注文者（または企業）の名称

注文者（または企業）の名称とは、納品書の宛先です。誰宛の書類なのかがわかるように、注文した個人名や企業名が記載されます。

納品書発行元の名称

納品書を誰が発行したのかも、重要な情報です。企業や個人の名称の他、連絡先として住所や電話番号、メールアドレスなどが併記されます。

発行年月日

納品書を発行した年月日です。
郵送などで商品が送られてきた場合、受け取った日とは一致しない可能性がありますが、特に問題はありません。

商品（サービス）名ごとの数量や料金、税額など

納品される商品やサービスの名称、それぞれの納品数、単価、金額といった内訳に関する情報を記入します。
「ボールペン」といった書き方ではどの種類の商品か特定できないため、品番を併記したり、固有の商品名を記載したりします。
なお、内訳には消費税額の記載も含まれるので、消費税率と納品した商品にかかる消費税額を記載してください。

合計金額

合計金額とは、それぞれの商品やサービスごとの金額と、消費税額の合計です。
納品書は、請求書の役割を持つものではありませんが、納品した商品の対価がいくらなのかについては明記します。

安全な保管場所の選定

納品書は機密情報を含んでいるため、安全な場所に保管することが必要です。
アクセス制限があるオフィスのロッカーやファイルキャビネット、電子フォーマットで保存する場合はパスワード保護などを検討しましょう。

整理と分類を行う

納品書を効果的に保管するためには、整理と分類が重要です。
特に「重要書類」と「一般書類」の区別に注意し、納品書が重要書類に該当する場合の規制を遵守しましょう。

保管期間の設定

納品書は一定期間保管する必要がありますが、法的要件や会社のポリシーに従って適切な保管期間を設定しましょう。
期限が過ぎたら不要な文書を適切に廃棄します。