、という方もいるかと思います。
    しかし、スキャナ保存に移行しても、すぐに紙の原本を破棄できるでしょうか?
    いざ監査の際に、スキャン漏れや要件を満たしていないことが発覚した場合、原本の確認が必要になります。
    スキャナ保存に運用変更したからといって即、紙の原本を破棄することに踏み切れないケースは多いと思います。
    運用してみて、スキャナ保存で問題ないことが確認できた場合、スマート書庫では取り出しをすることなく溶解廃棄の依頼が可能です。
    運用移行期間の暫定保管先として、スマート書庫を是非ご検討ください。

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請求書保管の料金比較

料金種別 A社 すましょ B社
保管料 90円 100円 105円
入出庫および配送料 850円 600円※出庫無料 1200円
専用保管箱料 250円 400円 210円+送料(600円~)
溶解処理料 500円 600円 300円
10箱初回入庫時費用
計算式 250円×10+850円×10+90円×10=11,900円※箱サイズは半分程度 600円×10+400円×10+100円×10=1,1000円 210円×10+600円+850円×10+300円+50円×10+105円×10=13,050円
総額 11,900円 1,1000円 13,050円

※A社の箱の大きさはすましょの半分程度

すましょ最安値グラフ
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請求書の書類保管についてよくある質問

請求書の保管期間は?
法人税法では、請求書に限らず、注文書・契約書・送り状・領収書・見積書などの証憑書類を7年間保存することを求めています。
ここでいう7年とは、発行日から7年ではなく、「事業年度の確定申告の提出期限の翌日から7年間」と定められているので注意してください。
確定申告の提出期限は、事業年度終了日の翌日から2か月以内です。
また、欠損金の繰越控除を適用する場合には、保存期間が10年間となる場合もありますので、法人は請求書を10年間保存しておくと良いでしょう。
処分する請求書の捨て方は?
請求書のような重要書類を廃棄する場合は、必ずシュレッダーにかけ、ごみとして出します。
間違っても、第三者が可読状態で処分しないようにしましょう。

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