取引先に請求書を発行する際「どのように宛名を書くべきか」とマナーに悩むこともあると思います。
特に会社名に「御中」をつけるべきかなど、宛名の敬称については多くの方が迷う部分です。
この機会に敬称の使い方を再確認しましょう。
「御中」を使うのは法人宛て、部署宛ての請求書の場合です。具体的には以下のような宛先の場合に使います。
・会社：株式会社、合同会社など
・団体：公益法人、学校など
・部署：営業部、総務部、経理部など
以下のような敬称の使い方は誤りですので気をつけましょう。
・A合同会社 御中 営業部 御中
・A株式会社 営業部 〇村〇平 御中
「様」は個人の担当者宛てに送付する場合に使う敬称です。
例えば、「A合同会社 営業部 〇村〇平」さん宛てに請求書を送る際の宛名は「A合同会社 営業部 〇村〇平 様」となります。
また、法人に所属する個人だけでなく、個人事業主やフリーランス宛てにも「様」を使用します。
また、「様」は目上宛て・目下宛てを問わずにどちらにも使える敬称です。
社内文書や社外宛て文書など、幅広いケースで使用できます。
個人宛ての敬称としては一般的に「様」が使用されますが、時には「殿」を使うこともあります。
ただし、「殿」は通常、上司が部下に対して使う敬称であり、特に部長が課長に宛てる場合などに用いられます。
そのため、請求書のような取引先への書類には適さない敬称とされるので注意が必要です。
たとえ取引先の担当者が年下や目下の人であっても、「殿」の使用は避けた方が無難です。
請求書は、商品の代金、サービスの対価を支払ってもらうために、非常に重要な書類です。
また、相手方との取引が行われた記録にもなるので、内容に誤りがないよう細心の注意を払って作成しましょう。
請求書を作成する際は、先方に送付先をしっかり確認してください。
間違いなく届けられるよう、複数の部署がある会社は部署名まで確認必須です。
また、誰宛てに送るかも確認してください。担当者個人に送る際はフルネームまで確認しておきましょう。
会社名の正しい表記にも気をつけてください。 例えば「株式会社エックス」の場合、「株式会社X」と書いてはいけません。 反対に「株式会社エックス」が正式名称である場合、「株式会社X」と記載するのは誤りとなります。 必ず、先方の名刺等で確認した正式名称を記載しましょう。
請求書ではあまりないケースかもしれませんが、部署全体に宛てた表記にする場合があります。その際の宛名のは下記のように記載します。
・A株式会社 営業部 担当者各位
「各位」は「みなさまがた」という意味をもつ敬称であるため、「様」との併用はしません。そのため以下のような書き方は誤りです。
・A株式会社 営業部 担当者各位様
役職名が入る場合は、担当者の前につけてください。下記は正しい例です。
・A株式会社 営業部 部長 〇村〇平 様
名前の後ろにつけるような以下の書き方は避けましょう。
・A株式会社 営業部 〇村〇平部長 様
請求書にはタイトルがわかるように、上部の左側か中央に「請求書」と記載します。
こちらでは請求書の必要事項について解説いたします。
宛名
取引先の都合によりどこまで記載するかは変わりますが会社名は必須となります。
発行者の氏名または名称
発行者の氏名または名称を記載します。社判または担当者印は必須ではありません。
請求金額
取引額をすべて合わせた小計に消費税を加えた額を、請求金額として大きく記載します。
・金額の単位は、「円」か「￥」のどちらを使用しても良い
・金額は、内税（消費税込）か外税（消費税別）かを記載
・三桁ごとに「,」をつける
受取時には必ず、金額が相違ないか確認します。
取引年月日
「取引が実際に行われた日」を記載します。
取引内容
請求金額の内容を、品名、単価、数量、金額に分けて記載します。
発行年月日
請求書を発行した日付を記載します。
発行年月日は用紙の上部右上に記載するのが一般的です。
振込先
代金を振り込んでもらう金融機関の口座情報を記載します。
銀行名、支店名、預金種別、口座番号、口座名義のほか、銀行コードと支店コードも併せて書いておくと親切です。
口座名義は、カタカナで記載します。
支払期日
請求金額を支払ってもらう期日を記載します。
スマート書庫・文書箱保管サービスで業務を効率化しよう！
スマート書庫・文書箱保管サービスで
業務を効率化しよう！
スマート書庫は、1箱からでも預入れができる文書保管サービスです。
事業規模にかかわらず気軽にご利用いただけます。個人事業主の方もOKです。
保管料は1箱あたり100円。初回預入費用は1,000円。シンプルな料金体系で、大変ご好評をいただいています。
請求書は、証憑（しょうひょう）書類という位置付けにあたり、
取引の証拠となるものです。
・個人事業主の場合、保管期間は5年間と定められています。
青色申告・白色申告に関わらず同じです。
