商品をお客様へ納品した際に提出するものには、納品書・請求書などさまざまなものがあります。
請求書とは、受注者が発注者に対して、提供した商品やサービスの対価・代金を請求するための書類です。
請求書を発行することで、取引先の支払忘れ防止や、何に対する代金をいつ請求したかの証明など、さまざまな役割を果たします。
納品書とは、サービスや製品を納品するときに、受注者が発注者に対して納品した商品の種類や数量などの明細を通知する書類です。
納品書を納品物と一緒に送ることで、発注者はどの発注に対する納品物かや数量などをすぐに把握することができます。
納品書兼請求書とは、納品書と請求書を一つにまとめた書類です。
一般的な掛売り(商品やサービスを先に売り渡し、一定期間分の代金を後日まとめて受け取る取引)であれば、納品書は商品やサービスの納品時に発行し、請求書は後日まとめて発行します。
しかし、納品書兼請求書にすれば、単発的な取引など、継続的ではない取引の場合に納品と請求を一度で済ませることができます。
納品書兼請求書を利用することで、いくつかメリットがあります。
納品書と請求書の内容を1枚にまとめることで、紙代、印刷代、郵送費などが半分になり、コスト削減につながります。
限られた売上の中で経費を捻出している場合には、コスト面でのメリットが得られるでしょう。
納品書と請求書をそれぞれ作成する必要がありませんので、手間が半分になります。
また、作成だけでなく、印刷や封入、発送などの作業の手間も削減されるでしょう。
納品書兼請求書を利用する場合、納品と同時に請求することになるため、納品から請求までのタイムラグがありません。
そのため、代金の回収サイクルが早くなり、取引をスピーディーに進めることができます。
取引の記録を1枚の文書にまとめられるため、保管や管理が簡単になります。保管や管理がしやすくなると、経費業務の効率化を促進できます。
また、取引の追跡が容易になるのも嬉しい点です。依頼主とのやり取りがスムーズになり、良好な関係を築きやすくなります。さらに、依頼主からの印象が良くなると、次回以降の依頼や注文に繋がることが期待できます。
スマート書庫・文書箱保管サービスで業務を効率化しよう!
スマート書庫・文書箱保管サービスで
業務を効率化しよう!
スマート書庫は、1箱からでも預入れができる文書保管サービスです。
事業規模にかかわらず気軽にご利用いただけます。個人事業主の方もOKです。
保管料は1箱あたり100円。初回預入費用は1,000円。シンプルな料金体系で、大変ご好評をいただいています。
請求書は、証憑(しょうひょう)書類という位置付けにあたり、
取引の証拠となるものです。
・個人事業主の場合、保管期間は5年間と定められています。
青色申告・白色申告に関わらず同じです。
消費税を納税している個人事業主の場合は7年間の請求書保管義務があります。
・法人の場合、請求書の保管期間は原則7年間となります。
例外として、赤字決算の生じた事業年度は
10年間の保管義務があると定められています。
2022年1月、電子帳簿保存法(以下、電帳法)が改正され、
証憑書類のスキャナ保存要件が緩和されました。
ただ、請求書をスキャンして電子保存するためには
一定の要件を満たす必要があることは変わりありません。
紙の請求書を紙のまま保管するのは、簡単で安価な方法と言えるでしょう。
1月額保管料は1箱あたり
スマート書庫は1箱から100円/月でご利用いただけます。
2預入れから取出しまで
Webで簡単完結
預け入れから取り出しまで、全ての手続きはWEBで簡単に完結。
3社内書類も外部倉庫の書類も
一元管理
箱の預け入れ/取り出し指示だけではなく、倉庫の書類と事務所内の書類箱も一緒に管理。
保管のご相談をいただくことが多い書類をランキングにしました。
保管の法定年限が決まっているので廃棄できないが、手元に置いておく必要のない書類をスマート書庫で保管したい、というニーズが多いようです。オフィスのレイアウト変更や移転に伴って社内保管すべき書類の見直しをするケースが多く見受けられます。
※スマート書庫では、弊社が箱を開封することはございません。お客様からご相談いただいた内容を基にランキング化しております。
直近の請求書は事務所内に置いておいて、過去の請求書だけを外部倉庫に保管したい、というご相談はよくあります。
スマート書庫にお申込みいただくと、倉庫の書類と事務所内の書類箱も一元管理することができる統合書類管理システムを無料でご利用いただけます。
箱のご注文、預け入れ、取り出しも、システムから簡単にご依頼いただけます。
紙をファイリングするよりもスキャンして格納・管理する方が簡単、という方もいるかと思います。
しかし、スキャナ保存に移行しても、すぐに紙の原本を破棄できるでしょうか?
いざ監査の際に、スキャン漏れや要件を満たしていないことが発覚した場合、原本の確認が必要になります。
スキャナ保存に運用変更したからといって即、紙の原本を破棄することに踏み切れないケースは多いと思います。
運用してみて、スキャナ保存で問題ないことが確認できた場合、スマート書庫では取り出しをすることなく溶解廃棄の依頼が可能です。
運用移行期間の暫定保管先として、スマート書庫を是非ご検討ください。
スマート書庫・文書箱保管サービスで業務を効率化しよう!
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スマート書庫は、1箱からでも預入れができる文書保管サービスです。
事業規模にかかわらず気軽にご利用いただけます。個人事業主の方もOKです。
保管料は1箱あたり100円。初回預入費用は1,000円。シンプルな料金体系で、大変ご好評をいただいています。
料金種別 | A社 | すましょ | B社 |
---|---|---|---|
保管料 | 90円 | 100円 | 105円 |
入出庫および配送料 | 850円 | 600円※出庫無料 | 1200円 |
専用保管箱料 | 250円 | 400円 | 210円+送料(600円~) |
溶解処理料 | 500円 | 600円 | 300円 |
10箱初回入庫時費用 | |||
計算式 | 250円×10+850円×10+90円×10=11,900円※箱サイズは半分程度 | 600円×10+400円×10+100円×10=1,1000円 | 210円×10+600円+850円×10+300円+50円×10+105円×10=13,050円 |
総額 | 11,900円 | 1,1000円 | 13,050円 |
※A社の箱の大きさはすましょの半分程度
領収書とは、商品やサービスの対価として金銭を受け取ったことを証明するために発行する書類のことです。 取引があったことを証明する「証憑(しょうひょう)書類」にあたります。
納品書とは、企業が取引先に対して商品やサービスを納めた際に発行する書類のことです。 主に「いつ/何を/いくつ/いくら分/どこへ納品したのか」を記載しています。
契約書は、会社で管理するなかで最も重要な書類の一つです。 取引先と自社の間での権利や義務といった合意内容を書面で明確にすることにより、誤解から生じるトラブルや紛争を未然に防ぐことができます。
「仕事の報酬やサービス利用で発生した料金を、指定期日までに支払ってもらうための文書」です。
銀行・会社・商店などで、金銭・物品の出納(すいとう)や取引の内容などを簡単に記し、関係者の間の連絡や責任を明らかにする紙片です。
見積書とは、提供する製品の価格やサービス範囲などの条件を発注者に提示するための文書で、取引の初期段階で取り交わされます。