請求書の
書類保管管理サービス

宛名

取引先の都合によりどこまで記載するかは変わりますが会社名は必須となります。

発行者の氏名または名称

発行者の氏名または名称を記載します。社判または担当者印は必須ではありません。

請求金額

取引額をすべて合わせた小計に消費税を加えた額を、請求金額として大きく記載します。
・金額の単位は、「円」か「￥」のどちらを使用しても良い
・金額は、内税（消費税込）か外税（消費税別）かを記載
・三桁ごとに「,」をつける
受取時には必ず、金額が相違ないか確認します。

取引年月日

「取引が実際に行われた日」を記載します。

取引内容

請求金額の内容を、品名、単価、数量、金額に分けて記載します。

発行年月日

請求書を発行した日付を記載します。
発行年月日は用紙の上部右上に記載するのが一般的です。

振込先

代金を振り込んでもらう金融機関の口座情報を記載します。
銀行名、支店名、預金種別、口座番号、口座名義のほか、銀行コードと支店コードも併せて書いておくと親切です。
口座名義は、カタカナで記載します。

支払期日

請求金額を支払ってもらう期日を記載します。

① 適格請求書発行事業者の氏名または名称および登録番号

適格請求書を発行する適格請求事業者の名称、登録番号を記載します。
登録番号は以下になります。
法人番号がある場合：「T + 法人番号」
法人番号が無い場合：「T + 13桁の固有番号」

② 取引年月日

「取引が実際に行われた日」を記載します。

③ 取引内容（軽減税率の対象品目である旨）

請求金額の内容を、品名、単価、数量、金額に分けて記載します。
軽減税率対象品目は「※」・「☆」等の記号を記載し、記号が軽減税率対象品目を示すことを明らかにします。

④ 税率ごとに区分して合計した対価の額（税抜き又は税込み）および適用税率

標準税率（10%）と軽減税率（8%）に分けて、それぞれ合計した取引金額、適用税率を記載します。
取引金額は税抜き・税込みどちらでも構いません。

⑤ 税率ごとに区分した消費税額等

標準税率（10%）と軽減税率（8%）に分け、それぞれ合計した消費税額を記載します。
「税率毎に区分した消費税額等」に1円未満の端数が生じる場合、1つの適格請求書につき税率ごとに1回の端数処理を行います。

⑥ 書類の交付を受ける事業者の氏名または名称

適格請求書を受け取る側の事業者名を記載します。

紙で受けとった請求書の保管

紙で受け取った請求書は、そのまま紙（原本）で保管するのが原則ですが、スキャナで読み取って電子データとしての保存が可能です。
また電子帳簿保存法では、スキャナだけでなくスマートフォンで撮影したものの有効性も認められています。
以前は上記行為による保存は税務署長の事前承認が必要でしたが電子帳簿保存法の改正により、2022年1月1日以降は税務署長の事前承認は不要になりました。

電子データで受け取った請求書の保管

電子帳簿保存法の改正にともない、2024年1月以降、電子データで受け取った請求書は、電子帳簿保存法第7条により紙ではなく電子データでの保存が必須となります。
主に電子データとして受け取った請求書とは、下記が該当します。
・メールに添付されたPDFの請求書
・請求システムなどを使って電子的に発行された請求書
・ファイル転送サービスを利用してダウンロードした請求書
自身が電子的に発行した請求書の控えも電子データとして保管しなければなりませんのでお気をつけ下さい。

業務効率の向上、情報の検索が迅速に

請求書を電子化すれば紙保管による紛失・破損を防げ、保管用のスペースも削減できます。
また、クラウド型のサービスであれば、天災などによりオフィスに物理的被害が及んだとしても紛失することがありません。
他にも、業務効率の向上、情報の検索が迅速にできるというメリットもございます。
どれだけ膨大なデータが入っていても、適切にシステムで管理されていれば、瞬時に知りたい情報の確認が可能になります。
スマート書庫では、箱の預け入れ／取り出し指示だけではなく、倉庫の書類と事務所内の書類箱も一緒に管理することができる統合書類管理システムを無料でご利用いただけますので是非ご利用ください。

請求書の保管・管理が楽になる

請求書の保管義務は法人の場合原則7年間であり、紙での運用の場合、取引量が多い企業などは膨大な保存スペースが必要となります。
段ボールなどに保管しておくのが通常ですが、多くのスペースを占領してしまいます。 また、いざとなった場合に目的の請求書を探し出すのが大変で、紛失のリスクも大きいです。
スマート書庫では、箱の預け入れ／取り出し指示だけではなく、倉庫の書類と事務所内の書類箱も一緒に管理することができる統合書類管理システムを無料でご利用いただけますので是非ご利用ください。

電子化しても請求書はすぐに廃棄できない

スキャナにて電子データ化した請求書はすぐに破棄してスッキリしたいところですが、定期検査を受けるまでは破棄できません。
定期検査とは、企業とは関係のない第三者から、請求書の内容や経費の内訳について検査を受けて不正を防止するための仕組みです。
定期検査は1年に1回以上行うことが義務付けられており、問題がないとわかれば、電子データ化した請求書は破棄できます。
反対に、国税関係帳簿書類を電子データ化して保存するためのルールを定めた「電子帳簿保存法」によれば、定期検査後の紙の請求書は原則破棄しなければなりません。
また、もともとPDFファイルなどの電子データで受け取った請求書を、紙に印刷して保存しても原本とは認められません。

タイムスタンプの付与、もしくは修正・削除の記録が残るサービスを利用していない請求書は保管しなければならない

以前は、請求書を電子データ化する際にタイムスタンプを付与していなければ、紙の請求書も保管しなければなりませんでした。
というのも「電子帳簿保存法」によれば、請求書を電子データ化して保存するにはタイムスタンプを付与することが必須条件とされていたためです。
しかし、2022年1月の電子帳簿保存法改正により、タイムスタンプの要件が大きく緩和され、「修正・削除の記録が残るクラウドサービスの利用でタイムスタンプ不要」となりました。
複合機（プリンター）でスキャンをしてパソコンへ格納しただけでは、電子データ化して保存するための条件を満たしていないため、紙の請求書の保管も必要となります。

電子データ化するスキャナ機能には一定の条件が必要

紙の請求書を電子データ化するには、複合機のスキャナ機能で読み込ませる方法が一般的です。
しかし「電子帳簿保存法」で定められた、以下の機能やスペックを持つ機器で読み取る必要があります。
・解像度が200dpi以上（A4サイズで約387万画素相当）による読み取りができること
・カラー画像による読み取りができること
またこれらの機能を満たしていれば、スマートフォンやデジタルカメラで撮影した画像による保存も認められます。