消費税を納税している個人事業主の場合は７年間の請求書保管義務があります。
・法人の場合、請求書の保管期間は原則7年間となります。
例外として、赤字決算の生じた事業年度は
10年間の保管義務があると定められています。
2022年1月、電子帳簿保存法（以下、電帳法）が改正され、
証憑書類のスキャナ保存要件が緩和されました。
ただ、請求書をスキャンして電子保存するためには
一定の要件を満たす必要があることは変わりありません。
紙の請求書を紙のまま保管するのは、簡単で安価な方法と言えるでしょう。
1月額保管料は1箱あたり
スマート書庫は1箱から100円/月でご利用いただけます。
2預入れから取出しまで
Webで簡単完結
預け入れから取り出しまで、全ての手続きはWEBで簡単に完結。
3社内書類も外部倉庫の書類も
一元管理
箱の預け入れ／取り出し指示だけではなく、倉庫の書類と事務所内の書類箱も一緒に管理。
保管のご相談をいただくことが多い書類をランキングにしました。
保管の法定年限が決まっているので廃棄できないが、手元に置いておく必要のない書類をスマート書庫で保管したい、というニーズが多いようです。オフィスのレイアウト変更や移転に伴って社内保管すべき書類の見直しをするケースが多く見受けられます。
※スマート書庫では、弊社が箱を開封することはございません。お客様からご相談いただいた内容を基にランキング化しております。
直近の請求書は事務所内に置いておいて、過去の請求書だけを外部倉庫に保管したい、というご相談はよくあります。
スマート書庫にお申込みいただくと、倉庫の書類と事務所内の書類箱も一元管理することができる統合書類管理システムを無料でご利用いただけます。
箱のご注文、預け入れ、取り出しも、システムから簡単にご依頼いただけます。
紙をファイリングするよりもスキャンして格納・管理する方が簡単、という方もいるかと思います。
しかし、スキャナ保存に移行しても、すぐに紙の原本を破棄できるでしょうか？
いざ監査の際に、スキャン漏れや要件を満たしていないことが発覚した場合、原本の確認が必要になります。
スキャナ保存に運用変更したからといって即、紙の原本を破棄することに踏み切れないケースは多いと思います。
運用してみて、スキャナ保存で問題ないことが確認できた場合、スマート書庫では取り出しをすることなく溶解廃棄の依頼が可能です。
運用移行期間の暫定保管先として、スマート書庫を是非ご検討ください。
スマート書庫・文書箱保管サービスで業務を効率化しよう！
スマート書庫・文書箱保管サービスで
業務を効率化しよう！
スマート書庫は、1箱からでも預入れができる文書保管サービスです。
事業規模にかかわらず気軽にご利用いただけます。個人事業主の方もOKです。
保管料は1箱あたり100円。初回預入費用は1,000円。シンプルな料金体系で、大変ご好評をいただいています。
| 料金種別 | A社 | すましょ | B社 |
|---|---|---|---|
| 保管料 | 90円 | 100円 | 105円 |
| 入出庫および配送料 | 850円 | 600円※出庫無料 | 1200円 |
| 専用保管箱料 | 250円 | 400円 | 210円+送料（600円～） |
| 溶解処理料 | 500円 | 600円 | 300円 |
| 10箱初回入庫時費用 | |||
| 計算式 | 250円×10+850円×10+90円×10＝11,900円※箱サイズは半分程度 | 600円×10+400円×10+100円×10＝1,1000円 | 210円×10+600円+850円×10+300円+50円×10+105円×10＝13,050円 |
| 総額 | 11,900円 | 1,1000円 | 13,050円 |
※A社の箱の大きさはすましょの半分程度
領収書とは、商品やサービスの対価として金銭を受け取ったことを証明するために発行する書類のことです。 取引があったことを証明する「証憑（しょうひょう）書類」にあたります。
納品書とは、企業が取引先に対して商品やサービスを納めた際に発行する書類のことです。 主に「いつ／何を／いくつ／いくら分／どこへ納品したのか」を記載しています。
契約書は、会社で管理するなかで最も重要な書類の一つです。 取引先と自社の間での権利や義務といった合意内容を書面で明確にすることにより、誤解から生じるトラブルや紛争を未然に防ぐことができます。
「仕事の報酬やサービス利用で発生した料金を、指定期日までに支払ってもらうための文書」です。
銀行・会社・商店などで、金銭・物品の出納(すいとう)や取引の内容などを簡単に記し、関係者の間の連絡や責任を明らかにする紙片です。
見積書とは、提供する製品の価格やサービス範囲などの条件を発注者に提示するための文書で、取引の初期段階で取り交わされます。
